STK Kuruluşundan Sonraki İlk 90 Gün: Dernek ve Vakıflar İçin Uyum Rehberi

Yeni kurulan bir dernek veya vakıf için ilk 90 günün amacı, “hemen faaliyete başlamak” kadar hukuki kimliği, karar düzenini, defterleri, banka ve vergi altyapısını, resmî sistem erişimlerini, kişisel veri güvenliğini ve yönetim raporlamasını birlikte kurmaktır. 90 gün tek bir kanuni süre değildir; farklı yükümlülükleri yönetmek için önerilen iç kontrol dönemidir. Dernekte kuruluş dosyasının 60 günlük idari incelemesi ve uygunluk yazısını izleyen ilk genel kurul takvimi; vakıfta mahkeme tescili, VBYS, 15 günlük yönetici bildirimi ve bir aylık mal bildirimi gibi ayrı başlangıç noktaları vardır. Bu nedenle takvim, tebligat ve karar tarihleri esas alınarak kuruluşa özel hazırlanmalıdır.

İlk 90 gün neden kritiktir?

Kuruluş başvurusunun veya mahkeme tescilinin tamamlanması, STK’nın günlük işleyişini kendiliğinden kurmaz. İlk dönemde alınmayan veya belgesiz bırakılan kararlar ileride şu sorunlara dönüşebilir:

• Banka ve internet bankacılığı yetkilerinin belirsizliği;
• hangi defterin ne zaman ve kim tarafından tutulacağının bilinmemesi;
• bağış, aidat ve ticari tahsilatın aynı kanalda karışması;
• kuruluş belgelerindeki eksiklik yazısının kaçırılması;
• dernekte ilk genel kurul son tarihinin yanlış hesaplanması;
• vakıfta yönetici bildirimi ve mal bildiriminin gecikmesi;
• üye, bağışçı, gönüllü veya yararlanıcı verilerinin kontrolsüz toplanması;
• sözleşme ve harcamalarda temsil yetkisinin aşılması;
• kurucuların kişisel harcamalarının kuruluşa devredilememesi;
• sosyal medya görünürlüğü oluşurken resmî iletişim ve arşivin kurulmaması.

İlk 90 gün, kuruluş kültürünün oluştuğu dönemdir. “Önce iş yapalım, prosedürü sonra kurarız” yaklaşımı yerine, faaliyet ve kontrol eş zamanlı ilerlemelidir.

“0. gün” dernek ve vakıfta ne zaman başlar?

Dernekte 0. gün

Dernek, kuruluş bildirimi, tüzük ve gerekli belgelerin yetkili mülki idare amirliğine verilmesiyle tüzel kişilik kazanır. Başvuru sahibine verilen alındı belgesindeki tarih, kuruluş dosyasının temel başlangıç kaydıdır.

Ancak idare, kuruluş bildirimi ve ekleri ile tüzüğü dosya üzerinden inceler. Resmî sayfalarda bu inceleme için 60 gün, tespit edilen aykırılık veya noksanlığın giderilmesi için bildirimden itibaren 30 gün gösterilmektedir. İlk genel kurul için altı aylık süre, kuruluş belgelerinin uygun olduğunun derneğe yazılı bildirilmesinden sonra başlar. Bu nedenle “kuruluş tarihi + altı ay” biçiminde otomatik hesap yapmak güvenli değildir.

Vakıfta 0. gün

Vakıf, yerleşim yeri mahkemesi nezdindeki sicile tescille tüzel kişilik kazanır. Noterde vakıf senedinin düzenlenmesi veya dava açılması tek başına tüzel kişilik oluşturmaz. Kesinleşme, merkezi sicil, Resmî Gazete ilanı ve Vakıflar Bölge Müdürlüğü yazıları süreçte ayrı tarihlerdir.

Vakıf için ilk 90 günlük plan, mahkeme tescili ve ilgili Bölge Müdürlüğünün bildirimi esas alınarak; vakıf senedindeki geçici yönetim ve organ hükümleriyle birlikte hazırlanmalıdır.

