Dernek Genel Kurulu Rehberi: Hazırlıktan Bildirime Adım Adım Süreç

Dernek genel kurulu; tüzükte yazan dönem ve usule göre çağrılmalı, toplantıya katılma hakkı bulunan üyeler en az on beş gün önce bilgilendirilmeli, toplantı ve karar yeter sayıları ayrı ayrı kontrol edilmelidir. Hazirun listesi, divan, faaliyet ve denetim raporları, bütçe, seçimler ve tutanak aynı dosya düzeni içinde hazırlanmalıdır. Toplantı sonrasında sonuç bildirimi ile varsa tüzük değişikliği belgeleri DERBİS veya yetkili idare üzerinden süresinde sunulmalıdır. 5253 sayılı Kanun’daki 30 gün ile Dernekler Yönetmeliği’ndeki 45 gün arasındaki görünür uyumsuzluk nedeniyle, risk azaltmak için bildirimin 30 gün içinde tamamlanması uygun bir uygulama yaklaşımıdır.

İçindekiler

1. Genel kurulun anlamı ve türleri
2. Tüzük kontrolü ve hazırlık takvimi
3. Çağrı, gündem ve üye listesi
4. Toplantı ve karar yeter sayıları
5. Toplantı günü uygulaması
6. Raporlar, bütçe ve seçimler
7. Tutanak ve genel kurul sonrası bildirimler
8. Şubeli derneklerde özel noktalar
9. Sık yapılan hatalar
10. Uygulama kontrol listesi
11. Örnek genel kurul takvimi

Genel kurul nedir ve neden önemlidir?

Genel kurul, derneğin kayıtlı üyelerinden oluşan en yetkili organdır. Yönetim ve denetim organlarını seçer; diğer organları denetler; tüzük değişikliği, fesih ve tüzüğün genel kurula bıraktığı temel konularda karar alır. Üyeliğe kabul ve üyelikten çıkarma konusunda da son karar yetkisi genel kurula aittir. Bu nedenle genel kurul yalnızca periyodik bir seçim toplantısı değil, derneğin hesap verme ve gelecek dönem yönünü belirleme mekanizmasıdır.

Olağan genel kurul

Olağan genel kurul, dernek tüzüğünde belirtilen zamanda yapılır. Mevzuat, olağan toplantılar arasında en fazla üç yıllık bir üst sınır öngörür. Tüzük iki yılda bir ve belirli bir ayda toplantı yapılmasını şart koşuyorsa üç yıllık azami süreye dayanılarak toplantı ertelenemez; tüzükteki daha kısa dönem uygulanır.

Olağanüstü genel kurul

Yönetim veya denetim kurulunun gerekli görmesi ya da üyelerin beşte birinin yazılı talebi hâlinde olağanüstü genel kurul gündeme gelir. Talebin niteliği ve imzaların üyelik durumları kayıtlarla doğrulanmalıdır. Mevzuata göre genel kurulun otuz gün içinde toplantıya çağrılması gerekir. Yönetim kurulunun çağrı yapmaması hâlinde üyelerden biri sulh hâkimine başvurabilir ve hâkim üç üyeyi çağrı yapmakla görevlendirebilir.

Olağanüstü toplantıda da çağrı, yeter sayı, hazirun, divan, tutanak ve bildirim kuralları uygulanır. Fark, toplantının gerekçesi ve gündeminin olağan dönemden bağımsız olmasıdır.

İlk adım: Tüzüğü ve üye kayıtlarını kontrol edin

Genel kurul hazırlığında yalnızca kanun ve yönetmeliğe bakmak yeterli değildir. Tüzükte aşağıdaki başlıklar bulunmalı ve fiilî uygulama bunlarla karşılaştırılmalıdır:

• olağan genel kurulun dönemi ve ayı;
• toplantı yeri;
• çağrı yöntemi;
• toplantıya katılma şartları;
• aidat borcunun oy hakkına etkisi varsa bunun açık düzenlemesi;
• organların asıl ve yedek üye sayıları;
• seçim yöntemi, görev süresi ve adaylık usulü;
• şubelerin merkez genel kurulunda temsil biçimi;
• tüzük değişikliği veya fesih için ek şartlar.

