Dernek Defterleri ve Tasdik Süreleri: 2026 Uygulama Rehberi

Dernekler kural olarak işletme hesabı esasına göre defter tutar. Bu sistemde karar defteri, üye kayıt defteri, evrak kayıt defteri ve işletme hesabı defteri temel zorunlu defterlerdir. Bilanço esasında ise ilk üç deftere ek olarak yevmiye defteri ve büyük defter tutulur; envanter defteri mevcut resmî açıklamalara göre isteğe bağlıdır. Elektronik ortamda tutulmayan zorunlu defterler kullanılmadan önce il sivil toplumla ilişkiler müdürlüğüne veya notere tasdik ettirilir. Yevmiye defteri her yıl kullanılacağı yıldan önceki son ayda yeniden tasdik edilir; büyük defter için tasdik zorunluluğu yoktur.

İçindekiler

1. İşletme hesabı ve bilanço esası
2. Zorunlu ve isteğe bağlı defterler
3. 2026 bilanço eşiği
4. Açılış, yıllık ve kapanış tasdiki
5. Kayıt usulü ve kayıt süreleri
6. Elektronik defter ve yazılım kullanımı
7. Defterin dolması, kaybolması veya zarar görmesi
8. Saklama yükümlülüğü
9. Sık yapılan hatalar
10. Yıllık takvim ve kontrol listesi

İşletme hesabı ile bilanço esası arasındaki fark

İşletme hesabı, derneğin gelir ve giderlerini daha sade bir kayıt yapısıyla izlemesine imkân verir. Bilanço esası ise hesap planı, yevmiye kayıtları, büyük defter ve mali tablolar üzerinden daha ayrıntılı bir muhasebe düzenidir. Derneğin büyüklüğü, kamu yararına çalışma statüsü, şube yapısı ve varsa iktisadi işletmesi hangi kayıt düzeninin uygulanacağını etkiler.

Dernekler Yönetmeliği uyarınca:

• dernekler esas olarak işletme hesabına göre defter tutar;
• kamu yararına çalışan dernekler bilanço esasındadır;
• yıllık brüt geliri her yıl yeniden değerlenen sınırı aşan dernek, takip eden hesap döneminden itibaren bilanço esasına geçer;
• yönetim kurulu kararıyla, eşik aşılmadan da bilanço esası tercih edilebilir;
• bilanço esasına geçen dernek üst üste iki hesap döneminde sınırın altında kalırsa takip eden yıldan itibaren işletme hesabına dönebilir;
• merkez bilanço esasındaysa şubeler de aynı esası kullanır;
• derneğin iktisadi işletmesi varsa işletme için Vergi Usul Kanunu çerçevesinde ayrıca defter tutulur.

Hangi dernek defterleri zorunludur?

İşletme hesabı esasındaki zorunlu defterler

Bilanço esasındaki zorunlu defterler

Bilanço esasında karar, üye kayıt ve evrak kayıt defterleri tutulmaya devam eder. Mali kayıt için:

• Yevmiye Defteri: İşlemlerin tarih sırasıyla muhasebe maddelerine kaydedildiği defterdir.
• Büyük Defter: Yevmiye maddelerinin hesaplar bazında sınıflandırıldığı defterdir.

Envanter defteri, güncel STİGM açıklamalarında “tutulması durumunda” veya isteğe bağlı olarak gösterilmektedir. Kuruluşun iktisadi işletmesi, vergi mükellefiyeti veya özel mevzuatı nedeniyle farklı bir yükümlülük oluşabileceğinden mali müşavir değerlendirmesi yapılmalıdır.

İsteğe bağlı veya yardımcı kayıtlar

Aşağıdaki kayıtlar yönetmelik ve resmî uygulama sayfalarında isteğe bağlı biçimde görülebilir:

• Demirbaş Defteri
• Alındı Belgesi Kayıt Defteri
• Envanter Defteri

“İsteğe bağlı” olması, ilgili varlık veya belgenin izlenmesinin gereksiz olduğu anlamına gelmez. Derneğin çok sayıda ekipmanı, makbuz cildi veya stoklu ayni yardımı varsa bu defterler güçlü bir iç kontrol sağlar. Yazılım üzerinde tutulan yardımcı listeler de karar ve mali kayıtlarla mutabık olmalıdır.