Yasal süre ile iç hedef aynı şey değildir

Aşağıdaki tablo yaklaşımı netleştirir:

İç hedefler yasal süreyi uzatmaz veya değiştirmez. Ama son güne kalmayı ve tek kişiye bağımlılığı azaltır.

0–3. gün: kuruluş dosyasını güvenceye alma

İlk üç günde yapılacak en değerli iş, tek ve güvenilir bir “kuruluş ana dosyası” oluşturmaktır.

Dernek için dosyalanacaklar

• kuruluş bildirimi ve bütün ekleri;
• her sayfası imzalı tüzüğün teslim edilen nüshası;
• alındı belgesi;
• kurucu ve tüzel kişi kararları;
• merkez adresi belgeleri;
• yabancı kurucu veya özel durum belgeleri;
• geçici yönetim listesi;
• başvuruda verilen iletişim bilgileri;
• teslim envanteri.

Vakıf için dosyalanacaklar

• noter düzenleme şeklindeki vakıf senedi;
• mahkeme başvuru dilekçesi ve dosya numarası;
• VGM görüş yazıları ve mahkeme kararları;
• kesinleşme şerhi ve sicil belgeleri;
• kuruluş mal varlığına ilişkin banka blokesi veya değerleme belgeleri;
• merkezi sicil ve Resmî Gazete ilan belgeleri;
• Bölge Müdürlüğü yazıları;
• vakıf senedindeki geçici yönetim listesi.

Dosyalar taranmalı, erişim yetkisi sınırlanmalı ve en az iki güvenli kopya tutulmalıdır. Kurucu WhatsApp grubundaki fotoğraflar kurumsal arşiv değildir.

hafta: ilk yönetim ve temsil kararları

Kuruluş adına kimlerin hangi işlemi yapabileceği ilk hafta içinde netleştirilmelidir. Dernekte geçici yönetim kurulu; vakıfta senette gösterilen geçici yönetim veya ilk yetkili organ toplanır.

İlk karar gündemi

1. Görev dağılımı;
2. temsil ve ilzam biçimi;
3. resmî tebligat ve yazışma sorumlusu;
4. defterlerin temini ve tasdiki;
5. vergi kimlik numarası ve mali müşavir süreci;
6. banka hesabı ve internet bankacılığı yetkileri;
7. DERBİS veya VBYS işlemlerini takip edecek kişi;
8. e-posta, alan adı ve dijital hesapların sahibi;
9. kuruluş giderlerinin belgeyle kabulü ve geri ödeme yöntemi;
10. ilk 90 günlük bütçe;
11. kişisel veri ve belge güvenliği;
12. sonraki toplantı takvimi.

Kararda yalnız görev unvanları değil, temsil sınırları da yazılmalıdır. Örneğin banka hesabı açmak, ödeme yapmak, sözleşme imzalamak, personel işe almak ve resmî bildirimde bulunmak farklı yetkilerdir.

hafta: resmî inceleme ve eksiklik takvimi

Dernekte

Kuruluş dosyasının 60 günlük incelemesi boyunca tebligat adresi ve elektronik iletişim düzenli izlenmelidir. Eksiklik yazısı gelirse:

1. Tebliğ tarihi kaydedilir.
2. Her madde sorumlu kişiye atanır.
3. Tüzük, form, adres veya kurucu belgesindeki düzeltmenin hukuki yöntemi belirlenir.
4. İdareden gelen yazı ile cevap belgeleri eşleştirilir.
5. Teslim kaydı ve yeni dosya kopyası saklanır.

Yalnız açıklama yazısı göndermek yeterli olmayabilir. İstenen eksikliğin belge üzerinde ve doğru organ kararıyla giderilmesi gerekir.

Vakıfta

Mahkeme, VGM ve Bölge Müdürlüğü yazıları ayrı izlenir. Resmî Gazete ilan bedeli, kuruluş mal varlığının vakıf adına geçirilmesi, VBYS şifre zarfı ve yönetici/mal bildirimi gibi işler için sorumlu ve son tarih listesi oluşturulur.

2–4. hafta: defter, vergi, banka ve dijital erişim

Defterler

Defterler kullanılmaya başlanmadan önce güncel mevzuata göre tasdik edilmelidir. Derneklerde tutulacak defterler muhasebe esasına ve faaliyet yapısına; vakıflarda Vakıflar Yönetmeliği ve senet organlarına göre belirlenir.