Tüzükte mevzuata aykırı veya güncelliğini kaybetmiş bir hüküm bulunması, toplantıdan önce hukuki değerlendirme gerektirebilir. Yönetim kurulu, toplantıya katılma hakkı bulunanların listesini üye kayıt defteri, üyelik kararları, çıkma/çıkarma kayıtları ve tüzükteki şartlara göre oluşturmalıdır. Kişinin üyeliği tartışmalıysa son gün sözlü karar vermek yerine konu önceden kayıt ve kararlarla açıklığa kavuşturulmalıdır.

Çağrı süreci nasıl yürütülür?

Yönetim kurulu önce genel kurulun yapılmasına ilişkin karar alır. Kararda en az şu unsurlar yer almalıdır:

• toplantının olağan veya olağanüstü olduğu;
• birinci toplantının tarihi, saati ve yeri;
• ilk toplantıda çoğunluk sağlanamazsa ikinci toplantının tarihi, saati ve yeri;
• gündem;
• çağrı yöntemi;
• hazırlık ve bildirimlerden sorumlu kişiler.

Üyeler toplantıdan en az on beş gün önce gün, saat, yer ve gündem belirtilerek çağrılır. Yönetmelik; gazete veya dernek internet sitesi ilanı, yazılı bildirim, üyenin bildirdiği e-posta adresi ya da telefon numarasına mesaj ve mahallî yayın araçları gibi yöntemlere izin verir. Tüzük belirli bir yöntemi zorunlu kılıyorsa o yöntem de uygulanmalıdır.

İlk ve ikinci toplantı arasındaki süre yedi günden az, altmış günden fazla olamaz. İkinci toplantının bilgileri ilk çağrıda yer almalıdır. Çoğunluk dışındaki bir nedenle erteleme yapılırsa erteleme gerekçesi çağrı usulüyle duyurulur; yeni toplantı için mevzuattaki üst süre ve yeniden çağrı kuralları ayrıca kontrol edilir.

Çağrının ispatı

Dernek, yalnızca mesajın hazırlandığını değil, çağrının hangi üye listesine, hangi tarihte ve hangi kanalla gönderildiğini gösterebilmelidir. E-posta gönderim kayıtları, SMS raporları, posta belgeleri, internet sayfası ekran kaydı ve ilan metni genel kurul dosyasında saklanmalıdır. Kişisel telefon ve e-posta adresleri üçüncü kişilerle paylaşılmamalıdır.

Gündem nasıl hazırlanır?

Gündem toplantının sınırını ve kararların öngörülebilirliğini belirler. Olağan bir gündem şu sırayı izleyebilir:

1. Açılış ve yoklama
2. Divan heyetinin seçimi
3. Gündemin okunması ve gündeme ilişkin işlemler
4. Yönetim kurulu faaliyet raporunun okunması ve görüşülmesi
5. Denetim kurulu raporunun okunması ve görüşülmesi
6. Mali tabloların ve geçmiş dönem bütçe gerçekleşmesinin görüşülmesi
7. Yönetim ve denetim kurullarının ibrası
8. Gelecek dönem çalışma programı ve bütçenin görüşülmesi
9. Tüzük değişikliği varsa ilgili maddelerin görüşülmesi
10. Organ seçimleri
11. Dilek ve temenniler
12. Kapanış

Gündeme taşınmaz alım-satımı, federasyona katılma, şube açma, yönetici ücretleri veya tüzük değişikliği gibi özel kararlar konulacaksa kararın kapsamı üyelerin anlayabileceği açıklıkta yazılmalıdır. Seçimin hangi aşamada yapılacağı ve adaylık yönteminin nasıl işletileceği de önceden planlanmalıdır.

Toplantı ve karar yeter sayıları

Toplantı yeter sayısı ile karar yeter sayısı aynı değildir. İlki toplantının başlayabilmesi, ikincisi belirli bir kararın kabul edilmesi için gereken çoğunluğu ifade eder.

“Salt çoğunluk”, ilgili toplamın yarısından bir fazlasıdır. Çekimser oyların sonuca etkisi, hazır bulunanların ve geçerli oyların nasıl kaydedileceği konusunda tüzük ve karar türü dikkate alınmalı; tartışmalı durumlar tutanakta sayısal olarak gösterilmelidir.

