Yurt Dışı Yardım Operasyonlarında Raporlama: Bildirimden Kapanış Dosyasına Rehber

Yurt dışı yardım operasyonu, yönetim organı kararı, ülke ve partner incelemesi, doğru resmî bildirim, izlenebilir para veya mal akışı, doğrulanabilir dağıtım kanıtı ve kişisel verileri koruyan kapanış raporu ile yönetilmelidir. Dernekler, kural olarak yardımı yapmadan önce Ek-4/B bildirimi verir; afet veya acil durumda bildirim olay tarihinden itibaren otuz gün içinde yapılabilir. Yardım tamamlandıktan sonra Ek-4/C faaliyet sonuç bildirimi doksan gün içinde sunulur. Vakıflar ise Vakıflar Genel Müdürlüğünün Ek-4 formu ve kendi bildirim kanalı üzerinden işlem yapar. Kuruluş türleri ve bildirim sistemleri birbirine karıştırılmamalıdır.

İçindekiler

1. Raporlama neden operasyon öncesinde başlar?
2. Dernek ve vakıf bildirimlerinin ayrılması
3. Operasyon öncesi planlama
4. Ülke ve ihtiyaç analizi
5. Yerel paydaş incelemesi
6. Yetkilendirme ve sözleşmeler
7. Bütçe ve fon kodları
8. Yararlanıcı seçim kriterleri
9. Satın alma ve teklif süreçleri
10. Nakdi ve ayni yardımın izlenmesi
11. Dağıtım listeleri ve teslim tutanakları
12. Fotoğraf, video ve konum verileri
13. Çocuklar ve hassas gruplar
14. Döviz, kur ve masraf belgeleri
15. Yurt dışına yardım bildirimi
16. Yaptırım ve mali suç risk kontrolleri
17. Donör raporlaması
18. Çıkar çatışması ve suistimal önleme
19. İzleme, değerlendirme ve etki göstergeleri
20. Operasyon kapanış raporu
21. Denetim dosyası
22. Örnek operasyon raporu şablonu
23. Saha kontrol listesi
24. Sık yapılan hatalar

Raporlama neden operasyon öncesinde başlar?

Sahadan dönüşte “hangi belgeyi bulabiliyorsak” yaklaşımı güvenilir rapor üretmez. Raporlama gereksinimleri operasyon tasarımına gömülmelidir. Çünkü sonradan:

• yararlanıcı seçim kriteri yeniden üretilemez;
• eksik partner incelemesi geriye dönük güvence sağlamaz;
• nakit tesliminin imzası veya elektronik izi kaybolabilir;
• satın alma rekabeti sonradan kurulamaz;
• yanlış kişisel veri paylaşımı geri alınamayabilir;
• fotoğraf, tek başına miktarı ve alıcıyı doğrulamayabilir;
• bildirim süreleri geçirilmiş olabilir.

İyi raporlama, şu soruların operasyondan önce cevaplanmasıdır:

1. Kim, hangi yetkiyle karar verdi?
2. Hangi ihtiyaç ve hedef grup için ne yapılacak?
3. Yardım hangi ülke, bölge ve partner üzerinden yürütülecek?
4. Kaynak hangi fon veya bağış koşuluna bağlı?
5. Para ya da mal hangi kanaldan aktarılacak?
6. Kimlerin uygun yararlanıcı olduğu nasıl belirlenecek?
7. Teslimin gerçekleştiği hangi kanıtlarla doğrulanacak?
8. Hangi kişisel veriler gerçekten gerekli?
9. Bildirim ve donör raporu hangi tarihte verilecek?
10. Operasyon ne zaman ve hangi ölçütle kapanmış sayılacak?

Dernek ve vakıf bildirimlerini birbirinden ayırın

Türkiye’den yurt dışına yardım yapan kuruluşun hukuki türü, uygulanacak bildirim kanalını belirler.

Dernekler

Dernekler Yönetmeliğinin güncel hükümlerine göre yurt dışına yapılacak yardım, yardım yapılmadan önce mülki idare amirliğine bildirilir. Uygulamada Ek-4/B “Yurt Dışına Yapılacak Yardım Bildirimi” kullanılır ve işlem DERBİS üzerinden yürütülebilir. Yardım gerçekleştirildikten sonra Ek-4/C “Yurt Dışına Yapılan Yardım Faaliyet Sonuç Bildirimi” merkezinin bulunduğu sivil toplumla ilişkiler birimine verilir.

Temel süre ve istisnalar:

• normal durumda ön bildirim, yardım yapılmadan önce;
• afet veya acil durumda bildirim, olayın gerçekleştiği tarihten itibaren otuz gün içinde yapılabilir;
• belirli bir proje kapsamında farklı tarihlerdeki yardımlar için tek bildirim yapılabilir;
• faaliyet sonuç bildirimi, yardım gerçekleştirildikten sonra doksan gün içinde verilir;
• sonuca ilişkin form, görsel ve benzeri kanıtlayıcı belgeler eklenir.

“Afet veya acil durum” istisnası, bütün hızlı operasyonlar için genel bir sonradan bildirim serbestisi değildir. Olayın niteliği ve tarihinin dosyada açık olması gerekir.

Vakıflar

Vakıflar, yurt dışına nakdi veya ayni yardım yaparken Vakıflar Kanunu, Vakıflar Yönetmeliği, vakıf senedi ve Vakıflar Genel Müdürlüğünün bildirim düzenini izler. VGM’nin güncel mevzuat sayfasında Ek-4 Yurtdışına Yardım/Bağış Yapma Bildirimi bulunmaktadır. VGM’nin resmî açıklamasında nakdi yardımın banka aracılığıyla yapılması ve sonucun Genel Müdürlüğe bildirilmesi gerektiği belirtilir.

Vakıf yöneticisi, dernekler için düzenlenen Ek-4/B ve Ek-4/C sürelerini otomatik olarak kendi vakfına uygulamak yerine güncel Vakıflar Yönetmeliği, VBYS ekranı ve bağlı Vakıflar Bölge Müdürlüğü yönlendirmesini kontrol etmelidir. Vakıflarda işlem, vakıf senedindeki amaç ve yönetim organının yetkisiyle de uyumlu olmalıdır.

Diğer yapılar

Federasyon, konfederasyon, yabancı STK şubesi/temsilciliği, iktisadi işletme, şirket veya kamu kurumu bağlantılı yapıların statüsü ayrıca incelenmelidir. Projenin birden fazla tüzel kişi tarafından yürütülmesi, hangi kuruluşun bağışçı, gönderen, sözleşme tarafı, veri sorumlusu ve bildirim yükümlüsü olduğunun yazılı biçimde belirlenmesini gerektirir.

Operasyon öncesi planlama

Operasyon dosyasının ilk belgesi yalnız bütçe değil, bir operasyon başlangıç notu olmalıdır. Bu not en az aşağıdaki alanları içerir:

Plan, sahadaki değişime izin verecek kadar esnek; amaç dışı harcamayı önleyecek kadar belirli olmalıdır. Bütçe revizyon eşiği, yararlanıcı sayısındaki kabul edilebilir değişim ve farklı tedarikçiye geçiş yetkisi baştan yazılmalıdır.