Asgari uygulama adımları:

• karar defterlerinin tasdiki;
• üye kayıt ve evrak kayıt düzeni gerekiyorsa kurulması;
• işletme hesabı veya bilanço esasının belirlenmesi;
• bağış/alındı belgesi kayıtlarının planlanması;
• sayfa, sıra ve teslim sorumluluğunun yazılması;
• fiziksel defter ile dijital kayıt arasındaki mutabakat yöntemi.

Boş defter satın alınması tasdik anlamına gelmez. Tasdik edilmemiş deftere karar yazılmamalıdır.

Vergi kimlik numarası

Vakıflar Genel Müdürlüğü, yeni vakfın yerleşim yerindeki vergi dairesinden vergi kimlik numarası alınmasını kuruluş sonrası işlerden biri olarak gösterir. Derneklerde de banka, çalışan, kira ve mali işlemler için vergi kimliği ve mükellefiyet durumu kontrol edilir.

Vergi kimlik numarası almak, kuruluşun kurumlar vergisi mükellefi olduğu anlamına gelmez. Stopaj, çalışan, kira, iktisadi işletme veya KDV gibi yükümlülükler faaliyete göre ayrıca doğabilir.

Banka hesabı

Dernekler için banka hesabı açma yönünde genel bir zorunluluk bulunmadığı resmî SSS’de belirtilmekle birlikte, nakit dışı ve izlenebilir tahsilat için banka hesabı güçlü bir kontrol aracıdır. Vakıfta kuruluş mal varlığının nakit kısmının bloke çözülerek vakıf hesabına aktarılması gerekir.

Banka kararında:

• hesap türleri;
• imza ve işlem limiti;
• internet bankacılığı kullanıcıları;
• çift onay;
• kredi kartı/POS;
• otomatik ödeme;
• döviz hesabı;
• dekont açıklama standardı;
• banka mutabakatı

gösterilmelidir.

DERBİS ve VBYS

DERBİS, derneklerin beyanname ve bildirimlerini elektronik ortamda vermesine yarar. Ekran menüleri değişebildiği için işlem anında güncel kullanıcı kılavuzu kullanılmalıdır. Şifre veya yetki bir kişinin özel e-posta hesabına bağımlı bırakılmamalıdır.

Vakıfta VBYS şifresi Bölge Müdürlüğü yazısıyla iletilir. Yönetici, faaliyet, mali ve diğer bildirimler için kullanıcı erişimi, görev değişikliğinde devir ve güvenli saklama prosedürü kurulmalıdır.

3–6. hafta: mali politika ve belge düzeni

İlk tahsilat veya harcamadan önce şu beş politika hazırlanmalıdır:

1. Tahsilat politikası

Aidat, bağış, proje fonu, sponsorluk, etkinlik bedeli ve ticari satış ayrı kodlanır. Hangi işlemde alındı belgesi, makbuz, fatura veya banka dekontunun kullanılacağı belirlenir.

2. Harcama politikası

Talep, bütçe kontrolü, teklif, onay, ödeme, teslim ve muhasebe adımları ayrılır. Harcamayı talep eden kişi tek başına ödemeyi onaylamamalıdır.

3. Kasa politikası

Nakit limiti, kasa sorumlusu, günlük sayım, avans, seyahat gideri ve kapatma süresi yazılır.

4. Bütçe politikası

İlk 90 gün bütçesi ile yıllık bütçe ayrılır. Harcama yetkileri tutar ve kategori bazında tanımlanır.

5. Mali raporlama

Aylık banka–kasa–belge mutabakatı, bütçe sapması ve yönetim kurulu raporu standartlaştırılır.

Kurucuların kuruluş öncesi yaptığı harcamalar, fiş ve faturaların kimin adına düzenlendiği, hangi kararla kabul edileceği ve geri ödenip ödenmeyeceği bakımından tek tek incelenmelidir.