2026 bilanço esasına geçiş sınırı nasıl uygulanır?

2026 yılında hangi derneklerin bilanço esasına göre defter tutacağı, 2025 yılı brüt gelirine göre belirlenir. STİGM’nin 5 Aralık 2025 tarihli duyurusuna göre 2025 yılı için sınır 10.387.420 TL’dir. Buna göre 2025 brüt geliri bu tutarı aşan derneklerin 2025 Aralık ayında 2026 yılı bilanço defter hazırlığını tamamlaması ve 2026’da bilanço esasını uygulaması gerekir.

2026 yılı gelirinin 2027 kayıt düzenine etkisi için sınır, Yönetmelikteki yeniden değerleme kuralı ve GİB’in 2025 yılı için ilan ettiği yüzde 25,49 oranı kullanılarak hesaplandığında 13.035.173 TL olmaktadır. Hesap: 10.387.420 × 1,2549; bir Türk lirasının altındaki bölüm dikkate alınmaz. Bu ikinci tutar, mevzuattaki yöntemle hesaplanmış 2026 değeridir; yıl sonunda STİGM’nin yayımlayacağı özel duyuru da kontrol edilmelidir.

Sınır hesabında “brüt gelir” kavramı, yalnız banka hesabına giren serbest bağışlarla sınırlı ele alınmamalıdır. Beyanname, defter ve mali tablolarla uyumlu kapsam mali müşavirle doğrulanmalıdır.

Defterler nerede ve ne zaman tasdik edilir?

Elektronik ortamda tutulmayacak zorunlu defterler kullanılmaya başlanmadan önce:

• dernek merkezinin bulunduğu yerdeki il sivil toplumla ilişkiler müdürlüğünde veya
• noterde

tasdik ettirilir. İlçelerdeki uygulama birimleri her durumda tasdik yapmayabilir; başvuru yeri önceden kontrol edilmelidir.

Tasdik sırasında defterin sayfa adedi, sıra numarası, derneğin unvanı, kütük numarası ve tasdik bilgileri kayda alınır. Defteri teslim alacak kişinin yönetim kurulu üyesi olmaması hâlinde yetki belgesi veya yönetim kurulu kararı istenebilir.

Açılış tasdiki

Yeni defter kullanımdan önce tasdik edilir. Tasdiksiz deftere sonradan kayıt yapıp geriye dönük onaylatmak doğru bir yöntem değildir. Eski defter dolmadan yeni deftere geçiliyorsa devir tarihi ve son kayıt numarası açıklanmalıdır.

Yıllık tasdik

Genel kural, tasdikli defterlerin sayfaları bitene kadar kullanılmaya devam edilmesidir. Yıl sonunda ara tasdik veya kapanış tasdiki yapılmaz. İstisna olarak yevmiye defteri, kullanılacağı yıldan önce gelen son ayda her yıl yeniden tasdik edilir. Takvim yılı kullanan dernek için bu ay aralıktır.

Büyük defter ve kapanış tasdiki

Dernekler Yönetmeliği bakımından büyük defterin tasdiki zorunlu değildir. Dernek defterleri için genel bir yıllık kapanış tasdiki öngörülmez. Ancak iktisadi işletmenin ticari defterleri veya başka özel mevzuat farklı kapanış/onay kuralları doğurabilir; dernek ile iktisadi işletme kayıtları birbirine karıştırılmamalıdır.

Kayıt düzeni nasıl olmalıdır?

Defter ve kayıtlar Türkçe tutulur. Fiziksel kayıtlar kalıcı ve okunaklı biçimde yazılmalıdır. Temel kurallar şunlardır:

• kararlar tarih ve numara sırasıyla kaydedilir;
• toplantıya katılan yönetim kurulu üyeleri kararı imzalar;
• gelen ve giden evrak kayıt numarasıyla dosyalanır;
• gelir ve gider kayıtları dayanak belgelere bağlanır;
• sayfalar koparılamaz, sıra bozulamaz ve kayıt silinerek okunamaz hâle getirilemez;
• yanlış kayıt okunacak biçimde tek çizgiyle düzeltilir, doğrusu yazılır ve düzeltme paraflanır;
• yevmiye hataları muhasebe kurallarıyla düzeltilir;
• karar defterinin imza alanı dışında boş satır ve sayfa bırakılmaz.