Toplantı günü: Hazirundan divana uygulama

Hazirun listesi ve kimlik kontrolü

Toplantıya katılma hakkı bulunanların listesi girişte hazır bulundurulur. Üyelerin resmî kimlik belgesi kontrol edilir ve isimlerinin karşısını imzalamaları sağlanır. Üye olmayanlar veya katılma hakkı bulunmayanlar oy kullanamaz; uygun bir bölümde gözlemci olarak bulunmaları toplantı düzenine göre değerlendirilebilir.

Hazirun listesinde ad-soyad, üyelik veya kimlik doğrulamaya yarayan gerekli alan, imza ve gerekiyorsa temsil durumu bulunmalıdır. Gereksiz kişisel veri alanları eklenmemeli; listenin fotoğrafının sosyal medyada paylaşılması engellenmelidir.

Açılış ve yeter sayı tespiti

Yeter sayı varsa bu durum açılış tutanağına geçirilir. Yeter sayı yoksa “toplantı yapılamadı” tutanağı düzenlenir; yalnızca sözlü olarak dağılmak doğru değildir. İkinci toplantı ilk çağrıda belirtilen tarihte yapılır.

Divanın oluşturulması

Toplantı, yönetim kurulu başkanı veya görevlendirdiği yönetim kurulu üyesi tarafından açıldıktan sonra toplantıyı yönetmek üzere divan başkanı, yeterli sayıda başkan vekili ve yazman seçilir. Divan; söz sırasını, oylamayı, sayımı ve toplantı düzenini yönetir. Divanın görevi yönetim kurulunun kararlarını onaylamak değil, genel kurul iradesinin usulüne uygun biçimde oluşmasını ve kayda geçmesini sağlamaktır.

Faaliyet, denetim raporu ve bütçe görüşmesi

Faaliyet raporu, yalnızca etkinlik listesi olmamalıdır. Hedefler, yapılan faaliyetler, yararlanıcı gruplar, kaynak kullanımı, tamamlanamayan işler ve gelecek dönem önerileri anlaşılır biçimde sunulmalıdır. Denetim kurulu raporu ise defterler, belgeler, gelir-gider kayıtları, tüzük ve amaçlara uygunluk ile iç kontrol bulgularını içermelidir.

Bütçe görüşmesinde geçmiş dönem gerçekleşmeleri ile gelecek dönem tahminleri ayrılmalıdır. Gelirler aidat, bağış, proje, iktisadi işletme aktarımı ve diğer kalemler; giderler program, personel, idari gider, iletişim ve yatırım gibi anlamlı başlıklarda gösterilmelidir. Genel kurulun bütçe ve yetki kararları, yönetim kuruluna sınırsız veya belirsiz bir harcama yetkisi veriyormuş gibi kaleme alınmamalıdır.

İbra, hesap ve faaliyetlerin genel kurulca değerlendirilmesine ilişkin önemli bir karardır; görevli kişilerin sorumluluğunu her ihtimalde tamamen ortadan kaldıran otomatik bir “temizlik belgesi” gibi sunulmamalıdır. Kişisel çıkar çatışması bulunan üyelerin oy kullanma yasağı da somut olayda değerlendirilmelidir.

Seçimler nasıl yürütülmeli?

Seçim yöntemi tüzükte düzenlenir. Liste veya çarşaf liste, açık ya da gizli oy gibi yöntemler tüzüğe ve alınan usul kararlarına uygun olmalıdır. Organların asıl ve yedek üye sayıları tam olarak seçilmelidir. Aday listeleri, oy pusulaları, sayım çizelgesi ve seçim sonucu tutanağı aynı sayı düzenini taşımalıdır.

Tüzel kişi üyelerin oy hakkını kullanacak gerçek kişi, yetkisini gösteren güncel belgeyi sunmalıdır. Her gerçek kişi üye oyunu şahsen kullanır; genel vekâletle başka bir üyenin yerine oy kullanılması esas değildir. Elektronik genel kurul ancak Bakanlığın bilgi teknolojileri birimince uygun görülen sistem ve mevzuatta öngörülen kimlik doğrulama, kayıt ve güvenlik şartlarıyla yapılabilir; sıradan video konferans bağlantısı tek başına mevzuata uygun elektronik genel kurul sayılmaz.