Ülke ve ihtiyaç analizi

“Bölgede ihtiyaç var” tek başına yeterli analiz değildir. İhtiyaç değerlendirmesi kaynak, yöntem ve tarih içermelidir:

• resmî ulusal/yerel afet veya sosyal hizmet verileri;
• Birleşmiş Milletler ve güvenilir insani koordinasyon verileri;
• yerel yönetim veya yetkili kurum görüşü;
• partner saha değerlendirmesi;
• hane veya topluluk görüşmeleri;
• mevcut yardım aktörleri ve hizmet boşlukları;
• pazar ve fiyat analizi;
• güvenlik ve erişim analizi.

Analiz, “yardım vermek istediğimiz ürün” üzerinden değil, giderilmesi gereken ihtiyaç üzerinden başlamalıdır. Örneğin gıda kolisi planlanıyorsa yerel pazarda ürün bulunurluğu, kültürel uygunluk, depolama, son kullanma tarihi ve nakit desteğinin daha etkili olup olmayacağı değerlendirilmelidir.

Ülke bazlı hukuk kontrolü

Türkiye’deki bildirim, ev sahibi ülkedeki izinlerin yerine geçmez. Operasyon ülkesine göre şu konular değişebilir:

• yabancı STK kayıt ve faaliyet izni;
• yerel ortakla çalışma zorunluluğu;
• çalışma ve oturma izinleri;
• gümrük, ithalat ve ihracat kuralları;
• gıda, ilaç, tıbbi cihaz ve telekom ekipmanı izinleri;
• vergi, stopaj ve sosyal güvenlik;
• nakit taşıma ve döviz kontrolleri;
• kişisel veri, fotoğraf ve biyometrik veri kuralları;
• çocuk koruma ve zorunlu bildirim;
• yerel satın alma ve lisans şartları;
• yaptırım ve ambargo düzenlemeleri.

Bu nedenle ülke hukuk notu, güvenilir yerel hukuk veya yetkili kurum görüşüyle güncellenmelidir. Aynı şablon her ülkeye uygulanmamalıdır.

Yerel paydaş incelemesi

Yerel partner, yardımın ulaştığı son noktaya kadar kuruluşun en önemli kontrol halkasıdır. Sadece tanıdık veya daha önce çalışılmış olması yeterli değildir.

Asgari partner inceleme başlıkları

1. Hukuki kimlik: Tescil belgesi, adres, faaliyet yetkisi ve güncel yönetim.
2. Amaç uyumu: Faaliyetlerin projenin insani amacıyla uyumu.
3. Yönetim ve sahiplik: Yetkili temsilciler, kilit yöneticiler ve varsa kontrol eden kişiler.
4. Banka hesabı: Hesap sahibinin sözleşme tarafıyla eşleşmesi.
5. Mali kapasite: Muhasebe, banka mutabakatı, fon bazlı takip ve denetim geçmişi.
6. Satın alma: Teklif, çıkar çatışması ve tedarikçi kontrol mekanizması.
7. Koruma: Çocuk ve hassas yetişkin güvenliği, şikâyet kanalı.
8. Veri güvenliği: Yararlanıcı listeleri, cihazlar, bulut ve veri paylaşımı.
9. Yaptırım/itibar: Resmî dondurma listeleri, olumsuz güvenilir bulgular ve açıklama süreci.
10. Saha erişimi: Depo, personel, yerel izin ve dağıtım kapasitesi.
11. Alt ortaklar: Fonun veya malın başka bir kuruluşa aktarılıp aktarılmayacağı.
12. Referans ve doğrulama: Belgeyi düzenleyen kurum veya güvenilir üçüncü taraf teyidi.

İnceleme riskle orantılı olmalıdır. Küçük, tek seferlik bir alım ile yüksek tutarlı, çatışma bölgesindeki çok katmanlı nakit projesi aynı derinlikte değerlendirilemez. Ancak hiçbir proje “acil” gerekçesiyle partner kimliği ve banka hesabı kontrolü yapılmadan başlatılmamalıdır.

İnceleme ne zaman yenilenmeli?

• yeni proje veya ülke başladığında;
• yönetici, adres veya banka hesabı değiştiğinde;
• yaptırım listesi ya da risk ortamı değiştiğinde;
• olumsuz ihbar veya denetim bulgusu olduğunda;
• uzun süre çalışılmayan partnerle tekrar başlanırken;
• periyodik risk gözden geçirme tarihinde.

Kontrolün tarihi, kullanılan kaynak ve sonucu kaydedilmelidir. “İnternetten bakıldı, sorun yok” denetim izi değildir.

Yetkilendirme ve sözleşmeler

Operasyon için yönetim kurulu veya vakıf yetkili organı kararı şu başlıkları kapsamalıdır:

• projenin adı, ülkesi ve amacı;
• azami bütçe ve para birimi;
• fon kaynağı;
• nakdi/ayni yardım türü;
• partner ve temel uygulama modeli;
• ödeme ve imza yetkilileri;
• bütçe revizyon sınırı;
• bildirim sorumlusu;
• raporlama ve kapanış tarihi;
• çıkar çatışması beyanı;
• gerektiğinde alt yetki sınırları.

Partner sözleşmesinde en az şu hükümler değerlendirilmelidir:

• faaliyet, hedef grup ve coğrafya;
• bütçe ve izin verilen maliyetler;
• ödeme dilimleri ve ön koşullar;
• banka hesabı ve üçüncü kişiye aktarım yasağı/sınırı;
• satın alma yöntemi;
• yararlanıcı seçim ölçütleri;
• belge ve kayıt standartları;
• kişisel veri rolleri ve güvenlik;
• fotoğraf/video ve görünürlük kuralları;
• çocuk ve hassas grup koruması;
• yaptırım, yolsuzluk ve çıkar çatışması taahhütleri;
• denetim ve saha erişim hakkı;
• olay/ihlal bildirim süresi;
• kullanılmayan fon ve uygun olmayan gider iadesi;
• fesih, mücbir sebep ve uyuşmazlık çözümü;
• kayıtların saklanması.

Sözleşme, fiilî uygulamaya uymalıdır. Partner mal satın alacaksa yalnız “yardım dağıtacaktır” yazmak, satın alma ve belge sorumluluğunu belirsiz bırakır.

Bütçe ve fon kodları

Her yurt dışı operasyonuna benzersiz bir proje/fon kodu verilmelidir. Bu kod:

• banka açıklamasında;
• muhasebe kaydında;
• satın alma dosyasında;
• depo giriş–çıkışında;
• dağıtım listesinde;
• gider ve avans kapatmada;
• donör ve resmî raporda

aynı şekilde kullanılmalıdır.

Örnek bütçe yapısı

Yardım miktarı ile operasyon maliyeti ayrılmalı; banka gideri, kur farkı, gümrük ve taşıma maliyetleri görünmez bırakılmamalıdır. Donör koşullu bağışı varsa fon başka ülkeye veya faaliyete aktarılamaz; değişiklik gerekiyorsa önceden yetki ve donör onayı değerlendirilir.

