Derneklerde Bağış ve Aidat Takibi: Tahakkuktan Yönetim Raporuna Uygulama Rehberi

Derneklerde güvenilir bağış ve aidat takibi; her tahsilatı yalnız banka hareketi olarak görmek yerine gelirin türünü, kişisini, hukuki dayanağını, belgesini, fon amacını ve muhasebe kaydını aynı işlem kimliği altında eşleştirmekle kurulur. Aidat, üyelik ilişkisine ve tüzükteki düzenlemeye dayanan bir yükümlülüktür; bağış ise kural olarak gönüllü mal veya para kazandırmasıdır. Bu iki akışın tek listede, açıklamasız biçimde tutulması; borç bakiyesi, alındı belgesi, bağışçı iletişimi, proje bütçesi ve denetim kayıtlarında hataya yol açar.

İçindekiler

1. Bağış ile aidat arasındaki fark
2. Süreç sahipliği ve temel kayıt mimarisi
3. Aidat tahakkuku ve borç takibi
4. Bağış kabulü ve şartlı bağışlar
5. Tahsilat kanalları ve belge düzeni
6. Banka, POS ve çevrim içi ödeme mutabakatı
7. Bağışçı ve üye bilgilerinin eşleştirilmesi
8. Yetkilendirme ve görevler ayrılığı
9. Gecikmiş aidatların yönetimi
10. Proje ve fon bazında izleme
11. İade, iptal ve ters ibraz süreçleri
12. Muhasebe ve yönetim kuruluna raporlama
13. Kişisel veri güvenliği
14. Otomasyon ve yazılım kullanımı
15. Aylık rapor örneği
16. Sık yapılan hatalar
17. Uygulama kontrol listesi

Bağış ve aidat arasındaki fark

Aidat, dernek üyeliğinden doğan ve tüzükte belirlenen üyelik yükümlülüğüdür. Türk Medeni Kanunu, üyelerin ödenti verme borcunun tüzükle düzenlenmesini; tüzükte düzenleme yoksa dernek amacının gerçekleştirilmesi ve borçların karşılanması için zorunlu ödentilere eşit katılımı öngörür. Dernekten çıkan veya çıkarılan kişi, üyelikte bulunduğu döneme ait ödentiden kural olarak sorumlu olmaya devam eder.

Bağış, bağışçının belirli bir karşılık beklemeden derneğe para, mal, hak veya hizmet sağlamasıdır. Bağış genel amaçlı olabileceği gibi belirli bir proje, bölge ya da faaliyet için şartlı olabilir. Bağışçının “eğitim burslarında kullanılmak üzere” açıklaması, kaynağın fon bazında izlenmesini gerektirir.

Bağış ile 2860 sayılı Yardım Toplama Kanunu kapsamındaki yardım toplama faaliyeti de aynı değildir. Derneğe kendiliğinden yapılan olağan bağış kabulü ile geniş kitleye belirli amaç, yöntem ve kampanya çağrısıyla yardım toplama ayrı değerlendirilmelidir. İnternet sitesi, sosyal medya, SMS veya özel hesap üzerinden sistematik çağrı yapılacaksa yardım toplama izni yönünden ayrıca inceleme yapılmalıdır.

Süreç sahipliği ve temel kayıt mimarisi

İyi bir sistem, muhasebe programı veya banka ekranından önce bir veri sözlüğü ile başlar. Her gelir hareketinde en az şu alanlar bulunmalıdır:

• benzersiz işlem numarası;
• gelir türü: aidat, genel bağış, şartlı bağış, sponsorluk, faaliyet geliri gibi;
• kişi veya kuruluş kimliği;
• üyelik numarası ya da bağışçı kodu;
• tahakkuk dönemi;
• ödeme tarihi ve kanalı;
• brüt tutar, komisyon, net tutar ve para birimi;
• banka/POS işlem referansı;
• alındı belgesi veya banka dekontu bağlantısı;
• proje/fon/bütçe kodu;
• iade veya iptal durumu;
• muhasebe fişi ve kayıt tarihi;
• işlemi oluşturan, onaylayan ve mutabakat yapan kullanıcı.

