DERBİS Bildirimleri: Hangi İşlem Ne Zaman ve Nasıl Bildirilir?

DERBİS, derneklerin kuruluş sonrası idari işlemlerini elektronik ortamda yürüttüğü Dernekler Bilgi Sistemi’dir. Genel kurul sonucu, organ ve üyelik değişiklikleri, yıllık beyanname, adres, taşınmaz ve yurt dışı yardım işlemleri sistem üzerinden bildirilebilir. Her bildirim için olay tarihi, yetkili organ kararı, ek belgeler ve gönderim alındısı birlikte saklanmalıdır. Arayüz ve menü adları güncellenebildiği için yalnız eski ekran görüntülerine güvenilmemeli; 15 Ocak 2024 tarihli DERBİS V.2.0 kılavuzları ve sistemdeki güncel açıklamalar kontrol edilmelidir. Genel kurul süresindeki 30–45 gün uyumsuzluğu nedeniyle bildirim 30 gün içinde tamamlanmalıdır.

İçindekiler

1. DERBİS nedir, kimler kullanır?
2. Kullanıcı yetkisi ve sorumluluk
3. Başlıca bildirimler ve süreler
4. Genel kurul ve organ değişikliği
5. Beyanname ve üye bildirimleri
6. Taşınmaz, adres, şube ve temsilcilik
7. Yurt dışından/yurt dışına yardım
8. Proje bildirimleri
9. Belge yükleme ve arşiv
10. Sistem hataları ve kontrol listesi

DERBİS nedir?

DERBİS; dernekler, federasyonlar, konfederasyonlar ve ilgili sivil toplum kuruluşları hakkında kuruluş, bildirim, beyanname, üye, organ, gelir belgesi ve benzeri işlemlerin elektronik yönetimini sağlayan İçişleri Bakanlığı sistemidir. Sistem, kâğıt dosyanın tamamını ortadan kaldıran basit bir veri giriş ekranı olarak görülmemelidir. DERBİS’e girilen bilgi, karar defteri, üye kayıt defteri, muhasebe kayıtları, banka dekontları ve fiziksel/dijital belgelerle uyumlu olmalıdır.

Bir bildirimin sistemde “kaydedilmiş” olması ile “gönderilmiş/onaylanmış” olması farklı aşamalar olabilir. İşlem sonunda oluşan başvuru numarası, barkod, çıktı veya alındı saklanmalıdır. Eksik belge uyarıları ve idarenin düzeltme talepleri de dosyaya alınmalıdır.

DERBİS’i kim kullanır ve kullanıcı yetkisi nasıl verilir?

DERBİS erişimi dernek başkanlığı ve yetkilendirilen kullanıcılar üzerinden yürütülür. Güncel Yönetmelik, dernek başkanının yönetim kurulu kararıyla derneğin idari ve mali işlemlerinden sorumlu kişilere görev alanlarıyla sınırlı DERBİS yetkisi verebilmesine imkân tanır. Yetki verilmesi, yönetim kurulu başkanının bildirim sorumluluğunu ortadan kaldırmaz.

İyi bir yetkilendirme kararında şunlar yazılmalıdır:

• kullanıcının adı ve görevi;
• erişeceği modüller;
• veri görüntüleme, oluşturma ve gönderme sınırı;
• yetkinin başlangıç ve bitiş tarihi;
• görev değişikliğinde iptal usulü;
• iki aşamalı iç kontrol veya gönderim öncesi onay.

Şifrelerin ortak kullanılması, ayrılan personelin hesabının açık bırakılması veya tüm modüllerin tek kişiye sınırsız verilmesi önemli güvenlik riskidir. Kullanıcı hareketleri periyodik kontrol edilmelidir.

DERBİS bildirim süreleri: Hızlı tablo

Aşağıdaki tablo, 24 Haziran 2026 itibarıyla başlıca genel süreleri gösterir. Tüzük, özel statü, şube yapısı veya olayın niteliği ek yükümlülük doğurabilir.

Süre notu: 5253 sayılı Kanun’un 23. maddesi genel kurul sonucu ve organ/yerleşim değişiklikleri için 30 gün ifadesini korurken, 2021 değişikliğiyle Yönetmelikte genel kurul sonucu ile organ/adres değişiklikleri 45 güne çıkarılmıştır. Resmî il müdürlüğü sayfalarında da farklı anlatımlar görülebilmektedir. Genel kurul sonucu bakımından daha kısa kanuni süre içinde işlem yapmak, norm çatışmasının doğurduğu riski azaltır.