Yararlanıcı seçim kriterleri

Yararlanıcı, yardımın doğrudan ulaştığı kişi veya hanedir. Liste hazırlamadan önce seçim kriteri yazılmalıdır. Kriterler:

• ihtiyaca dayalı;
• anlaşılır;
• ayrımcı olmayan;
• doğrulanabilir;
• yerel bağlama uygun;
• suistimale karşı kontrollü;
• gereksiz kişisel veri toplamayan

nitelikte olmalıdır.

Örneğin “en yoksullar” yerine; yerinden edilme, hane büyüklüğü, engellilik, tek ebeveynlik, gelir kaybı veya barınma hasarı gibi ölçütler puanlanabilir. Ancak din, etnik köken, siyasi görüş veya benzeri hassas özellikler yardımla doğrudan ve meşru bağlantı olmadan seçim ölçütü yapılmamalıdır.

İtiraz ve geri bildirim

Listeyi hazırlayan kişi ile nihai onaylayan kişi mümkünse farklı olmalıdır. Topluluk liderinin tek başına verdiği liste, kayırma veya dışlama riski taşır. Yararlanıcılara:

• kriterlerin özeti;
• yardımın ücretsiz olduğu;
• kişisel veri kullanımının ana çerçevesi;
• şikâyet/itiraz kanalı;
• rüşvet veya ücret talebinin bildirileceği kanal

anlaşılır biçimde duyurulmalıdır.

Satın alma ve teklif süreçleri

Acil operasyon, kontrolsüz satın alma anlamına gelmez. Kuruluşun satın alma politikası; tutara, pazara ve aciliyete göre yöntem belirlemelidir.

Önerilen satın alma dosyası

1. İhtiyaç ve teknik şartname.
2. Tahmini maliyet/pazar araştırması.
3. Teklif talebi ve gönderilen tedarikçiler.
4. Alınan teklifler.
5. Karşılaştırma tablosu.
6. Çıkar çatışması beyanları.
7. Tedarikçi kimlik ve banka kontrolü.
8. Seçim gerekçesi.
9. Sipariş/sözleşme.
10. Teslim, kalite ve miktar kontrolü.
11. Fatura ve ödeme kanıtı.
12. Stok/depo kaydı.
13. Varsa tek kaynak veya acil alım gerekçesi.

En düşük fiyat her zaman en iyi seçenek değildir. Kalite, teslim süresi, yerel uygunluk, garanti, yaptırım riski ve tedarikçinin gerçek kapasitesi değerlendirilmelidir. Teklifler aynı teknik şartname üzerinden karşılaştırılmalıdır.

Acil alım istisnası

Rekabetçi sürecin uygulanamadığı gerçek acil durumda; gerekçe, alternatiflerin neden mümkün olmadığı, fiyatın nasıl makul bulunduğu ve onaylayan kişi yazılmalıdır. “Saha acildi” şeklindeki tek cümle yeterli değildir.

Nakdi ve ayni yardımın izlenmesi

Nakdi yardım

Nakdi yardım; banka transferi, mobil para, kupon veya kontrollü nakit dağıtımı şeklinde olabilir. Her modelde şu zincir kurulmalıdır:

Kaynak hesap → proje hesabı/partner hesabı → dağıtım aracı → yararlanıcı teyidi → kalan bakiye/iade.

Dernekler bakımından, yurt dışına yapılacak nakdi yardımda Dernekler Yönetmeliğinde yer alan Türk lirası eşiği her yıl yeniden değerleme oranında artırılır. Yönetmelik ayrıca on bin avro veya eşiti dövizi aşan nakdi yardımların bankalar, diğer finans kuruluşları veya PTT aracılığıyla yapılmasını esas alır. Resmî sayfalarda görülebilen eski 100.000 TL taban tutar güncel 2026 eşiği gibi kullanılmamalıdır; işlem tarihinde yürürlükteki yeniden değerlenmiş tutar DERBİS/ilgili idareyle teyit edilmelidir.

Finansal erişimin güç olduğu ülkelere yardım, yönetmelikteki koşullarda finans kuruluşu kullanılmaksızın gümrükte Nakit Beyan Formu ile beyan edilerek götürülebilir. Bu istisna, elden para taşımayı rutin yöntem yapmaz. Gümrük beyanının kopyası, verilişinden itibaren en geç otuz gün içinde dernekçe mülki idare amirliğine bildirilir.

Ticaret Bakanlığının nakit kontrol düzeni ayrıca dikkate alınmalıdır. Nakit taşıyan kişinin kimliği, yetkisi, paranın kaynağı ve kullanım amacı belgelenmelidir. Ev sahibi ülkenin nakit giriş beyanı da ayrı kontrol edilir.

Ayni yardım

Ayni yardımda denetim izi şu miktar zincirini göstermelidir:

Satın alınan/bağışlanan miktar → depoya giren → sevk edilen → gümrükten geçen → yerel depoya ulaşan → dağıtılan → hasar/kayıp/kalan stok.

Her aşamada birim, lot/seri, son kullanma tarihi ve kalite kontrolü gerekiyorsa kaydedilmelidir. İlaç, tıbbi cihaz, gıda, tohum ve haberleşme ekipmanı gibi ürünlerde ülke bazlı ithalat izinleri ayrıca incelenmelidir.

Dağıtım listeleri ve teslim tutanakları

Dağıtım listesi, mümkün olan en fazla veriyi değil, teslimi doğrulamaya yetecek en az veriyi içermelidir. Örnek alanlar:

• operasyon ve dağıtım kodu;
• yararlanıcıya atanmış benzersiz kod;
• gerekli ise ad/soyad veya hane temsilcisi;
• uygunluk kategorisi;
• teslim edilen yardım türü ve miktarı;
• tarih ve dağıtım noktası;
• teslim teyidi yöntemi;
• dağıtan personel;
• istisna veya açıklama.

Kimlik numarası, pasaport, sağlık, din, etnik köken veya GPS koordinatı yalnız gerçekten gerekli ve hukuken uygun olduğunda alınmalıdır. Liste donörle paylaşılacaksa ham dosya yerine kodlanmış veya toplulaştırılmış veri yeterli olabilir.

Teslim teyidi yöntemleri

• imzalı veya parmak izli tutanak;
• QR/kupon doğrulaması;
• mobil para işlem kaydı;
• çağrı merkezi örneklem teyidi;
• bağımsız izleme ziyareti;
• depo çıkış ve dağıtım sayım mutabakatı;
• toplu teslimde yetkili kurum tutanağı.

Parmak izi veya biyometrik yöntem yüksek risklidir ve varsayılan çözüm olmamalıdır. Okuryazarlık sorunu için tanık veya kodlu kupon gibi daha az müdahaleci yöntemler değerlendirilebilir.

Fotoğraf, video ve konum verileri

Fotoğraf, yardımın yapıldığını destekleyebilir; fakat tek başına teslim miktarını ve doğru yararlanıcıyı kanıtlamaz. Görsel kayıt, insan onuruna ve güvenliğe uygun olmalıdır.

Görsel çekmeden önce sorulacak sorular

• Görüntü gerçekten gerekli mi?
• İç rapor, donör kanıtı veya kamu iletişimi amaçlarından hangisi için?
• Kişi tanınabilir mi?
• Çocuk, hasta, mülteci, şiddet mağduru veya başka hassas durumda mı?
• Görüntü konum, sağlık, inanç veya yoksulluk durumunu açığa çıkarıyor mu?
• Rıza veya diğer hukuki dayanak geçerli ve özgür iradeye dayanıyor mu?
• Yardımı almak, görüntü vermeye bağlanmış mı?
• Dosya meta verisinde kesin GPS bilgisi bulunuyor mu?
• Kim erişecek, ne kadar süre saklanacak ve nerede yayımlanacak?