Aynı kişinin e-posta, telefon, ad-soyad ve banka açıklamalarındaki farklı yazımları nedeniyle birden çok kayıt açılması, en sık karşılaşılan veri sorunlarından biridir. Tekil kişi kaydı korunmalı; işlemler bu kayda bağlanmalıdır. Bununla birlikte kimlik numarası gibi yüksek riskli veriler yalnız gerçekten gerekli ve hukuka uygun olduğunda kullanılmalıdır.

Aidat yükümlülüğü tüzükte nasıl düzenlenmelidir?

Tüzükte en az şu konuların açık olması yönetilebilirliği artırır:

• aidat ödeme yükümlülüğü ve üyelik türleri;
• tutarı belirlemeye yetkili organ;
• aylık, üç aylık veya yıllık dönem;
• ödeme tarihi ve kanalları;
• farklı üyelik grupları için varsa objektif ölçütler;
• muafiyet, indirim veya erteleme yetkisi;
• gecikme ve bildirim yöntemi;
• aidat borcunun üyelikten çıkma/çıkarılma hâlindeki durumu.

Tutar tüzükte sabit yazılmışsa değişiklik için tüzük değişikliği gerekebilir. Tüzük, tutarı genel kurulun veya başka yetkili organın belirlemesine imkân veriyorsa güncel kararın tarih ve numarası sistemde tutulmalıdır. Yönetim kurulu, tüzüğün vermediği bir yetkiyi kendiliğinden kullanmamalıdır.

Aidat tahakkuku nasıl yapılır?

Tahakkuk, aidat borcunun üyeye ve ilgili döneme kaydedilmesidir. Bankaya para geldiğinde borcu sonradan oluşturmak yerine, dönem başında doğru üye listesi üzerinden tahakkuk üretmek daha sağlıklıdır.

Önerilen adımlar:

1. Dönem başlangıcındaki aktif üye listesi dondurulur.
2. Üyelik başlangıç ve sona erme tarihleri kontrol edilir.
3. Tüzük ve yetkili organ kararındaki aidat tutarı sisteme tanımlanır.
4. Üye türü, muafiyet ve kısmi dönem kuralları uygulanır.
5. Her üyeye dönem, vade ve tutar içeren tahakkuk kaydı açılır.
6. Banka, POS veya nakit ödeme bu tahakkuka kapatılır.
7. Fazla ödeme, gelecek dönem avansı ya da bağış olarak otomatik sınıflandırılmaz; üyeden açıklama alınır.

Aidat tahakkuk tablosu en az şu görünümü sunmalıdır:

Üyelik sona erdiğinde tahakkuklar otomatik silinmemelidir. Üyelikte bulunulan dönemde doğmuş borç ile sona erme tarihinden sonraki yanlış tahakkuk ayrılmalıdır.

Bağış kabulü ve şartlı bağış yönetimi

Bağış kabulünde ilk soru “ne kadar geldi?” değil, “hangi koşulla ve hangi amaç için kabul edildi?” olmalıdır. Dernek tüzüğünün bağış kabulüne elverişli olması; yüksek tutarlı, taşınmaz, yabancı kaynaklı veya şartlı bağışlarda yetkili organ kararının bulunması gerekebilir.

Bağış sınıfları örneğin şöyle kurulabilir:

• Genel bağış: Yönetimce kuruluş amacı içinde kullanılabilir.
• Proje bağışı: Belirli proje veya faaliyet koduna bağlanır.
• Şartlı bağış: Bağışçının hukuka ve tüzüğe uygun özel şartı vardır.
• Ayni bağış: Mal veya hizmet teslimidir; miktar, nitelik ve değerleme yöntemi kaydedilir.
• Düzenli bağış: Periyodik ödeme talimatı veya kart işlemiyle tekrarlanır.
• Yurt dışından bağış: Kaynağı, transfer kanalı ve ön bildirim yükümlülüğü ayrıca incelenir.