Genel kurul sonuç bildirimi

Genel kurul tamamlandığında seçilen yönetim, denetim ve diğer organların asıl-yedek üyeleri bildirime girilir. Tüzük değişmişse toplantı tutanağı, değişen maddelerin eski ve yeni şekli ve tüzüğün son hâli eklenir. DERBİS V.2.0 kılavuzunda genel yol “Bildirimler / Genel Kurul Sonuç Bildirimi” olarak gösterilmiştir; ancak ekran adı güncellenebileceği için sistemdeki güncel kılavuz bağlantısı esas alınmalıdır.

Gönderimden önce şu mutabakat yapılmalıdır:

• genel kurul tarihi ve türü;
• hazirundaki üye sayısı;
• seçilen organların tüzükteki sayıyla uyumu;
• asıl-yedek ayrımı;
• görev dağılımı ile genel kurul seçiminin birbirine karıştırılmaması;
• toplantı tutanağı ve sistem alanlarındaki ad-soyad/tarih uyumu;
• tüzük değişikliğinde imza ve eklerin tamlığı.

Genel kurul seçimi, yönetim kurulunun daha sonra yaptığı başkan-sayman-sekreter görev dağılımından farklıdır. DERBİS’te hangi alanın organ üyeliği, hangisinin iç görev olduğunu dikkatle kontrol edin.

Genel kurul dışındaki organ değişiklikleri

İstifa, ölüm, görevden ayrılma veya yedek üyenin çağrılması gibi genel kurul dışında gerçekleşen organ değişiklikleri için yönetim kurulu kararı ve güncel organ listesi hazırlanır. Bildirim 45 gün içinde yapılmalıdır. Yedek çağrısının tüzük ve seçim sırasına uygunluğu gösterilmelidir.

Asıl üye sayısının kurul üye tam sayısının yarısının altına düşmesi durumunda yalnız DERBİS kaydı yapmak yeterli değildir; genel kurulun bir ay içinde toplantıya çağrılması yükümlülüğü ayrıca gündeme gelir.

Dernek beyannamesi

Yönetim kurulu başkanı, önceki yıla ait faaliyet ve mali bilgileri içeren dernek beyannamesini her takvim yılının ilk dört ayında verir. 2025 yılı beyannamesi için resmî dönem 1 Ocak–30 Nisan 2026 olarak duyurulmuştur.

Beyannameye başlamadan önce şu kayıtlar kapatılmalı ve mutabık hâle getirilmelidir:

• işletme hesabı tablosu veya bilanço ve gelir tablosu;
• banka, kasa ve varsa döviz hesapları;
• bağış, aidat, proje ve diğer gelir sınıfları;
• personel ve faaliyet bilgileri;
• üye sayıları ve yıl içi değişiklikler;
• taşınmazlar, şubeler ve iktisadi işletmeler;
• yurt içi/yurt dışı yardım kayıtları.

Bir önceki beyannameyi kopyalayıp yalnız rakamları değiştirmek, kapanan proje, yeni şube veya organ değişikliklerini atlama riskini artırır. Gönderim öncesi yönetim kurulu, sayman ve mali müşavir kontrolü uygulanmalıdır.

Üye bildirimleri

Üyeliğe kabul edilenler ile üyeliği sona erenlerin ad, soyad, doğum tarihi ve kimlik numarası gibi mevzuatta belirlenen bilgileri kabul veya sona erme tarihinden itibaren 45 gün içinde bildirilir. Bildirim tarihi, yönetim kurulu kararı ve üye kayıt defteriyle aynı olmalıdır.

Yeni üye başvurusu için ayrıca Türk Medeni Kanunu’ndaki karar süresi dikkate alınır: yönetim kurulu yazılı başvuruyu en çok otuz gün içinde karara bağlar ve sonucu yazılı bildirir. Bu 30 günlük “başvuruyu karara bağlama” süresi ile kabulden sonraki 45 günlük “üyelik değişikliğini idareye bildirme” süresi farklıdır.

Toplu üye girişlerinde dosya aktarımı kullanılacaksa doğum tarihi, kimlik numarası, üyelik tarihi ve mükerrer kayıt kontrolü yapılmalıdır. Başka amaçlarla toplanmış kişi listeleri otomatik olarak üye listesine dönüştürülmemelidir.