Kayıt zamanı

İşlemlerin kural olarak günlük kaydı esastır. Gelir ve gider kayıtları, muhasebe düzenini bozmayacak şekilde en fazla on günlük gecikmeyle işlenebilir. Kayıtların muhasebe fişi, bordro veya yetkili kişiler eliyle yürütüldüğü belirli durumlarda Yönetmelikte daha uzun bir üst süre öngörülebilir; mevcut iş akışı somut maddeye göre kontrol edilmelidir. En güvenli iç politika, bankadan ve kasadan doğan işlemleri haftalık mutabakatla en geç on gün içinde kaydetmektir.

Elektronik ortamda defter tutulabilir mi?

Evet, ancak her elektronik tablo veya muhasebe programı “mevzuata uygun elektronik defter” değildir.

• Yevmiye, büyük defter ve tutuluyorsa envanter defteri; Hazine ve Maliye Bakanlığı ile Ticaret Bakanlığının elektronik defter düzenlemeleri çerçevesinde tutulabilir.
• Diğer dernek defterleri, İçişleri Bakanlığınca oluşturulan veya izin verilen yazılımlar üzerinden elektronik tutulabilir.
• Bilgisayarda hazırlanıp fiziksel olarak kullanılan form veya sürekli form yaprakları, kullanılmadan önce sayfa numarası verilerek onaylatılmalıdır.

Bir yazılımın yedekleme, erişim yetkisi ve değişiklik kaydı sunması faydalıdır; ancak bu özellikler tek başına resmî elektronik defter yetkisi anlamına gelmez. Tedarikçiden açık mevzuat dayanağı ve sistemin hangi defter için uygun olduğu yazılı olarak sorulmalıdır.

Defter dolarsa ne yapılır?

Defter sayfaları bitmeden yeni defter açmak zorunlu değildir. Dolmaya yaklaşınca:

1. yeni defter satın alınır;
2. kullanımdan önce tasdik ettirilir;
3. eski defterde son kayıt ve kapanış açıklaması yapılır;
4. yeni defterde önceki defterin son numarasına referans verilir;
5. eski defter güvenli arşive alınır.

Her yıl yeni fiziksel karar veya üye kayıt defteri açılması isteniyorsa eski defterin kullanılmayan sayfaları iptal edilmeli ve kayıt zinciri korunmalıdır.

Defter kaybolur veya zarar görürse

Defter, makbuz veya temel kayıtların kaybolması; yangın, su baskını, hırsızlık veya kullanılamayacak derecede zarar görme hâlinde yalnız yeni defter tasdik ettirmek yeterli değildir. Öğrenme tarihinden itibaren on beş gün içinde dernek merkezinin bulunduğu yerde yetkili mahkemeye başvurularak zayi belgesi istenmelidir.

Uygulama adımları:

• olayın öğrenildiği tarih yönetim kurulu tutanağıyla tespit edilir;
• varsa polis, itfaiye, sigorta, bina yönetimi veya teknik servis belgeleri toplanır;
• hangi defter ve dönemlerin kayıp olduğu listelenir;
• sulh hukuk mahkemesine süresinde başvurulur;
• yeni defter, kayıt zinciri açıklanarak tasdik ettirilir;
• banka, DERBİS, e-posta ve muhasebe yedeklerinden kayıtlar mümkün olduğu ölçüde yeniden oluşturulur.

Zayi belgesi, kayıp kaydın içeriğini otomatik olarak ispatlamaz. Bu nedenle dijital belge yedekleri ve periyodik tarama politikası önemlidir.

Saklama yükümlülüğü

Dernekler Kanunu ve Yönetmelik uyarınca alındı belgeleri, harcama belgeleri ve diğer belgeler, özel kanunlardaki daha uzun süreler saklı kalmak üzere, kayıt düzenine uygun olarak en az beş yıl saklanır. Defterler için aynı maddede “defterler hariç” denildiğinden, faal dernek bakımından defterlerin yalnız beş yıl sonunda imha edilebileceği sonucu çıkarılmamalıdır. Defterler kurumsal hafıza, üyelik, karar, zamanaşımı, vergi ve olası uyuşmazlıklar dikkate alınarak daha uzun süre ve imha kararıyla korunmalıdır.