4–8. hafta: üyelik, bağışçı ve yararlanıcı süreçleri

Dernek üyeliği

Üyelik başvurusu, tüzükteki koşullar ve yönetim kurulu kararıyla yürütülür. İlk genel kurul için yeterli üye sayısı planlanırken yalnız sayı değil, seçilme yeterliği, çıkar çatışması ve organ dağılımı da dikkate alınmalıdır.

Üyeliğe kabul veya üyeliğin sona ermesine ilişkin bildirimlerin güncel resmî sayfalarda 45 gün içinde DERBİS üzerinden yapılması gerektiği belirtilmektedir. Bildirim süresi, karar ve kabul/sona erme tarihleriyle birlikte takip edilmelidir.

Vakıfta yararlanıcı ve bağışçı ilişkisi

Vakıf üyelik temelli değildir. Bursiyer, yararlanıcı, bağışçı veya gönüllü için vakıf senedine ve program politikasına uygun ayrı kabul süreçleri kurulur. Yararlanıcı seçimi ölçülebilir kriter, çıkar çatışması ve itiraz mekanizması içermelidir.

Ortak ilkeler

• Başvuru formu yalnız gerekli verileri toplamalıdır.
• Kabul/ret yetkisi ve kayıt şekli açık olmalıdır.
• Aidat veya bağışın karşılıksız niteliği korunmalıdır.
• Çocuk ve hassas gruplar için ek güvenlik tedbirleri bulunmalıdır.
• İletişim izinleri üyelik veya hizmet koşulu hâline getirilmemelidir.

4–8. hafta: kişisel veri ve bilgi güvenliği

Yeni STK, ilk formu yayımladığı veya kurucu verilerini sakladığı anda kişisel veri işlemeye başlar. VERBİS istisnası bulunsa bile temel KVKK yükümlülükleri kendiliğinden ortadan kalkmaz.

İlk 90 gün için asgari veri paketi:

1. Veri işleme faaliyetleri listesi;
2. üye, bağışçı, çalışan, gönüllü ve yararlanıcı aydınlatma metinleri;
3. açık rıza gereken ve gerekmeyen süreç ayrımı;
4. erişim yetki listesi;
5. saklama ve imha tablosu;
6. bulut, muhasebe, e-posta ve form hizmet sağlayıcıları listesi;
7. parola, çok faktörlü doğrulama ve yedekleme kuralları;
8. ilgili kişi başvurusu kanalı;
9. veri ihlali olay planı;
10. fotoğraf/video ve çocuk verisi prosedürü.

Kimlik fotokopisi, sağlık bilgisi veya adli sicil gibi yüksek riskli veriler “belki gerekir” diye toplanmamalıdır. Veri talebinin hukuki dayanağı ve amacı form üzerinde açıklanmalıdır.

5–9. hafta: personel, gönüllü ve sözleşmeler

Kuruluşun çalışanı, danışmanı veya gönüllüsü varsa roller yazılı ayrılmalıdır.

Çalışan

İş sözleşmesi, ücret, SGK, bordro, çalışma süresi, izin, gizlilik, iş sağlığı ve güvenliği ve zimmet kayıtları gerekir.

Bağımsız hizmet sağlayıcı

Hizmetin kapsamı, teslimi, fikrî haklar, vergi belgesi, kişisel veri, gizlilik ve fesih şartları sözleşmede gösterilmelidir. Fiilen işçi gibi çalışan kişinin “gönüllü” veya “danışman” olarak adlandırılması statüyü tek başına değiştirmez.

Gönüllü

Gönüllülük sözleşmesi; görev, süre, masraf, güvenlik, davranış kuralları, çocuk/hassas grup teması, veri ve görsel kullanımını açıklamalıdır. Gönüllüye verilen düzenli ve iş karşılığı ödeme, ücret niteliği riski doğurabilir.

Yönetici ve yakınları

Kurucu veya yöneticiyle bağlantılı tedarikçi, personel veya kiralama işlemleri çıkar çatışması politikası ve emsal karşılaştırmasıyla yönetilmelidir.