Taşınmaz mal bildirimi

Dernek, genel kurulun yetkilendirmesi üzerine yönetim kurulu kararıyla taşınmaz satın alabilir veya satabilir. Edinilen taşınmaz, tapuya tescil tarihinden itibaren 30 gün içinde bildirilir. Bildirim dosyasında genel kurul yetkisi, yönetim kurulu kararı, tapu bilgisi ve mali kayıt birlikte bulunmalıdır.

Taşınmazın satılması, adresinin değiştirilmesi veya kullanım hakkının kiralanması farklı işlemlerdir. DERBİS modülünde “edinim” ve “kayıttan düşüm” alanları güncel kılavuzla kontrol edilmelidir.

Yerleşim yeri ve adres değişikliği

Yönetim kurulu yeni adres için karar alır; tüzüğün yerleşim yeri maddesi incelenir. Tüzük yalnız il veya ilçe düzeyinde yerleşim yerini düzenliyorsa aynı sınırlar içindeki adres değişikliği ile başka yerleşim yerine taşınma farklı sonuç doğurabilir. Tüzük değişikliği gerekip gerekmediği somut metne göre değerlendirilir.

Güncel Yönetmelik adres değişikliği bildirimini 45 gün içinde öngörür. Bununla birlikte vergi dairesi, banka, belediye, SGK, posta, internet sitesi ve sözleşmeler gibi diğer kayıtlar da ayrı ayrı güncellenmelidir. DERBİS bildirimi tüm kurumlara otomatik bildirim yapıldığı varsayımına dayanmamalıdır.

Şube ve temsilcilik işlemleri

Şube, derneğin tüzel kişiliğine bağlı olmakla birlikte organları ve genel kurulu bulunan bir alt birimdir. Temsilcilik ise dernek faaliyetlerini yürütmek amacıyla oluşturulan, şube veya genel kurulda temsil edilmeyen bir birimdir; şubeler temsilcilik açamaz.

Şube kuruluşunda tüzükte şube açılabileceğinin yazılı olması, genel kurul yetkisi, yönetim kurulunun en az üç kişiyi yetkilendirmesi ve EK-2 kuruluş belgeleri önemlidir. Şube genel kurulu sonuçları, merkezle veri uyumu ve delege kayıtları ayrıca izlenmelidir. Temsilcilik için yönetim kurulu kararı, temsilci ve adres bilgileri yetkili mülki idareye bildirilir. Sistem modülü kullanılsa bile gerekli kuruluş belgeleri güncel STİGM sayfasından kontrol edilmelidir.

Yurt dışından yardım alma bildirimi

Dernekler, yurt dışındaki kişi, kurum ve kuruluşlardan ayni veya nakdi yardım alabilir. Yardım kullanılmadan önce DERBİS üzerinden EK-4/A kapsamındaki bildirim yapılmalıdır. Nakdi yardımın bankalar aracılığıyla alınması zorunludur. Gönderici, ülke, tutar/para birimi, amaç, banka belgesi ve bağış şartları dosyalanmalıdır.

Yardımın “bağış”, “hibe”, “proje ödemesi” veya “masraf iadesi” olarak adlandırılması tek başına bildirim gereğini ortadan kaldırmaz. İşlemin ekonomik ve hukuki niteliği değerlendirilmelidir.

Yurt dışına yardım yapma bildirimi

Yurt dışına yardım yapılmadan önce EK-4/B bildirimi gerekir. Belirli bir proje kapsamında farklı tarihlerde yapılacak yardımlar tek bildirimde planlanabilir. Afet veya acil durumlarda ön bildirim için düzenlenen istisna, olay tarihinden itibaren otuz günlük sonradan bildirim imkânı sağlayabilir; bu istisna rutin faaliyetler için kullanılmamalıdır.

Yardım gerçekleştikten sonra 90 gün içinde EK-4/C faaliyet sonuç bildirimi verilerek form, görsel ve diğer kanıtlayıcı belgeler eklenir. Nakit transfer eşiği, gümrük beyanı ve yıllık yeniden değerleme ayrıntıları Yurt Dışı Yardım Operasyonlarında Raporlama yazısında ayrıca ele alınmıştır.

Proje bildirimleri

DERBİS’te proje alanları, özellikle kamu kurum ve kuruluşlarıyla yürütülen ortak projeler, dış kaynaklı yardımlar veya Genel Müdürlük destekleri bakımından kullanılabilir. “Proje” adı verilen her iç faaliyet için aynı bildirim zorunluluğu bulunduğu varsayılmamalıdır. Şu üç soru sorulmalıdır:

1. Proje bir kamu kurumu ile ortaklık/protokol içeriyor mu?
2. Yurt dışından fon alınıyor veya yurt dışına kaynak aktarılıyor mu?
3. Hibe programı ya da sözleşme belirli bir kamu bildirimi istiyor mu?