Kişisel veri içeren üye ve karar kayıtlarında “süresiz ve gerekçesiz saklama” da doğru değildir. Hukuki saklama ihtiyacı ile KVKK’daki amaçla sınırlılık ve saklama süresi ilkesi birlikte değerlendirilmelidir. Arşiv erişimi rol bazlı sınırlandırılmalıdır.

Sık Yapılan Tasdik ve Kayıt Hataları

1. Tasdik yaptırmadan defter kullanmaya başlamak.
2. Bilanço eşiğini yalnız banka bakiyesine bakarak değerlendirmek.
3. Yevmiye defterinin aralık ayındaki yıllık tasdikini unutmak.
4. Büyük defter için zorunlu olmayan tasdiki, diğer zorunlu defterlerle karıştırmak.
5. Demirbaş veya alındı belgesi kayıt defterini zorunlu defter diye sunmak ya da hiç izleme yapmamak.
6. Kararları aylar sonra topluca ve geriye dönük yazmak.
7. Üye çıkış tarihini ve karar dayanağını üye kayıt defterinde güncellememek.
8. E-posta evrakını kayıt ve dosya sistemine almamak.
9. Defter kaybında on beş günlük mahkeme başvuru süresini kaçırmak.
10. Dernek ile iktisadi işletmenin defterlerini tek sistem gibi yürütmek.

Yıllık Uygulama Takvimi

Uygulama Kontrol Listesi

• Muhasebe esası ve 2025 brüt gelir eşiği kontrol edildi.
• Merkez ile şubelerin aynı esası uyguladığı doğrulandı.
• Zorunlu defterlerin tam listesi çıkarıldı.
• İsteğe bağlı yardımcı defter ihtiyacı risk bazlı değerlendirildi.
• Fiziksel defterler kullanılmadan önce tasdik edildi.
• Yevmiye defteri yıllık aralık tasdiki planlandı.
• Karar, üye ve evrak kayıtları güncel tutuluyor.
• Gelir-gider belgeleri kayıt numarasıyla dosyalanıyor.
• Elektronik sistemin mevzuata uygunluğu yazılı olarak doğrulandı.
• Haftalık yedek ve geri yükleme testi uygulanıyor.
• Kayıp hâli için on beş günlük zayi prosedürü yazılı.
• Beş yıllık asgari belge saklama süresi ile KVKK imha planı uyumlu.

11. SIK SORULAN SORULAR

Karar defteri her yıl yeniden tasdik edilir mi?

Hayır. Sayfaları bitene kadar kullanılabilir. Her yıl yeniden tasdik kuralı yevmiye defteri için geçerlidir.

Dernek defterlerini noter mi, il müdürlüğü mü tasdik eder?

Elektronik olmayan zorunlu defterler il sivil toplumla ilişkiler müdürlüğüne veya notere tasdik ettirilebilir. Yerel başvuru düzeni önceden kontrol edilmelidir.

Büyük defter tasdik edilir mi?

Dernekler Yönetmeliği bakımından büyük defterin onaylatılması zorunlu değildir. İktisadi işletme veya vergi mevzuatı ayrıca değerlendirilir.

Envanter defteri zorunlu mu?

Güncel resmî STİGM açıklamalarında envanter defteri isteğe bağlı/tutulması durumunda kullanılan defter olarak gösterilmektedir. Özel mali yükümlülükler ayrıca kontrol edilmelidir.

2026’da bilanço esasına kimler geçer?

2025 yılı brüt geliri 10.387.420 TL’yi aşan dernekler, ayrıca kamu yararına çalışan dernekler ve gönüllü olarak bu esası seçenler ilgili şartlarla 2026’da bilanço esası uygular.

Defter kaybında nereye başvurulur?

Öğrenmeden itibaren on beş gün içinde dernek merkezinin bulunduğu yerde yetkili mahkemeye zayi belgesi için başvurulmalıdır.