6–10. hafta: faaliyet izinleri ve program kontrolü

Tüzük veya senette faaliyetin yazılı olması, her sektörel iznin alındığı anlamına gelmez. Program başlamadan önce şu matris hazırlanmalıdır:

“STK’yız, ruhsat gerekmez” varsayımı yerine faaliyet bazlı izin kontrolü yapılmalıdır.

8–12. hafta: derneğin ilk genel kurul hazırlığı

İlk genel kurulun yasal son tarihi uygunluk yazısından itibaren altı ay olmakla birlikte, ilk 90 gün içinde dosyanın büyük bölümü hazırlanabilir.

Hazırlanacaklar

• uygunluk yazısı ve son tarih hesabı;
• güncel üye listesi;
• organ asil/yedek aday planı;
• yönetim ve denetim rapor taslakları;
• ilk dönem hesap özeti;
• gelecek dönem bütçesi;
• gündem;
• toplantı yeri ve erişilebilirlik;
• birinci ve ikinci toplantı tarihleri;
• en az 15 günlük çağrı süresi;
• hazirun listesi;
• divan ve tutanak şablonları;
• genel kurul sonrası bildirim dosyası.

İlk genel kurulda tüzükteki bütün zorunlu organların seçilebilmesi için yeterli sayıda seçilebilir üye bulunmalıdır. Organ sayılarıyla üye planı kuruluşun ilk aylarında eşleştirilmelidir.

1–6. hafta: vakıf organları ve VBYS işlemleri

Vakıfta kuruluş sonrası işler daha sıkı bir ilk dönem takvimi gerektirir. VGM’nin resmî sayfasına göre:

• senetteki geçici yönetim veya yetkili organ ilk toplantıyı yaparak organları oluşturur;
• vakıf yöneticileri göreve gelişten itibaren 15 gün içinde Ek-24 ve ekleriyle VBYS üzerinden bildirilir;
• yöneticiler göreve başlamayı izleyen bir ay içinde mal bildirimini kapalı zarfla Bölge Müdürlüğüne verir; kamu kurumuna bildirim yapan devlet memurları için resmî sayfadaki istisna ayrıca kontrol edilir;
• muhasebe defterleri ile senetteki mütevelli heyeti ve yönetim kurulu karar defterleri noterden tasdik edilir;
• ayni ve nakdi bağış makbuzları ile makbuz kayıt defteri için Bölge Müdürlüğü süreci yürütülür;
• kuruluş mal varlığı vakıf adına geçirilir;
• vergi kimlik numarası alınır.

Vakıf senedi farklı organ takvimi öngörebilir. İlk toplantı kararları, senetteki toplantı ve karar yeter sayılarıyla uyumlu olmalıdır.

İlk 90 günde alınması gereken temel kararlar

Kuruluş türüne ve ana belgeye göre değişmekle birlikte aşağıdaki kararlar kontrol edilmelidir:

1. Görev dağılımı ve temsil;
2. banka hesabı ve ödeme yetkileri;
3. defter ve kayıt sorumluları;
4. mali müşavir veya muhasebe hizmeti;
5. ilk 90 günlük bütçe;
6. harcama, satın alma ve avans politikası;
7. üyelik veya yararlanıcı kabul süreci;
8. bağış, aidat ve alındı belgesi yetkilileri;
9. DERBİS/VBYS ve dijital hesap yetkileri;
10. kişisel veri ve bilgi güvenliği;
11. personel ve gönüllü görevlendirmeleri;
12. proje ve faaliyet başlangıç onayları;
13. ilk genel kurul veya organ toplantı takvimi;
14. kuruluş belgelerinin teslim ve saklanması;
15. çıkar çatışması beyanları.

Kararların “gereği yapılmak üzere başkana yetki verilmesine” biçiminde sınırsız yazılması yerine, işlem, süre, limit ve raporlama açık olmalıdır.