Toplantı tutanağı ve belge dosyası

Tutanak; görüşülen her gündem maddesini, önerileri, oylama yöntemini, lehte-aleyhte-çekimser sayıları, seçim sonuçlarını ve alınan kararları açıkça göstermelidir. “Görüşüldü, kabul edildi” gibi belirsiz ifadeler özellikle bütçe, yetki, taşınmaz veya tüzük değişikliği kararlarında yeterli olmayabilir.

Toplantı tutanağı divan başkanı ve yazmanlarca imzalanır. Toplantı sonunda tutanak ve diğer belgeler yönetim kurulu başkanına teslim edilir. Yeni yönetim seçilmişse eski başkanın belgeleri yeni yönetim kuruluna yedi gün içinde teslim etme sorumluluğu bulunur.

Genel kurul dosyasında en az şu belgeler tutulmalıdır:

• yönetim kurulu çağrı kararı;
• üye ve çağrı listesi;
• çağrı kanıtları;
• hazirun listesi;
• yeter sayı veya erteleme tutanağı;
• divan seçimi ve toplantı tutanağı;
• faaliyet, denetim ve mali raporlar;
• bütçe;
• aday listeleri, oy pusulası/sayım kayıtları;
• sonuç bildirimi ve sistem alındısı;
• varsa tüzük tadil metni ve tüzüğün son hâli.

Genel kurul sonrası bildirimler ve DERBİS

Genel kurul sonuç bildirimi, seçilen yönetim ve denetim kurulları ile diğer organların asıl ve yedek üyelerini içerir. Tüzük değişikliği yapılmışsa toplantı tutanağı, değişen maddelerin eski-yeni metni ve usulüne uygun imzalanmış tüzüğün son şekli eklenir.

Burada önemli bir güncellik sorunu vardır: 5253 sayılı Kanun’un 23. maddesi 30 gün, Dernekler Yönetmeliği’nin 17. maddesi 45 gün demektedir. Daha kısa kanuni süreyi kaçırmamak için işlemin toplantı tarihinden itibaren 30 gün içinde tamamlanması, DERBİS alındısının saklanması ve tereddüt varsa il sivil toplumla ilişkiler müdürlüğünden yazılı teyit alınması ihtiyatlıdır.

DERBİS ekran adları ve iş akışları değişebildiği için güncel “DERBİS V.2.0 Kullanıcı Kılavuzları” kontrol edilmelidir. Kılavuz doğrulanmadan sabit menü adlarına dayanan iç prosedür hazırlanması önerilmez.

Şubeli derneklerde dikkat edilecek noktalar

Şube genel kurullarının merkez genel kurulundan önce tamamlanması ve delegelerin tüzüğe uygun biçimde belirlenmesi gerekir. Yönetmelikte şube olağan genel kurullarının merkez olağan genel kurulundan en az iki ay önce tamamlanması öngörülür. Ancak şube bildirim sürelerinde de eski resmî sayfalar ile güncel yönetmelik arasında farklı ifadeler görülebilir. Bu nedenle şube takvimi hazırlanırken güncel konsolide metin, DERBİS ve yetkili idare birlikte kontrol edilmelidir.

Merkez genel kurul hazirununda delegelerin hangi şubeden ve hangi karar/tutanakla seçildiği izlenebilir olmalıdır. Şube tüzük veya iç düzenlemelerinde “doğal delege” hükümleri varsa bunların üst mevzuata uygunluğu ayrıca incelenmelidir.