Yardım dağıtım kuyruğundaki kişiden “fotoğraf çekilmezse yardım alamazsın” ortamında alınan onay özgür iradeyi zedeler. Reddeden kişi yardımdan mahrum bırakılmamalıdır. Kamuya açık paylaşım için iç denetim amaçlı fotoğraftan ayrı seçim ve onay süreci olmalıdır.

Konum verisi; depo, personel ve yararlanıcı güvenliğini riske atabilir. Çatışma veya baskı ortamında kesin koordinatların sosyal medyada yayımlanması kaçınılması gereken bir uygulamadır. Gerektiğinde bölge düzeyinde yaklaşık konum kullanılmalıdır.

Çocuklar ve hassas grupların görüntülenmesi

Çocukların görüntüsü yalnız veli izniyle otomatik olarak güvenli hâle gelmez. Çocuğun üstün yararı, anlayabileceği ölçüde görüşü ve gelecekteki etkiler değerlendirilmelidir.

Kaçınılması gereken örnekler:

• çocuğun hastalığını veya travmasını yakın plan teşhir etmek;
• ad, okul, kamp, adres veya düzenli konumu açıklamak;
• yardım paketini alırken aşağılayıcı kurgu oluşturmak;
• yüzü gizlenmiş olsa bile aile/yer ayrıntılarıyla kişiyi belirlenebilir bırakmak;
• çocuğu bağış toplama mesajında dramatik bir araç hâline getirmek;
• saha ekibinin kişisel hesabında paylaşmak.

Kadın sığınma evi, insan ticareti mağduru, düzensiz göçmen, engelli kişi, azınlık veya çatışmadan etkilenen topluluklarda görünürlük riski ayrıca analiz edilmelidir. Bazen doğru iletişim kararı hiçbir tanınabilir görüntü yayımlamamaktır.

Kişisel veri güvenliği ve yurt dışı aktarım

Türkiye’deki kuruluşun yararlanıcı listesini, fotoğrafı veya çalışan verisini yabancı partnerle paylaşması; yabancı ülkedeki platforma yüklemesi ya da Türkiye’ye geri aktarması farklı veri akışları doğurabilir. KVKK’nın yurt dışı aktarım hükümleri güncel hâliyle değerlendirilmelidir.

İzlenecek sıra:

1. Hangi verinin, kimden kime ve hangi ülkeye aktarıldığını haritalayın.
2. Veri sorumlusu ve veri işleyen rollerini belirleyin.
3. İşleme ve aktarım için uygun hukuki mekanizmayı tespit edin.
4. Yeterlilik kararı, uygun güvence veya istisna koşullarını değerlendirin.
5. Gerekiyorsa KVKK standart sözleşmesini doğru taraf tipine göre kurun.
6. Bildirim/tescil ve sözleşme sürelerini kontrol edin.
7. Şifreleme, erişim, saklama ve ihlal prosedürünü uygulayın.
8. Yerel veri koruma hukukunu ayrıca inceleyin.

“Donör istiyor” tek başına sınırsız veri aktarım gerekçesi değildir. Donöre hedef, sayı, bölge ve sonuçlar toplulaştırılmış biçimde raporlanabiliyorsa ham yararlanıcı listesinin paylaşılması gerekmeyebilir.

Döviz, kur kayıtları ve masraf belgeleri

Çok para birimli operasyonda üç farklı tutar karışabilir:

• bankadan çıkan para;
• partnerin hesabına geçen para;
• yerel para biriminde harcanan para.

Dosyada şu belgeler eşleştirilmelidir:

• yönetim/onaylanan bütçe kuru;
• transfer tarihindeki banka dekontu ve kur;
• banka/ara banka kesintisi;
• partner hesabına geçen net tutar;
• yerel para dönüşüm belgesi;
• muhasebede kullanılan kur ve mevzuat dayanağı;
• gerçekleşen giderin yerel fatura/makbuzu;
• kur farkı analizi;
• kullanılmayan bakiye ve iade.

Excel’de elle yazılan kur, kaynak belgesi olmadan yeterli değildir. Kuruluşun muhasebe politikası; işlem, avans kapama ve raporlama kurlarını tanımlamalıdır. Donörün kullandığı kur yöntemi farklıysa iki yöntem arasındaki mutabakat gösterilmelidir.

Masraf belgesi kontrolü

Her giderde şu beş unsur aranabilir:

1. Gerçek tedarikçi/hizmet sağlayıcı.
2. Tarih, miktar, birim fiyat ve para birimi.
3. Proje ve bütçe kalemi bağlantısı.
4. Teslim veya hizmetin gerçekleşme kanıtı.
5. Ödeme kanıtı ve onay.

Belge düzeninin zayıf olduğu ülkelerde alternatif kanıt planı sözleşmede önceden belirlenmelidir. Kendi hazırlanan gider pusulası benzeri iç belge, yerel hukuk ve kuruluş politikasına aykırı şekilde gerçek faturanın yerine rutin kullanılamaz.

Yurt dışına yardım bildirimi: dernekler için uygulama akışı

Yardımdan önce

1. Yönetim kurulu kararı ve bütçe onayı alınır.
2. Ülke, partner, banka ve yardım türü kesinleştirilir.
3. Güncel parasal eşik ve transfer yöntemi kontrol edilir.
4. Ek-4/B bilgileri hazırlanır.
5. DERBİS veya yetkili birim üzerinden bildirim tamamlanır.
6. Bildirim kaydı/çıktısı operasyon dosyasına konur.
7. Banka veya lojistik işlem bildirimden sonra gerçekleştirilir.

Afet veya acil durumda

Yönetmelik, bildirimin afet veya acil durumun gerçekleştiği tarihten itibaren otuz gün içinde yapılabilmesine imkân verir. Dosyada:

• olayın adı ve tarihi;
• acil işlem gerekçesi;
• yönetim/onay kaydı;
• transfer tarihi;
• bildirimin yapıldığı tarih

ayrıca gösterilmelidir.

Yardımdan sonra

1. Transfer, satın alma ve dağıtım kayıtları toplanır.
2. Bütçe gerçekleşmesi ve kalan tutar mutabakatı yapılır.
3. Ek-4/C faaliyet sonuç bildirimi hazırlanır.
4. Form, görsel ve diğer kanıtlayıcı belgeler eklenir.
5. Yardımın gerçekleştirilmesinden sonra doksan günlük süre içinde bildirim verilir.
6. Gönderim kanıtı ve eklerin sürümü saklanır.

Bir proje kapsamında farklı tarihlerde transferler için tek bildirim yapılabilse de proje kapsamı, toplam tutar ve transfer takvimi açık olmalı; kapsam dışı yeni faaliyet aynı bildirime zorla eklenmemelidir.