Önerilen kuruluş dosyası ve dijital klasör yapısı

00_Kurulus_Ana_Dosyasi
01_Tuzuk_veya_Vakif_Senedi
02_Basvuru_Mahkeme_Tescil
03_Tebligatlar_ve_Resmi_Yazilar
04_Yonetim_ve_Kararlar
05_Defterler_ve_Belge_Yetkileri
06_Vergi_Muhasebe_Beyan
07_Banka_Kasa_Odeme
08_DERBIS_veya_VBYS
09_Uyeler_Bagiscilar_Yararlanicilar
10_KVKK_ve_Bilgi_Guvenligi
11_Personel_Gonullu_Danisman
12_Sozlesmeler_Satinalma
13_Projeler_ve_Faaliyet_Izinleri
14_Genel_Kurul_veya_Organ_Toplantilari
15_Raporlama_Denetim_Risk
16_Marka_Web_Sosyal_Medya
17_Yillik_Uyum_Takvimi

Dosya adlarında tarih, belge türü, karar numarası ve sürüm kullanılmalıdır. Kişisel veri içeren klasörler herkese açık ortak sürücüde tutulmamalıdır.

İlk bütçe ve 90 günlük nakit planı

İlk bütçe, kuruluşun iyimser gelir tahminine değil, zorunlu gider ve nakit dayanıklılığına göre hazırlanmalıdır.

Gider başlıkları

• kuruluş, noter, sicil ve ilan giderleri;
• kira, depozito, aidat ve abonelikler;
• defter, belge ve muhasebe;
• banka ve ödeme sistemi;
• personel ve danışmanlık;
• yazılım, alan adı, e-posta ve güvenlik;
• sigorta, ruhsat ve iş güvenliği;
• program ve iletişim;
• acil durum karşılığı.

Gelir başlıkları

• kurucu katkıları;
• üyelik aidatları;
• karşılıksız bağışlar;
• proje fonları;
• sponsorluk;
• faaliyet gelirleri;
• iktisadi işletme gelirleri.

Her gelir türünün kullanılabilirlik koşulu farklıdır. Proje fonu genel gider için serbest olmayabilir; sponsorluk karşı edim doğurabilir; kamuya açık yardım çağrısı izin rejimine girebilir; ticari gelir iktisadi işletme ve fatura gerektirebilir.

Bağış, aidat ve yardım toplama ayrımı

İlk aylarda en sık yapılan hata, bütün tahsilatları “bağış” olarak adlandırmaktır.

• Aidat, dernek tüzüğüne ve üyelik ilişkisine dayanır.
• Bağış, karşılıksız iradi kazandırmadır.
• Yardım toplama faaliyeti, kamuya yönelik kampanya yöntemi nedeniyle 2860 sayılı Kanun bakımından izin veya özel statü gerektirebilir.
• Sponsorluk, görünürlük veya başka karşı edim içeriyorsa sözleşme ve vergi yönünden değerlendirilir.
• Satış/hizmet bedeli, fatura ve iktisadi işletme sonucu doğurabilir.

Web sitesinde “Destek Ol” düğmesi yayımlanmadan önce ödeme akışı, kampanya metni, makbuz/fatura, kişisel veri ve iade yöntemi birlikte tasarlanmalıdır.

Tedarik, satın alma ve çıkar çatışması

İlk 90 günde yapılan kira, web sitesi, mobilya, yazılım ve danışmanlık alımları uzun süreli maliyet yaratır. Asgari satın alma kontrolü:

1. İhtiyaç ve bütçe onayı;
2. teknik şart veya iş tanımı;
3. tutara göre birden fazla teklif;
4. bağlantılı kişi kontrolü;
5. karar ve gerekçe;
6. yazılı sözleşme;
7. teslim ve kabul;
8. fatura ve ödeme eşleştirmesi;
9. varlık/zimmet kaydı;
10. tedarikçi performansı.

Kurucu veya yönetici yakınına yapılan ödeme kendiliğinden yasak değildir; ancak kuruluş menfaati, emsal bedel, çekilme ve karar kaydı bulunmadığında güven ve denetim riski doğar.

gün yönetim kurulu raporu

İlk 90 gün, yalnız yapılacaklar listesiyle değil, kapanış raporuyla tamamlanmalıdır.

Örnek rapor tablosu

Rapor, açık işlerin yeni döneme devrini ve sorumluluğunu karara bağlamalıdır.