Sık Yapılan Hatalar

1. Tüzükte iki yılda bir toplantı yazmasına rağmen üç yıllık yasal üst sınıra güvenmek.
2. Birinci çağrıda ikinci toplantının yer, tarih ve saatini göstermemek.
3. Çağrıyı en az on beş gün önce yapmamak veya gönderim kanıtını saklamamak.
4. Güncel olmayan üye listesiyle yeter sayı hesaplamak.
5. İlk toplantı yeter sayısı ile karar yeter sayısını karıştırmak.
6. Tüzük değişikliğini gündemde açıkça göstermeden görüşmek.
7. Hazirun listesine imza atmayan kişiye oy kullandırmak.
8. Seçilen asıl ve yedek sayılarını tüzükle karşılaştırmamak.
9. Tutanakta oy sayılarını ve karar içeriğini belirsiz bırakmak.
10. Kanun–yönetmelik süre farkını dikkate almadan bildirimi son güne bırakmak.

Uygulama Kontrol Listesi

Toplantıdan önce

• Tüzükteki dönem, yer, çağrı ve organ sayıları kontrol edildi.
• Üye kayıtları ve katılma hakkı bulunanlar listesi güncellendi.
• Yönetim kurulu çağrı kararı alındı.
• Birinci ve ikinci toplantı tarihleri 7–60 günlük aralığa göre belirlendi.
• Üyeler en az 15 gün önce çağrıldı; kanıtlar saklandı.
• Faaliyet, denetim, mali rapor ve bütçe hazırlandı.
• Hazirun, pusulalar, sayım çizelgeleri ve tutanak taslakları hazırlandı.

Toplantı günü

• Kimlik ve üyelik kontrolü yapıldı.
• Hazirun imzalandı ve yeter sayı tutanakla tespit edildi.
• Divan seçildi.
• Her gündem maddesi ayrı görüşülüp oylandı.
• Seçim sonuçları asıl-yedek ayrımıyla kaydedildi.
• Tutanak divan tarafından imzalandı.

Toplantıdan sonra

• Belgeler yönetim kurulu başkanına teslim edildi.
• Yeni yönetime devir işlemi yedi gün içinde yapıldı.
• Sonuç bildirimi ve ekleri ihtiyaten 30 gün içinde gönderildi.
• DERBİS/sistem alındısı ve ekler arşivlendi.
• Üye, organ, banka ve yetki kayıtları güncellendi.

Örnek Genel Kurul Takvimi

11. SIK SORULAN SORULAR

Dernek genel kurulu kaç yılda bir yapılır?

Tüzükteki süre uygulanır; olağan genel kurul toplantıları arasındaki süre en fazla üç yıl olabilir. Tüzük daha kısa bir dönem öngörüyorsa o dönem bağlayıcıdır.

Genel kurul çağrısı WhatsApp ile yapılabilir mi?

Yönetmelik, üyenin bildirdiği iletişim numarasına mesaj gönderilmesine imkân verir. Ancak tüzükteki çağrı yöntemi de uygulanmalı; alıcı listesi, gönderim tarihi ve teslim kayıtları saklanmalıdır.

İkinci toplantıda kaç üye bulunmalıdır?

Çoğunluk aranmaz; ancak katılan üye sayısı yönetim ve denetim kurulları toplam üye tam sayısının iki katından az olamaz. Tüzükte daha ağır bir şart bulunup bulunmadığı kontrol edilir.

Aidat borcu olan üye oy kullanabilir mi?

Aidat borcunun oy hakkına etkisi otomatik kabul edilmemelidir. Tüzük hükmü, üyelik statüsü ve eşit işlem ilkesi birlikte incelenmelidir.

Genel kurul sonucu 30 günde mi 45 günde mi bildirilir?

Kanunda 30, Yönetmelikte 45 gün ifadesi bulunmaktadır. Bu görünür uyumsuzluk nedeniyle işlemi 30 gün içinde tamamlamak daha ihtiyatlıdır; somut durum için güncel idari uygulama teyit edilmelidir.

Elektronik genel kurul Zoom üzerinden yapılabilir mi?

Sıradan bir video konferans bağlantısı tek başına yeterli değildir. Bakanlığın uygun gördüğü sistem, güvenli kimlik doğrulama, kayıt ve mevzuattaki diğer şartlar aranır.

Tutanakta bütün konuşmalar kelimesi kelimesine yazılmalı mı?

Hayır. Ancak öneriler, kararların açık içeriği, oylama yöntemi ve sayısal sonuçlar anlaşılır biçimde kaydedilmelidir.