Yaptırım ve mali suç risk kontrolleri

Yurt dışı insani yardım; çatışma, sınır ötesi ödeme, çok katmanlı partner ve nakit kullanımı nedeniyle kötüye kullanım riskine açık olabilir. Kontrol, insani erişimi gereksiz yere engellemeden risk temelli kurulmalıdır.

Kuruluşun her durumda MASAK mevzuatındaki “yükümlü” kurumlarla aynı yükümlülüklere tabi olduğu varsayılmamalıdır. Bununla birlikte 6415 sayılı Kanun kapsamındaki malvarlığı dondurma kararları ve ilgili yaptırım hükümleri herkes bakımından işlem güvenliği açısından önemlidir. Kuruluş; taraflarını güncel resmî listelerden kontrol etmeli, eşleşme veya şüpheli durum ortaya çıktığında işlem yapmadan uzman görüşü ve yetkili kurum yönlendirmesi almalıdır.

Risk temelli kontrol kapsamı

Projenin niteliğine göre şu taraflar kontrol edilebilir:

• yerel partner tüzel kişiliği;
• yetkili temsilciler ve kilit yöneticiler;
• banka ve hesap sahibi;
• yüksek tutarlı tedarikçiler;
• alt partnerler ve para aktarılan aracılar;
• lojistik/para transfer hizmet sağlayıcıları;
• risk göstergesi varsa diğer ilgili taraflar.

Yararlanıcıları topluca şüpheli görmek, insani ilkelere aykırı ve ayrımcı sonuç doğurabilir. Yararlanıcı kontrolü, ülke hukuku, yaptırım rejimi, donör şartı ve risk değerlendirmesiyle orantılı tasarlanmalıdır.

Kontrol kaydında arama tarihi, liste/kaynak, aranan isim ve varyasyonlar, sonucu değerlendiren kişi ve karar bulunmalıdır. İsim benzerliği otomatik ret sebebi yapılmamalı; kimlik bilgileriyle doğrulama yapılmalıdır.

Kırmızı bayrak örnekleri

• sözleşme tarafıyla uyuşmayan kişisel banka hesabı;
• ödeme öncesi sık hesap değişikliği;
• paranın üçüncü kuruluşa aktarılmasında ısrar;
• tedarikçi ve partner yöneticilerinin açıklanmaması;
• sahte veya seri numarası tekrarlanan faturalar;
• olağan dışı yüksek nakit çekimi;
• yararlanıcı listesinde çok sayıda aynı telefon/adres;
• dağıtım miktarıyla depo çıkışının uyuşmaması;
• saha erişimi ve bağımsız doğrulamanın engellenmesi;
• resmî yaptırım eşleşmesi veya güvenilir ciddi olumsuz bilgi.

Kırmızı bayrak tek başına suç kanıtı değildir; inceleme ve işlem durdurma/eskalasyon ihtiyacını gösterir.

Donör raporlaması

Donör raporu ile Türkiye’deki resmî bildirim aynı belge değildir. Birinin verilmesi diğerinin yerine geçmez. Donör raporu genellikle şu bölümleri içerir:

• yönetici özeti;
• bağlam ve ihtiyaç değişikliği;
• faaliyetler ve gerçekleşme tarihleri;
• çıktı ve sonuç göstergeleri;
• hedeflenen ve ulaşılan kişi/hane sayısı;
• kapsayıcılık ve koruma;
• bütçe gerçekleşmesi ve sapmalar;
• satın alma ve transfer özeti;
• riskler, olaylar ve alınan önlemler;
• geri bildirim/şikâyetler;
• görünürlük ve iletişim;
• sürdürülebilirlik/çıkış planı;
• ekler ve kanıt dizini.

Raporlanan yararlanıcı sayısı; dağıtım listesi, tekilleştirme yöntemi ve hane/kişi dönüşüm katsayısıyla açıklanmalıdır. Aynı kişinin iki dağıtıma katılması “iki benzersiz yararlanıcı” olarak sayılmamalıdır.

Çıkar çatışması ve suistimal önleme

Çıkar çatışması, yöneticinin veya çalışanın kendi yakınına ait tedarikçiyi seçmesi gibi açık durumlarla sınırlı değildir. Partner yöneticisi ile tedarikçi arasındaki ilişki, saha personelinin yararlanıcı listesine yakınlarını eklemesi ve komisyon beklentisi de risk oluşturur.

Asgari kontroller:

• yıllık ve işlem bazlı çıkar çatışması beyanı;
• ilişkili tarafın karar ve değerlendirmeden çekilmesi;
• tedarikçi sahiplik/temsilci kontrolü;
• görevler ayrılığı;
• çift onaylı ödeme;
• banka hesabı değişikliğinde bağımsız teyit;
• anonim/güvenli ihbar kanalı;
• misilleme yasağı;
• olay inceleme ve delil koruma prosedürü;
• uygun olmayan giderin geri alınması.

Saha personelinin yararlanıcıdan ücret, komisyon veya karşılık istemesi açıkça yasaklanmalı ve topluluğa bildirilmelidir. Şikâyet kanalı yerel dilde, ücretsiz ve erişilebilir olmalıdır.

İzleme, değerlendirme ve etki göstergeleri

Çıktı, yapılan işi; sonuç, bu işin hedef grupta oluşturduğu kısa veya orta vadeli değişimi ifade eder.

Örnek göstergeler:

Etkiyi abartmamak gerekir. Tek seferlik gıda dağıtımının “yoksulluğu sona erdirdiği” söylenemez. Ölçüm yöntemi, örneklem ve sınırlılıklar raporda belirtilmelidir.

Bağımsız doğrulama

Yüksek riskli projelerde kuruluş personeli dışında bir doğrulama yöntemi düşünülebilir:

• uzaktan telefon örneklemi;
• üçüncü taraf saha ziyareti;
• rastgele hane teyidi;
• GPS’siz zaman damgalı depo/dağıtım kanıtı;
• tedarikçi teslim ve stok çapraz kontrolü;
• donör veya denetçi incelemesi.

Doğrulama da kişisel veri ve güvenlik ilkelerine uymalıdır.

Operasyon kapanış raporu

Operasyon, son dağıtım yapıldığında değil; para, stok, belge, şikâyet, veri ve bildirim süreçleri kapandığında tamamlanır.

Kapanış raporunda:

• onaylanan amaç ve kapsam;
• gerçekleşen faaliyet;
• hedeflenen/ulaşılan yararlanıcı;
• bütçe gerçekleşmesi;
• kur ve banka giderleri;
• satın alma özeti;
• stok ve kayıp/hasar mutabakatı;
• partner performansı;
• güvenlik ve koruma olayları;
• şikâyetler ve çözüm;
• yaptırım/partner kontrolleri;
• kişisel veri ve görsel yönetimi;
• resmî bildirimlerin durumu;
• kullanılmayan fon/iade;
• öğrenilen dersler;
• açık kalan aksiyonlar

bulunmalıdır.

Açık kalan avans, eksik fatura veya sonuç bildirimi varken proje “kapandı” olarak işaretlenmemelidir. Kapanış onayı, mali sorumlu, program sorumlusu ve yetkili yönetici tarafından ayrı kontrollerle verilebilir.

Denetim dosyası nasıl düzenlenmeli?