Dernek, amacına aykırı, yerine getirilemez, ayrımcı veya itibari/hukuki risk doğuran koşullu bağışı kabul etmek zorunda değildir. Kabul kararı verilmeden önce bağış şartı, kaynak ve kullanım planı yazılılaştırılmalıdır.

Tahsilat yöntemleri ve belge düzeni

5253 sayılı Dernekler Kanunu’na göre dernek gelirleri alındı belgesiyle tahsil edilir. Gelirin banka aracılığıyla alınması hâlinde banka dekontu veya hesap özeti gibi belgeler alındı belgesi yerine geçer; aynı banka tahsilatı için ayrıca mükerrer alındı belgesi düzenlenmez. Alındı belgeleri ve harcama belgeleri beş yıl saklanır. Başka mevzuat veya sözleşme daha uzun süre gerektiriyorsa uzun süre esas alınır.

Alındı belgesi bastırılması, yetkili kişilere teslimi, iptal nüshaları ve koçanların iadesi yönetim kurulu/sayman kontrolünde yürütülmelidir. Elektronik alındı belgesi kullanılacaksa Bakanlığın oluşturduğu veya izin verdiği usuller ile güncel DERBİS uygulaması kontrol edilmelidir.

Dernek adına gelir tahsil etmekle yetkili kişilerin tahsil ettikleri parayı mevzuattaki süre içinde saymana teslim etmesi veya banka hesabına yatırması gerekir. Otuz günlük genel süreye ek olarak, her yıl yeniden değerlenen parasal sınır aşıldığında en geç iki iş günü kuralı uygulanır. Yıllık tutar değiştiği için işlem tarihinde STİGM veya güncel mevzuat tablosundan kontrol yapılmalıdır; eski yıl rakamı kullanılmamalıdır.

Banka, POS ve çevrim içi ödeme mutabakatı

Çevrim içi ödeme ekranında “başarılı” görünen işlem ile bankaya geçen net tutar aynı kayıt değildir. Komisyon, taksit, bloke süresi, iade, başarısız işlem ve ters ibraz ayrı alanlarda izlenmelidir.

Günlük veya haftalık mutabakat üç katmanda yapılabilir:

1. Sipariş/bağış formu: Bağışçı beyanı, tutar, fon ve izinler.
2. Ödeme sağlayıcısı: İşlem kimliği, brüt tutar, komisyon, sonuç kodu.
3. Banka: Net aktarım, valör, toplu ödeme referansı.

Toplu POS aktarımında bankaya tek tutar geçtiği için her alt işlemi banka satırıyla doğrudan eşleştirmek mümkün olmayabilir. Ödeme sağlayıcısının mutabakat dosyası saklanmalı; toplam brüt işlemler eksi iadeler, ters ibrazlar ve komisyonlar banka net tutarına bağlanmalıdır.

Banka açıklaması yetersiz olan transferler için “askıda gelir” kuyruğu oluşturulabilir. Kimliği ve amacı doğrulanmayan tutar keyfî biçimde bir üyeye veya projeye yazılmamalıdır. Makul araştırma sonrası sınıflandırma yetkisi ve muhasebe yöntemi yazılı politika ile belirlenmelidir.

Bağışçı ve üye bilgilerinin eşleştirilmesi

Eşleştirme için güvenilir referanslar şunlardır:

• üyelik numarası;
• sistem işlem numarası;
• banka referansı;
• e-posta veya doğrulanmış telefon;
• kurumsal bağışçı vergi/kuruluş bilgisi;
• açıklamadaki proje veya fon kodu.

Ad-soyad tek başına her zaman yeterli değildir. Aynı adlı kişiler, farklı yazım ve tüzel kişi temsilcisi nedeniyle hata oluşabilir. Kimlik numarasını “kolay eşleştirme” için genel amaçlı toplamak yerine daha az riskli işlem kodları kullanılmalıdır.