12. İÇ BAĞLANTI ÖNERİLERİ

• “Yönetim kurulu çağrı kararı nasıl yazılır?” → Yönetim Kurulu Karar Örnekleri
• “Genel kurul belgelerinin işlendiği dernek defterleri” → Dernek Defterleri ve Tasdik Süreleri
• “Genel kurul sonuç bildirimi ve diğer DERBİS süreleri” → DERBİS Bildirimleri
• “Üyelik statüsünün sona erdirilmesinde doğru usul” → Dernek Üyeliğinden Çıkarma Süreçleri
• “Üye ve hazirun verilerinde KVKK uyumu” → Derneklerde KVKK Yükümlülükleri
• “genel kurul ve mevzuat süreçlerinin kurumsal incelemesi” → STK360 Mevzuat Danışmanlığı hizmet sayfası
• “karar, görev ve kontrol yapısının güçlendirilmesi” → STK360 Kurumsal Yönetişim hizmet sayfası

13. CTA

Genel kurul takviminizi, tüzüğünüzü ve bildirim dosyanızı toplantıdan önce bütüncül biçimde gözden geçirmek için STK360 mevzuat danışmanlığı ekibiyle ön değerlendirme planlayabilirsiniz.

14. ÖNEMLİ NOT

Bu içerik genel bilgilendirme amacıyla hazırlanmıştır; hukuki görüş yerine geçmez. Derneğinizin tüzüğü, şube ve delegasyon yapısı, üyelik kayıtları, elektronik toplantı tercihi ve alınacak kararların niteliği farklı yükümlülükler doğurabilir. Süre veya usul konusunda tereddüt varsa yetkili sivil toplumla ilişkiler birimi ve uzman danışmanla somut dosya üzerinden değerlendirme yapılmalıdır.

15. SON GÜNCELLEME TARİHİ

24 Haziran 2026

16. BAŞLICA RESMÎ KAYNAKLAR

1. Mevzuat Bilgi Sistemi — 4721 sayılı Türk Medeni Kanunu
   Belge: Türk Medeni Kanunu (özellikle m. 73–84, 87–88, 94 ve 98)
   Bağlantı: https://www.mevzuat.gov.tr/mevzuatmetin/1.5.4721.pdf
   Erişim: 24.06.2026

2. Mevzuat Bilgi Sistemi — 5253 sayılı Dernekler Kanunu
   Belge: Dernekler Kanunu (özellikle m. 4, 9, 13, 22, 23 ve 32)
   Bağlantı: https://www.mevzuat.gov.tr/mevzuatmetin/1.5.5253.pdf
   Erişim: 24.06.2026

3. Mevzuat Bilgi Sistemi — Dernekler Yönetmeliği
   Belge: Dernekler Yönetmeliği (özellikle m. 13–17 ve 15/A)
   Bağlantı: https://www.mevzuat.gov.tr/Metin.Aspx?MevzuatIliski=0&MevzuatKod=7.5.8038
   Erişim: 24.06.2026

4. Sivil Toplumla İlişkiler Genel Müdürlüğü
   Sayfa: Derneklerde Genel Kurul ve Genel Kurul Toplantıları
   Bağlantı: https://www.siviltoplum.gov.tr/adana/genel-kurul
   Erişim: 24.06.2026
   Not: Sayfadaki 30 günlük bildirim anlatımı, güncel Yönetmelik metnindeki 45 gün değişikliğiyle birlikte değerlendirilmiştir.

5. Sivil Toplumla İlişkiler Genel Müdürlüğü
   Sayfa: Dernekler Bilgi Sistemi (DERBİS V.2.0) Kullanıcı Kılavuzları
   Bağlantı: https://www.siviltoplum.gov.tr/dernekler-bilgi-sistemi-derbis-kullanici-kilavuzlari
   Erişim: 24.06.2026

6. Resmî Gazete / Sivil Toplumla İlişkiler Genel Müdürlüğü
   Belge: 21.10.2021 tarihli Dernekler Yönetmeliğinde Değişiklik Yapılmasına Dair Yönetmelik
   Bağlantı: https://www.resmigazete.gov.tr/eskiler/2021/10/20211021-3.htm
   Erişim: 24.06.2026