Önerilen dijital/haricî klasör yapısı:

1. 01_Yetki_ve_Kararlar
2. 02_Ihtiyac_Ulke_Risk_Analizi
3. 03_Partner_Incelemesi
4. 04_Sozlesmeler_ve_Izinler
5. 05_Bildirimler_DERBIS_VBYS_Gumruk
6. 06_Butce_ve_Fon_Kodlari
7. 07_Banka_Transfer_Doviz
8. 08_Satinalma_Tedarikci
9. 09_Stok_Lojistik_Gumruk
10. 10_Yararlanici_ve_Dagitim
11. 11_Gorsel_Izin_KVKK
12. 12_Izleme_Sikayet_Olay
13. 13_Donor_ve_Resmi_Raporlar
14. 14_Kapanis_Mutabakat

Dosya isimlerinde tarih, proje kodu, belge türü ve sürüm kullanılabilir: 2026-07-18_YRD-026_DagitimTutanagi_Bolge03_v1.pdf gibi. Ham yararlanıcı listeleri genel paylaşım klasöründe tutulmamalıdır.

Örnek operasyon raporu şablonu

Aşağıdaki şablon, kuruma ve donör şartlarına göre uyarlanmalıdır.

1. Kimlik bilgileri

• Proje/operasyon adı: [AD]
• Proje kodu: [KOD]
• Ülke/bölge: [YER]
• Uygulama tarihleri: [TARİH]
• Rapor dönemi: [DÖNEM]
• Uygulayan kuruluş/partner: [AD]
• Raporu hazırlayan/onaylayan: [KİŞİLER]

2. Yönetici özeti

• İhtiyaç ve amaç: [ÖZET]
• Yardım türü: [NAKDİ/AYNİ/KARMA]
• Hedeflenen/ulaşılan kişi veya hane: [SAYI]
• Toplam bütçe/gerçekleşme: [TUTAR]
• Temel sonuç ve önemli sapma: [ÖZET]

3. İhtiyaç ve bağlam

• Kullanılan veri kaynakları: [KAYNAKLAR]
• Operasyon sırasında değişen koşullar: [DEĞİŞİKLİK]
• Diğer aktörlerle koordinasyon: [BİLGİ]

4. Yetki ve bildirimler

• Yönetim organı kararı: [TARİH/NO]
• Dernek Ek-4/B veya vakıf Ek-4 kaydı: [TARİH/REFERANS]
• Gümrük/banka/yerel izinler: [REFERANS]
• Sonuç bildirimi son tarihi ve durumu: [TARİH/DURUM]

5. Partner ve tedarikçi incelemesi

• Partner inceleme tarihi/sonucu: [BİLGİ]
• Yaptırım kontrolü: [KAYNAK/TARİH/SONUÇ]
• Alt ortak/tedarikçi: [BİLGİ]
• Çıkar çatışması: [BEYAN/İŞLEM]

6. Yararlanıcı seçimi

• Kriterler: [KRİTER]
• Listeyi hazırlayan/onaylayan: [ROL]
• Tekilleştirme yöntemi: [YÖNTEM]
• İtiraz/şikâyet kanalı: [KANAL]

7. Faaliyet ve dağıtım

8. Satın alma ve lojistik

• Yöntem ve gerekçe: [YÖNTEM]
• Seçilen tedarikçi: [AD]
• Teslim/kalite kontrolü: [SONUÇ]
• Stok mutabakatı: [GİREN/ÇIKAN/KALAN/KAYIP]

9. Mali gerçekleşme

• Transfer ve kur bilgisi: [ÖZET]
• Banka/ara banka kesintisi: [TUTAR]
• Kullanılmayan bakiye/iade: [TUTAR/DURUM]

10. Koruma ve kişisel veri

• Toplanan veri kategorileri: [VERİ]
• Paylaşılan taraflar: [TARAFLAR]
• Görsel kullanım yöntemi: [YÖNTEM]
• Çocuk/hassas grup önlemleri: [ÖNLEM]
• Veri ihlali veya olay: [YOK/AYRINTI]

11. İzleme ve sonuçlar

• Çıktı göstergeleri: [SONUÇ]
• Sonuç göstergeleri: [SONUÇ]
• Doğrulama yöntemi ve örneklem: [YÖNTEM]
• Sınırlılıklar: [SINIR]

12. Şikâyetler ve olaylar

13. Riskler ve sapmalar

• Gerçekleşen risk: [RİSK]
• Etki: [ETKİ]
• Alınan önlem: [ÖNLEM]
• Onaylanan değişiklik: [REFERANS]

14. Öğrenilen dersler

• Korunacak uygulama: [DERS]
• Değiştirilecek uygulama: [DERS]
• Gelecek operasyon sorumlusu/tarihi: [AKSİYON]

15. Ekler dizini

• karar ve bildirim;
• partner inceleme dosyası;
• sözleşme;
• banka/gümrük belgeleri;
• teklif ve satın alma dosyası;
• stok ve teslim tutanakları;
• kodlanmış dağıtım özeti;
• görsel kanıt ve izin kayıtları;
• bütçe gerçekleşmesi;
• şikâyet/olay özeti;
• Ek-4/C veya vakıf sonuç bildirimi.

Saha Kontrol Listesi

Operasyon öncesi

• Ülke, ihtiyaç, güvenlik ve erişim analizi tamamlandı.
• Ev sahibi ülke izinleri ve yerel hukuk kontrol edildi.
• Yönetim organı kararı amaç, tutar ve yetkiyi kapsıyor.
• Proje/fon kodu ve bütçe oluşturuldu.
• Partnerin hukuki kimliği, yönetimi, hesabı ve kapasitesi doğrulandı.
• Güncel resmî yaptırım/dondurma listesi kontrol edildi.
• Partner sözleşmesinde satın alma, veri, denetim ve ihlal hükümleri var.
• Dernek için Ek-4/B; vakıf için VGM/VBYS bildirim adımı kontrol edildi.
• Güncel TL eşiği ve transfer kanalı işlem tarihinde teyit edildi.
• Yararlanıcı kriterleri, itiraz ve şikâyet kanalı yazıldı.
• Satın alma yöntemi ve acil alım istisnası tanımlandı.
• Kişisel veri ve görsel toplama planı en aza indirildi.

Saha uygulaması

• Tedarik teslimi miktar ve kalite yönünden kontrol edildi.
• Depo giriş–çıkışları proje koduyla tutuldu.
• Yararlanıcı listesi tekilleştirildi ve sınırlı erişimde.
• Dağıtım miktarı, liste ve depo çıkışı günlük mutabık.
• Yardım karşılığında ücret/komisyon alınmadığı duyuruldu.
• Şikâyet kanalı yerel dilde ve erişilebilir.
• Çocuk ve hassas gruplar görüntü vermeye zorlanmadı.
• Fotoğraf/video amacı ve izin durumu kaydedildi.
• Nakit kullanımında yetki, sayım, teslim ve kalan bakiye kaydı var.
• Olay, kayıp, yolsuzluk veya veri ihlali aynı gün eskale edildi.