Bağışçı ile ödemeyi yapan kişi farklıysa, bağışın kimin adına kaydedileceği ve belgenin kime düzenleneceği teyit edilmelidir. Anonim bağış seçeneği kamuya açıklamama anlamına gelebilir; kuruluşun yasal kayıtlarında kaynağın bilinmesi gereken hâlleri ortadan kaldırmaz.

Yetkilendirme ve görevler ayrılığı

Tek bir kişinin bağış formunu değiştirmesi, tahsilatı eşleştirmesi, iade yapması ve muhasebe kaydını onaylaması suistimal riskini artırır. Küçük kuruluşlarda personel sayısı sınırlı olsa bile en azından ikili kontrol kurulabilir.

Önerilen görev ayrımı:

Kullanıcı hesapları kişiye özel olmalı; ortak şifre kullanılmamalı; görev sona erdiğinde erişim kapatılmalıdır. İade ve manuel kayıt değişiklikleri denetim izinde görünmelidir.

Gecikmiş aidatların takibi

Aidat takibi yalnız borçlu listesi göndermek değildir. Süreç, üyelik ilişkisine saygılı ve tüzüğe uygun yürütülmelidir:

1. Tahakkuk ve ödeme kayıtlarının doğruluğu kontrol edilir.
2. İlk bildirimde dönem, tutar, vade ve ödeme kanalı açıklanır.
3. İtiraz veya ödeme kanıtı için kolay iletişim kanalı sunulur.
4. Gerekirse ikinci hatırlatma ve yapılandırma/erteleme yetkisi değerlendirilir.
5. Tüzükte öngörülen sonuçlar varsa savunma ve kurul süreci işletilir.
6. Üyelikten çıkarma ile alacağın tahsili ayrı dosyalar olarak yönetilir.

Üye listesinin tamamını görünür kılan “aidatını ödemeyenler” paylaşımı kişisel veri ve itibar riski doğurur. Bildirim bireysel yapılmalı; yönetim raporlarında gerektiğinde yetkiye göre isim yerine toplu veri kullanılmalıdır.

Bağışların proje veya fon bazında izlenmesi

Şartlı bağış, genel banka bakiyesinde kaybolmamalıdır. Her proje için fon kodu, başlangıç ve bitiş tarihi, bağışçı şartı, bütçe kalemleri ve kullanılabilir bakiye tutulmalıdır.

Fon bakiyesi formülü:

Dönem başı fon bakiyesi + yeni bağışlar − iadeler − uygun harcamalar = dönem sonu kullanılabilir fon bakiyesi

Bu bakiye banka bakiyesiyle aynı olmayabilir. Banka hesabında genel ve birden çok proje kaynağı birlikte bulunabilir. Bu nedenle “bankada para var” ifadesi, kaynağın serbestçe harcanabileceği anlamına gelmez.

Fonlar arasında aktarım yapılacaksa bağış şartı, kampanya izni, proje sözleşmesi ve yetkili organ kararı kontrol edilmelidir. Bağışçının belirlediği amacın değişmesi gerekiyorsa yazılı onay veya hukuken uygun başka çözüm aranmalıdır.

İade, iptal ve ters ibraz süreçleri

İade politikasında şu sorular cevaplanmalıdır:

• Hangi durumda iade değerlendirilir?
• Başvuruyu kim alır ve kim onaylar?
• Bağışın geldiği ödeme aracına mı iade edilir?
• Komisyon ve kur farkı nasıl kaydedilir?
• Alındı veya banka kaydı nasıl ilişkilendirilir?
• Proje fonundan düşüş hangi tarihte yapılır?
• Şüpheli talepte kimlik ve işlem doğrulaması nasıl yapılır?

Kart sahibi tarafından bankaya yapılan ters ibraz, derneğin gönüllü iadesinden farklıdır. Ödeme sağlayıcısı bildirimi, savunma belgeleri, sonuç ve banka kesintisi ayrı kaydedilmelidir. İptal edilmiş alındı belgesi silinmemeli; iptal gerekçesi ve bağlantılı işlem korunmalıdır.