İlk yıllık uyum takvimi

1. gün sonunda en az şu yıllık takvim kurulmalıdır:

• aylık yönetim kurulu veya yönetim organı toplantıları;
• banka, kasa ve belge mutabakatı;
• vergi ve SGK beyannameleri;
• DERBİS/VBYS bildirimleri;
• dernek beyannamesi için yılın ilk dört ayı;
• vakıf beyan, rapor ve denetim işlemleri;
• genel kurul ve organ seçim tarihleri;
• iç denetim;
• sözleşme, sigorta ve ruhsat yenilemeleri;
• KVKK envanter ve saklama incelemesi;
• bütçe ve strateji toplantısı;
• bilgi güvenliği yedekleme testi;
• risk ve çıkar çatışması beyanı;
• personel ve gönüllü eğitimleri.

Takvim, yalnız tarihlerden değil; “sorumlu, onaylayan, belge ve yedek kişi” alanlarından oluşmalıdır.

Sık Yapılan Hatalar

90 günü yasal bir erteleme süresi sanmak

KVKK, belge, vergi veya temsil yükümlülükleri faaliyet başladığı anda doğabilir. “İlk 90 günde tamamlarız” ifadesi, kanuni süreleri ertelemez.

Dernekte ilk genel kurul süresini kuruluş tarihinden başlatmak

Resmî açıklamaya göre altı aylık süre, kuruluş dosyasının uygunluğunun yazılı bildirimini izler. Tebligat tarihi dosyalanmalıdır.

Vakıfta noter senedini tüzel kişilik sanmak

Vakıf, mahkeme siciline tescille tüzel kişilik kazanır. Noter, dava, tescil, merkezi sicil ve ilan aşamaları ayrıdır.

Tasdiksiz deftere karar yazmak

Defterin satın alınması yeterli değildir. Kullanımdan önce güncel usule göre tasdik gerekir.

Kurucunun kişisel hesabını kullanmak

Kuruluş parasının kişisel hesapta tutulması; mülkiyet, bağış, belge ve denetim izini zayıflatır.

Bütün tahsilatları bağış saymak

Aidat, sponsorluk, yardım kampanyası ve satış farklı hukuki ve vergisel işlemlerdir.

Web sitesi ve formları KVKK’dan önce açmak

Üye, bağışçı veya yararlanıcı verisi toplanmaya başladığında aydınlatma, güvenlik ve erişim yükümlülükleri başlamıştır.

Yetkiyi tek kişide toplamak

Başkanın tek başına karar, ödeme, muhasebe ve raporlama yapması kontrol zafiyeti ve kurumsal bağımlılık yaratır.

İlk faaliyeti izin kontrolü yapmadan başlatmak

Tüzük veya senet hükmü, belediye, eğitim, gıda, yardım toplama ya da sektörel iznin yerine geçmez.

Uygulama Kontrol Listesi

0–7 gün

• Kuruluş tarihi ve tüzel kişilik kazanma belgesi kaydedildi.
• Teslim edilen bütün kuruluş belgelerinin güvenli kopyası oluşturuldu.
• Tebligat ve resmî yazışma sorumlusu atandı.
• İlk yönetim/geçici yönetim toplantısı yapıldı.
• Görev, temsil, dijital erişim ve belge teslim kararları alındı.
• İlk 90 günlük sorumluluk tablosu oluşturuldu.

8–30 gün

• Dernek kuruluş dosyasının 60 günlük inceleme takibi kuruldu.
• Vakıf Bölge Müdürlüğü yazıları, VBYS ve ilan işlemleri izlendi.
• Zorunlu defterler belirlenip kullanımdan önce tasdik edildi.
• Vergi kimlik ve mali müşavir süreci tamamlandı.
• Banka hesabı, imza ve internet bankacılığı kontrolleri kuruldu.
• DERBİS/VBYS erişim ve yedek kullanıcı planı oluşturuldu.
• Tahsilat, harcama, kasa ve bütçe politikaları onaylandı.

31–60 gün

• Üye/yararlanıcı/bağışçı kabul ve kayıt süreçleri kuruldu.
• Kişisel veri envanteri ve aydınlatma metinleri hazırlandı.
• Personel, gönüllü ve hizmet sözleşmeleri tamamlandı.
• Satın alma ve çıkar çatışması prosedürü uygulamaya alındı.
• Faaliyetlerin ruhsat ve izin matrisi çıkarıldı.
• Bağış, aidat, yardım toplama ve satış akışları ayrıldı.
• Aylık mali rapor ve banka mutabakatı yapıldı.