Operasyon sonrası

• Banka, partner ve muhasebe mutabakatı tamamlandı.
• Kur farkı, transfer kesintisi ve bakiye açıklandı.
• Stok, hasar, kayıp ve kalan mal kapatıldı.
• Satın alma ve gider dosyaları eksiksiz.
• Yararlanıcı sayısı tekilleştirilerek raporlandı.
• Şikâyetler ve açık vakalar sorumlu/tarihle kapatıldı.
• Dernek Ek-4/C doksan günlük süre içinde hazırlandı/verildi.
• Vakıf sonuç bildirimi güncel VGM/VBYS usulüyle tamamlandı.
• Donör raporu ile resmî bildirim tutarları mutabık.
• Gereksiz ham veri ve kişisel cihaz kopyaları temizlendi.
• Kapanış raporu yönetim ve mali sorumlularca onaylandı.
• Denetim dosyası erişim ve saklama planına bağlandı.

Sık Yapılan Hatalar

1. Yurt dışına para gönderdikten sonra ön bildirim gerektiğini fark etmek.
2. Dernek Ek-4/B–Ek-4/C süreciyle vakıf Ek-4/VBYS sürecini aynı sanmak.
3. Resmî sayfadaki eski 100.000 TL tabanını güncel 2026 sınırı gibi kullanmak.
4. Afet istisnasını bütün projelerde sonradan bildirim hakkı saymak.
5. Yönetim kurulu kararında ülke, bütçe, partner ve yetkiyi belirsiz bırakmak.
6. Yerel partneri yalnız referans veya kişisel tanışıklıkla seçmek.
7. Partner hesabı yerine yöneticiye ait kişisel hesaba ödeme yapmak.
8. Acil alım gerekçesiyle fiyat, kalite ve çıkar çatışması kaydı tutmamak.
9. Fotoğrafı tek teslim kanıtı olarak görmek.
10. Ham yararlanıcı listesini donör, mesaj grubu veya açık bulut bağlantısıyla paylaşmak.
11. Çocuk ve hassas kişileri yardım almak için görüntü vermeye zorlamak.
12. Depo çıkışı, dağıtım listesi ve satın alınan miktarı mutabık kılmamak.
13. Kur farkı ve banka kesintisini kayıp gibi bırakmak.
14. Resmî dondurma/yaptırım listesini kontrol etmeden yüksek riskli transfer yapmak.
15. İsim benzerliğini incelemeden kişiyi otomatik olarak reddetmek.
16. Donör raporunun DERBİS/VGM bildirimini yerine getirdiğini düşünmek.
17. Ülke hukukunu Türkiye’deki bildirimle karşılanmış saymak.
18. Son dağıtımdan sonra açık avans ve şikâyetler varken projeyi kapatmak.

Uygulama Kontrol Listesi

• Kuruluş türü ve uygulanacak resmî bildirim kanalı belirlendi.
• Derneklerde ön bildirim ve doksan günlük sonuç bildirimi takvime alındı.
• Vakıflarda güncel Ek-4, VBYS ve Bölge Müdürlüğü uygulaması teyit edildi.
• Yönetim kararı, bütçe, ülke, partner ve yetkiyi açıkça kapsıyor.
• Ev sahibi ülke kayıt, gümrük, vergi, nakit ve veri kuralları incelendi.
• İhtiyaç analizi tarihli ve kaynaklı.
• Partner incelemesi ve periyodik yenileme kaydı var.
• Sözleşmede alt aktarım, satın alma, denetim ve veri hükümleri bulunuyor.
• Proje/fon kodu bütün mali ve saha belgelerinde kullanılıyor.
• Yararlanıcı kriteri, tekilleştirme ve itiraz süreci yazılı.
• Satın alma dosyası teklif, seçim gerekçesi ve teslim kanıtını içeriyor.
• Nakdi ve ayni yardım için uçtan uca iz kurulmuş.
• Gümrükte nakit beyanı gerekiyorsa yetki ve takip bildirimi planlandı.
• Dağıtım listesinde veri minimizasyonu uygulanıyor.
• Fotoğraf, video ve konum verileri amaç bazlı yönetiliyor.
• Çocuk ve hassas grupların güvenliği görünürlükten önce geliyor.
• Yurt dışı veri aktarımı güncel KVKK mekanizmasıyla değerlendirildi.
• Döviz, kur, banka kesintisi ve yerel giderler mutabık.
• Resmî yaptırım/dondurma listesi kontrolü belgeli.
• Şikâyet, yolsuzluk ve veri ihlali eskalasyonu aktif.
• Çıktı ile sonuç göstergeleri birbirinden ayrıldı.
• Operasyon kapanış raporu ve denetim dosyası tamamlandı.

11. SIK SORULAN SORULAR

Dernek yurt dışına yardım yapmadan önce bildirim vermek zorunda mı?

Kural olarak evet. Dernek, Ek-4/B bildirimini yardım yapılmadan önce verir. Afet veya acil durumda bildirim, olay tarihinden itibaren otuz gün içinde yapılabilir. Somut olayın acil durum niteliği dosyalanmalıdır.

Yurt dışı yardım faaliyet sonuç bildirimi ne zaman verilir?

Dernekler bakımından yardım gerçekleştirildikten sonra Ek-4/C faaliyet sonuç bildirimi doksan gün içinde verilmelidir. Gerçekleşmeyi gösteren form, görsel ve benzeri kanıtlar eklenir.

2026’da bankadan yapılması gereken yardım için TL sınırı nedir?

Dernekler Yönetmeliğindeki Türk lirası tutarı her yıl yeniden değerlenir. Eski resmî sayfalardaki 100.000 TL başlangıç tutarı 2026 sınırı olarak kullanılmamalıdır. İşlem tarihinde güncel tutar DERBİS, mevzuat ve yetkili birimden teyit edilmelidir. On bin avro veya eşiti döviz ölçütü de ayrıca dikkate alınır.

Finansal erişimin olmadığı ülkeye elden nakit götürülebilir mi?

Yönetmelik, finansal erişimin güç olduğu ülkelere ilgili mevzuata göre gümrükte Nakit Beyan Formuyla para çıkarılmasına imkân tanır. Bu istisna sıkı biçimde belgelenmeli; beyan kopyası en geç otuz gün içinde dernekçe mülki idare amirliğine bildirilmelidir. Hedef ülke kuralları da kontrol edilmelidir.

Vakıf DERBİS üzerinden Ek-4/B vermeli mi?

Vakıflar için dernek formu otomatik uygulanmaz. Vakıflar Genel Müdürlüğünün Ek-4 Yurtdışına Yardım/Bağış Yapma Bildirimi, VBYS ve bağlı Bölge Müdürlüğü uygulaması kontrol edilmelidir.

Yararlanıcıların kimlik fotokopisi rapora eklenmeli mi?

Genellikle teslimi doğrulamak için kimlik fotokopisi şart değildir. Gereklilik ve hukuki dayanak özel olarak gösterilemiyorsa kod, imza, kupon, işlem kaydı veya örneklem doğrulaması gibi daha az veri içeren yöntemler tercih edilmelidir.

Donöre bütün dağıtım listesini göndermek zorunlu mu?

Donör sözleşmesi incelenmelidir; ancak talep dahi veri minimizasyonu ve aktarım hukukunu ortadan kaldırmaz. Toplulaştırılmış veya kodlanmış rapor yeterliyse ham kişisel veri paylaşılmamalıdır.