Excel’de tutulan liste resmî üye kayıt defteri yerine geçer mi?

Yalnız bir Excel dosyası, onaylı veya Bakanlıkça izin verilen elektronik defter şartlarını kendiliğinden karşılamaz. Yardımcı liste olarak kullanılabilir; resmî kayıt düzeni ayrıca korunmalıdır.

12. İÇ BAĞLANTI ÖNERİLERİ

• “Karar defterine doğru karar yazma yöntemleri” → Yönetim Kurulu Karar Örnekleri
• “Genel kurul tutanak ve bildirim dosyası” → Dernek Genel Kurulu Rehberi
• “Üye ve organ değişikliklerinin DERBİS kaydı” → DERBİS Bildirimleri
• “Bağış ve aidat kayıtlarının banka ile mutabakatı” → Bağış ve Aidat Takibi
• “Defterlerdeki kişisel verilerin saklama ve erişim kuralları” → Derneklerde KVKK Yükümlülükleri
• “defter, beyanname ve karar dosyası uyum incelemesi” → STK360 Mevzuat Danışmanlığı
• “mali kayıt süreçlerinin dijitalleştirilmesi” → STK360 Yazılım ve Dijital Dönüşüm

13. CTA

Derneğinizin defter setini, tasdik takvimini ve mali kayıt akışını aynı kontrol tablosunda değerlendirmek için STK360 ile süreç analizi yapabilirsiniz.

14. ÖNEMLİ NOT

Bu içerik genel bilgilendirme amacıyla hazırlanmıştır. Derneğinizin kamu yararı statüsü, şubeleri, iktisadi işletmesi, özel hesap dönemi, vergi mükellefiyeti veya kullandığı elektronik sistem farklı yükümlülükler doğurabilir. Özellikle bilanço geçişi ve elektronik defter konusunda mali müşavir ve ilgili idareyle somut kayıtlar üzerinden teyit yapılmalıdır.

15. SON GÜNCELLEME TARİHİ

24 Haziran 2026

16. BAŞLICA RESMÎ KAYNAKLAR

1. Mevzuat Bilgi Sistemi — Dernekler Yönetmeliği
   Belge: Dernekler Yönetmeliği (m. 31–39)
   Bağlantı: https://www.mevzuat.gov.tr/Metin.Aspx?MevzuatIliski=0&MevzuatKod=7.5.8038
   Erişim: 24.06.2026

2. Sivil Toplumla İlişkiler Genel Müdürlüğü
   Sayfa: Derneklerin Defter Tutma İşlemleri
   Bağlantı: https://www.siviltoplum.gov.tr/derneklerin-defter-tutma-islemleri
   Erişim: 24.06.2026

3. Sivil Toplumla İlişkiler Genel Müdürlüğü — Elazığ İl Müdürlüğü
   Sayfa: 2026 Yılı Bilanço Esasına Göre Defter Tasdikleri Hakkında
   Bağlantı: https://www.siviltoplum.gov.tr/elazig/2026-yili-bilanco-esasina-gore-defter-tasdikleri-hakkinda
   Erişim: 24.06.2026

4. Gelir İdaresi Başkanlığı
   Sayfa: Yeniden Değerleme Oranları — 2025 yılı oranı yüzde 25,49
   Bağlantı: https://istanbul.gib.gov.tr/yardim-kaynaklar/yararli-bilgiler/yeniden-degerleme-oranlari
   Erişim: 24.06.2026

5. Sivil Toplumla İlişkiler Genel Müdürlüğü — Ankara İl Müdürlüğü
   Sayfa: Tutulacak Defterler, Defterlerin Tasdiki ve Uyulacak Esaslar
   Bağlantı: https://www.siviltoplum.gov.tr/ankara/tutulacak-defterler-ve-uyulacak-esaslar
   Erişim: 24.06.2026

6. Sivil Toplumla İlişkiler Genel Müdürlüğü — Bursa İl Müdürlüğü
   Sayfa: Kuruluş Sonrası İşlemler — kayıt ve saklama düzeni
   Bağlantı: https://www.siviltoplum.gov.tr/bursa/kurulus-sonrasi-islemler
   Erişim: 24.06.2026