61–90 gün

• Dernekte uygunluk yazısı ve ilk genel kurul son tarihi kontrol edildi.
• İlk genel kurul üye, aday, gündem, bütçe ve çağrı dosyası hazırlandı.
• Vakıfta organ, yönetici bildirimi, mal bildirimi ve mal varlığı aktarımı doğrulandı.
• Açık eksiklikler ve bildirimler kapatıldı.
• 90. gün yönetim raporu hazırlandı ve karara bağlandı.
• İlk yıllık uyum takvimi sorumlularıyla oluşturuldu.
• Risk kaydı, yedekleme ve erişim gözden geçirmesi yapıldı.

Her iki kuruluş için sürekli kontrol

• Her işlemde yasal süre, tebligat ve ana belge birlikte kontrol ediliyor.
• Değişen organ, adres, üye, taşınmaz ve yurt dışı yardım bildirimleri izleniyor.
• Karar, sözleşme, fatura/makbuz ve banka hareketi birbirini doğruluyor.
• Doğrulanmamış ürün özelliği veya hizmet garantisi kamuya açıklanmıyor.
• Mevzuat, form ve sistem kılavuzları yayımdan/işlemden önce yeniden kontrol ediliyor.

Sık Sorulan Sorular

Dernek kurulduktan sonra ilk yapılması gereken işlem nedir?

Teslim edilen kuruluş dosyasını ve alındı belgesini güvenceye almak, geçici yönetim kurulunu toplantıya çağırmak ve temsil, defter, tebligat, banka ve resmî sistem sorumluluklarını karara bağlamaktır.

Derneğin ilk genel kurulu 6 ay içinde mi yapılır?

Evet; ancak resmî açıklamaya göre altı aylık süre kuruluş belgelerinin uygunluğunun derneğe yazılı bildirilmesinden sonra başlar. Tebligat tarihi esas alınmalı ve çağrı en az 15 gün önce yapılmalıdır.

Yeni kurulan dernek hemen banka hesabı açmak zorunda mı?

Genel bir banka hesabı açma zorunluluğu bulunmadığı resmî SSS’de belirtilir. Buna rağmen izlenebilir tahsilat, yetki kontrolü ve nakit güvenliği için kurumsal banka hesabı çoğu kuruluşta erken dönemde kurulmalıdır.

Vakıf ne zaman tüzel kişilik kazanır?

Vakıf, yerleşim yeri mahkemesi nezdindeki sicile tescille tüzel kişilik kazanır. Noterde vakıf senedi düzenlenmesi veya dava açılması tek başına tüzel kişilik oluşturmaz.

Vakıf yöneticileri ne zaman bildirilir?

VGM’nin resmî sayfasına göre yöneticiler göreve geldikleri tarihten itibaren 15 gün içinde Ek-24 ve ekleriyle VBYS üzerinden bildirilir. Mal bildirimi için göreve başlamayı izleyen bir aylık süre ayrıca izlenir.

Defterler ne zaman tasdik ettirilmelidir?

Fiziksel zorunlu defterler kullanılmaya başlanmadan önce güncel mevzuatın öngördüğü makam ve usulle tasdik edilmelidir. Kuruluş türü, muhasebe esası ve defter türü somut olarak belirlenmelidir.

Yeni STK için KVKK çalışmasına ne zaman başlanmalıdır?

Kurucu, üye, bağışçı, çalışan veya yararlanıcı verisi işlenmeye başladığı anda. Web formu yayımlanmadan önce aydınlatma, erişim, saklama ve güvenlik asgari olarak kurulmalıdır.

İlk 90 günlük plan bütün yasal sürelerin yerine geçer mi?

Hayır. Bu plan iç kontrol aracıdır. Kanun, yönetmelik, tüzük, vakıf senedi, tebligat ve idari yazıda belirtilen daha kısa veya farklı süreler her zaman önceliklidir.