Protokol, bütçe, yönetim kurulu kararı, destek sözleşmesi ve fon akışı birlikte değerlendirilmelidir. Sistem menüsü ve süre, güncel kılavuz ve ilgili destek programı koşullarıyla doğrulanmadan kesin ekran adımı verilmemelidir.

Belge yükleme ve kayıt saklama

DERBİS’e eklenen belgenin okunabilir, eksiksiz ve doğru belge olması gerekir. Dosya adı standardı kullanılabilir:

2026-06-12_GK-Tutanagi_Imzali.pdf
2026-06-15_Organ-Degisikligi_Karar-2026-18.pdf

Her bildirim için dijital dosyada şu bileşenler bulunmalıdır:

• tetikleyici olay ve tarih;
• yetkili organ kararı;
• başvuru formu/ekleri;
• gönderilen dosyaların son sürümü;
• DERBİS alındısı veya başvuru numarası;
• idarenin düzeltme yazıları ve verilen cevap;
• defter ve mali kayıt referansı.

Yüklenen belgelerde gereksiz kişisel veriler karartılmalı; ancak mevzuatın istediği alanlar eksik bırakılmamalıdır. Arşiv klasörüne erişim rol bazlı olmalıdır.

Sık Yapılan Hatalar: Sistem ve Kullanıcı Sorunları

1. Formu kaydedip gönderim/onay adımını tamamlamamak.
2. Yanlış dernek veya şube profili altında işlem yapmak.
3. Olay tarihi yerine veri giriş tarihini yazmak.
4. Genel kurulda seçilen organ ile kurul içi görev dağılımını karıştırmak.
5. Üye kayıt defteriyle DERBİS tarihlerini farklı bırakmak.
6. PDF’nin imzasız veya okunamaz sürümünü yüklemek.
7. Sürenin sistem uyarısıyla başlayacağını sanmak.
8. Eski personelin kullanıcı yetkisini iptal etmemek.
9. Beyannameyi banka ve defter mutabakatı olmadan göndermek.
10. Sistem alındısını indirmemek ve düzeltme taleplerini takip etmemek.

Uygulama Kontrol Listesi

• Kuruluşun güncel DERBİS kullanıcıları ve yetki kapsamları listelendi.
• Ortak şifre kullanımı kaldırıldı; ayrılanların erişimi kapatıldı.
• Her bildirim için tetikleyici olay ve son gün takvime işlendi.
• Genel kurul sonucu ihtiyaten 30 gün içinde planlandı.
• Organ, üye, adres ve taşınmaz kayıtları defterlerle mutabık.
• Beyanname öncesi mali ve faaliyet kapanışı yapıldı.
• Yurt dışı yardımda ön bildirim ve sonuç bildirimi ayrı izlendi.
• Güncel DERBİS V.2.0 kılavuzu işlem öncesi kontrol edildi.
• Belge adı, imza, tarih ve okunabilirlik kontrolü yapıldı.
• Gönderim alındısı ve başvuru numarası arşivlendi.
• İdarenin eksiklik/düzeltme talepleri için sorumlu atandı.

11. SIK SORULAN SORULAR

DERBİS bildiriminin sorumlusu kimdir?

Yetki başka kullanıcıya verilebilse de bildirimlerin yapılmasından yönetim kurulu başkanının sorumluluğu ortadan kalkmaz.

Genel kurul sonucu 30 mu 45 gün mü?

Kanunda 30, Yönetmelikte 45 gün ifadesi vardır. Risk azaltmak için 30 gün içinde bildirim yapılması ve güncel idari uygulamanın teyidi önerilir.

Üye başvurusu ve DERBİS üye bildirimi aynı süre midir?

Hayır. Yazılı başvurunun yönetim kurulunca karara bağlanması için en çok 30 gün; kabul veya sona ermeden sonra üyelik değişikliğinin bildirilmesi için 45 gün söz konusudur.

DERBİS beyanname son günü ne zaman?

Takvim yılı kullanan dernekler önceki yıl beyannamesini her yıl 30 Nisan sonuna kadar verir.

DERBİS çalışmazsa süre otomatik uzar mı?

Sistem arızasının kendiliğinden süre uzattığı varsayılmamalıdır. Ekran görüntüsü, destek kaydı ve alternatif başvuru imkânı derhal belgelendirilmeli; yetkili idareye başvurulmalıdır.