Yaptırım listesi kontrolü yapmak yardımı geciktirir mi?

Kontrolün riskle orantılı, hızlı ve önceden tasarlanmış olması gerekir. Partner, banka ve yüksek riskli tedarikçiler için düzenli kontrol süreci kurmak son dakika gecikmesini azaltır. Eşleşmede isim benzerliği araştırılmadan otomatik karar verilmemelidir.

12. İÇ BAĞLANTI ÖNERİLERİ

• “yurt dışına yardım bildirimleri ve DERBİS süreleri” → DERBİS Bildirimleri
• “bağış ile yardım toplama kampanyasının farkı” → Yardım Toplama Mevzuatı
• “proje ve fon bazlı bağış izleme” → Bağış ve Aidat Takibi
• “yararlanıcı ve bağışçı verilerinin korunması” → Derneklerde KVKK Yükümlülükleri
• “saha raporlarında yapay zekâ kullanımı ve veri girişi” → STK’lar İçin Yapay Zekâ Kullanım Politikası
• “uluslararası faaliyet için kuruluş modeli seçimi” → Vakıf ve Dernek Arasındaki Farklar
• “saha görev, yetki ve satın alma akışlarının kurulması” → STK360 Saha Organizasyonu
• “operasyon ve donör raporlarının dijital izlenmesi” → STK360 Yazılım ve Dijital Dönüşüm
• “yurt dışı süreçlerinin mevzuat kontrolü” → STK360 Mevzuat Danışmanlığı

13. CTA

Yurt dışı operasyonunuzun bildirim, partner, bütçe, dağıtım kanıtı ve kapanış dosyasını tek bir denetim izi üzerinde kurmak için STK360’ın saha organizasyonu ve yönetişim yaklaşımıyla süreç haritası hazırlayabilirsiniz.

14. ÖNEMLİ NOT

Bu içerik genel bilgilendirme amacıyla hazırlanmıştır. Kuruluşunuzun dernek, vakıf veya başka bir yapıda olması; yardımın ülkesi, para veya mal transfer yöntemi, ürün türü, donör koşulları, yaptırım rejimi, yerel ortak ve yararlanıcı profili farklı yükümlülükler doğurabilir. Türkiye’de yapılan bildirim, ev sahibi ülkedeki faaliyet, gümrük, vergi, veri koruma veya çalışma izinlerinin yerine geçmez. Yüksek riskli ülke ve işlemlerde güncel profesyonel görüş alınmalıdır.

15. SON GÜNCELLEME TARİHİ

24 Haziran 2026

16. BAŞLICA RESMÎ KAYNAKLAR

1. Mevzuat Bilgi Sistemi — Dernekler Yönetmeliği
   Belge: Dernekler Yönetmeliği — Yurt dışından yardım alma ve yurt dışına yardım yapma hükümleri, Ek-4/B ve Ek-4/C
   Bağlantı: https://www.mevzuat.gov.tr/MevzuatMetin/yonetmelik/7.5.8038.pdf
   Erişim: 24.06.2026

2. Mevzuat Bilgi Sistemi — 5253 sayılı Dernekler Kanunu
   Belge: Dernekler Kanunu
   Bağlantı: https://www.mevzuat.gov.tr/MevzuatMetin/1.5.5253.pdf
   Erişim: 24.06.2026

3. İçişleri Bakanlığı Sivil Toplumla İlişkiler Genel Müdürlüğü
   Sayfa: Yurtdışı Yardım Alma/Yapma
   Bağlantı: https://www.siviltoplum.gov.tr/elazig/yurtdisi-yardim-almayapma
   Erişim: 24.06.2026

4. İçişleri Bakanlığı Sivil Toplumla İlişkiler Genel Müdürlüğü
   Sayfa: Formlar ve Ekler — Ek-4/A, Ek-4/B ve Ek-4/C
   Bağlantı: https://www.siviltoplum.gov.tr/istanbul/formlar-ve-ekler
   Erişim: 24.06.2026

5. Vakıflar Genel Müdürlüğü
   Sayfa: Mevzuat — Vakıflar Yönetmeliği ve Ek-4 Yurtdışına Yardım/Bağış Yapma Bildirimi
   Bağlantı: https://www.vgm.gov.tr/mevzuat
   Ek-4: https://cdn.vgm.gov.tr/mevzuat/ek-4-yurtdisina-yardimbagis-yapma-bildirimi-yeni.xls
   Erişim: 24.06.2026

6. Vakıflar Genel Müdürlüğü
   Sayfa: Sıkça Sorulan Sorular — Vakıflar Yurt İçi ve Yurt Dışından Bağış ya da Yardım Alabilir mi?
   Bağlantı: https://www.vgm.gov.tr/sikca-sorulan-sorular
   Erişim: 24.06.2026

7. İçişleri Bakanlığı Sivil Toplumla İlişkiler Genel Müdürlüğü
   Duyuru/Rehber: Kâr Amacı Gütmeyen Kuruluşların Kara Paranın Aklanması ve Terörizmin Finansmanı ile Mücadele Rehberi — İyi Uygulama Örnekleri — 10.07.2025
   Bağlantı: https://www.siviltoplum.gov.tr/kr-amaci-gutmeyen-kuruluslarin-kara-paranin-aklanmasi-ve-terorizmin-finansmani-ile-mucadele-rehberi-iyi-uygulama-ornekleri
   Erişim: 24.06.2026

8. Mali Suçları Araştırma Kurulu — MASAK
   Sayfalar: 6415 sayılı Terörizmin Finansmanının Önlenmesi Hakkında Kanun; Terörün Finansmanı Ulusal Mevzuat; Malvarlığı Dondurma Kararları
   Bağlantılar: https://masak.hmb.gov.tr/6415-sayili-terorizmin-finansmaninin-onlenmesi-hakkinda-kanun/
   https://masak.hmb.gov.tr/terorun-finansmani-ulusal-mevzuat
   https://masak.hmb.gov.tr/bkk-ile-malvarliklari-dondurulanlar
   Erişim: 24.06.2026

9. Ticaret Bakanlığı Gümrük Muhafaza Genel Müdürlüğü
   Sayfa ve belge: Sıkça Sorulan Sorular — Nakit Beyanı; Nakit Kontrolleri Genelgesi ve Ekleri
   Bağlantılar: https://ticaret.gov.tr/gumruk-muhafaza/sikca-sorulan-sorular
   https://ticaret.gov.tr/data/65966a8013b876fb4cb76a9d/Nakit%20Kontrolleri%20Genelgesi%20ve%20ekleri.pdf
   Erişim: 24.06.2026

10. Kişisel Verileri Koruma Kurumu
    Rehber: Kişisel Verilerin Yurt Dışına Aktarılması Rehberi
    Bağlantı: https://www.kvkk.gov.tr/Icerik/8143/Kisisel-Verilerin-Yurt-Disina-Aktarilmasi-Rehberi
    Erişim: 24.06.2026

11. Kişisel Verileri Koruma Kurumu
    Sayfa: Kişisel Verilerin Yurt Dışına Aktarılmasında Kullanılacak Standart Sözleşmeler
    Bağlantı: https://www.kvkk.gov.tr/Icerik/7929/Standart-Sozlesmeler
    Erişim: 24.06.2026