Banka dekontu yurt dışından yardım bildirimi yerine geçer mi?

Hayır. Banka belgesi mali kanıttır; gerekli EK-4/A bildiriminin yerine geçmez.

Temsilcilik şube gibi genel kurul yapar mı?

Hayır. Temsilcilik şube değildir, organı ve genel kurul temsili bulunmaz. Görev ve adresi yönetim kurulu kararıyla belirlenir ve bildirilir.

12. İÇ BAĞLANTI ÖNERİLERİ

• “Genel kurul dosyasını doğru hazırlama” → Dernek Genel Kurulu Rehberi
• “DERBİS’e dayanak yönetim kurulu kararları” → Yönetim Kurulu Karar Örnekleri
• “Üye kayıt defteri ile sistem verisini eşleştirme” → Dernek Defterleri ve Tasdik Süreleri
• “Üyelik sona erdirme ve bildirim akışı” → Dernek Üyeliğinden Çıkarma Süreçleri
• “Yurt dışı yardımın sonuç ve kanıt dosyası” → Yurt Dışı Yardım Operasyonlarında Raporlama
• “DERBİS ve mevzuat takvimi kurulumu” → STK360 Mevzuat Danışmanlığı
• “bildirim ve belge süreçlerinin dijital takibi” → STK360 Yazılım ve Dijital Dönüşüm

13. CTA

DERBİS bildirimlerinizi kişilere bağlı hatırlatmalardan çıkarıp karar, belge ve son tarih temelli bir uyum takvimine dönüştürmek için STK360 ile süreç haritası oluşturabilirsiniz.

14. ÖNEMLİ NOT

Bu içerik genel bilgilendirme amacıyla hazırlanmıştır. Derneğinizin tüzüğü, şube yapısı, yabancı fonları, taşınmazları, kamu projeleri ve özel statüsü farklı bildirimler gerektirebilir. DERBİS arayüzü ve kılavuzları güncellenebildiğinden işlem anındaki sistem açıklamaları ile yetkili idarenin yönlendirmesi ayrıca kontrol edilmelidir.

15. SON GÜNCELLEME TARİHİ

24 Haziran 2026

16. BAŞLICA RESMÎ KAYNAKLAR

1. Mevzuat Bilgi Sistemi — 5253 sayılı Dernekler Kanunu
   Belge: Dernekler Kanunu (m. 19, 21–24)
   Bağlantı: https://www.mevzuat.gov.tr/mevzuatmetin/1.5.5253.pdf
   Erişim: 24.06.2026

2. Mevzuat Bilgi Sistemi — Dernekler Yönetmeliği
   Belge: Dernekler Yönetmeliği (bildirimler, DERBİS yetkisi ve ek formlar)
   Bağlantı: https://www.mevzuat.gov.tr/Metin.Aspx?MevzuatIliski=0&MevzuatKod=7.5.8038
   Erişim: 24.06.2026

3. Sivil Toplumla İlişkiler Genel Müdürlüğü
   Sayfa: Dernekler Bilgi Sistemi (DERBİS V.2.0) Kullanıcı Kılavuzları
   Bağlantı: https://www.siviltoplum.gov.tr/dernekler-bilgi-sistemi-derbis-kullanici-kilavuzlari
   Erişim: 24.06.2026

4. Sivil Toplumla İlişkiler Genel Müdürlüğü — Trabzon İl Müdürlüğü
   Sayfa: Dernek Bildirimleri
   Bağlantı: https://www.siviltoplum.gov.tr/trabzon/dernek-bildirimleri
   Erişim: 24.06.2026

5. Sivil Toplumla İlişkiler Genel Müdürlüğü — Ankara İl Müdürlüğü
   Sayfa: 2025 Yılı Dernek Beyannamelerinin Bildirim Süresi: 1 Ocak–30 Nisan 2026
   Bağlantı: https://www.siviltoplum.gov.tr/ankara/stklarimizin-dikkatine-2025-yili-dernek-beyannamelerinin-bildirim-suresi-basladi-01-ocak---30-nisan-2026
   Erişim: 24.06.2026

6. Resmî Gazete
   Belge: 21.10.2021 tarihli Dernekler Yönetmeliğinde Değişiklik Yapılmasına Dair Yönetmelik
   Bağlantı: https://www.resmigazete.gov.tr/eskiler/2021/10/20211021-3.htm
   Erişim: 24.06.2026