Muhasebe kayıtları ve dönem sonu kontrolü

Operasyon sistemi ile muhasebe kayıtları düzenli uzlaştırılmalıdır. En az ay sonunda şu toplamlar karşılaştırılır:

• aidat tahakkukları, tahsilatları ve alacak bakiyesi;
• bağışların kanal ve fon bazında brüt toplamı;
• banka/POS komisyonları;
• nakit kasa ve teslim kayıtları;
• iadeler ve ters ibrazlar;
• ayni bağış ve teslimler;
• proje fon bakiyeleri;
• muhasebe defterindeki gelir hesapları;
• banka hesap özetleri.

Farklar “önemsiz” denilerek devredilmemeli; işlem bazında açıklanmalıdır. Dönem kapanmadan açık eşleştirmeler, kayıp alındılar ve eksi fon bakiyeleri yönetim kuruluna raporlanmalıdır.

Yönetim kuruluna aylık raporlama

Yönetim kurulu yalnız toplam geliri değil, gelirin kalitesini ve kısıtlarını görmelidir. Aylık raporda aşağıdaki göstergeler bulunabilir:

• aktif üye ve tahakkuk kapsamı;
• dönemde tahakkuk eden aidat;
• tahsil edilen aidat ve tahsilat oranı;
• gecikmiş aidat yaşlandırması;
• yeni, düzenli ve tek seferlik bağış tutarları;
• bağış kanalı ve komisyon oranı;
• şartlı/genel bağış dağılımı;
• proje bazlı kullanılabilir fon;
• iade, ters ibraz ve başarısız ödeme;
• açıklanamayan banka hareketi;
• kasa, alındı ve yetki belgesi istisnaları;
• veri güvenliği veya sistem olayı.

Kişi isimleri yalnız karar için gerekliyse ve uygun erişimle gösterilmelidir. Genel yönetim değerlendirmesinde toplu rakamlar çoğu zaman yeterlidir.

Kişisel veri güvenliği

Aidat ve bağış sistemi; ad, iletişim, üyelik, banka açıklaması, bağış miktarı ve işlem geçmişi gibi kişisel veriler içerir. Dernek üyeliği bilgisi özel nitelikli kişisel veri olduğundan erişim daha sıkı yönetilmelidir.

Temel önlemler:

• üyelik, bağış ve pazarlama amaçlarını birbirinden ayırmak;
• aydınlatma metnini veri alınırken sunmak;
• zorunlu olmayan alanları kaldırmak;
• banka ve kart verilerini gereksiz yere kopyalamamak;
• tam kart verisi saklamamak, uygun ödeme kuruluşu kullanmak;
• rol bazlı erişim ve çok faktörlü kimlik doğrulama uygulamak;
• dışa aktarılan Excel dosyalarını şifrelemek ve süreli tutmak;
• ortak e-posta gruplarında bağışçı listesi paylaşmamak;
• saklama süresi sonunda silme/anonimleştirme yapmak;
• hizmet sağlayıcıların veri işleme, alt yüklenici ve yurt dışı aktarım koşullarını incelemek.

Bağış yaptı diye kişiyi otomatik olarak bütün kampanya mesajlarına eklemek doğru değildir. İşlem bildirimi ile tanıtım/bağış çağrısı iletişimi ayrı hukuki temelde ve tercih mekanizmasıyla yönetilmelidir.

Otomasyon ve yazılım kullanımının genel faydaları

Yazılım, hatalı süreci tek başına düzeltmez; ancak doğru tasarlanmış kuralları tutarlı uygulamaya yardımcı olur. Yararlı otomasyon örnekleri şunlardır:

• dönemsel aidat tahakkuku;
• üyelik ve ödeme eşleştirmesi;
• benzersiz ödeme açıklaması veya bağlantısı;
• banka/POS dosyası içe aktarma;
• gecikme yaşlandırması ve bireysel hatırlatma;
• fon ve proje kodu zorunluluğu;
• alındı belgesi seri/sıra kontrolü;
• iade için ikili onay;
• kullanıcı erişim ve işlem logları;
• aylık kurul raporunun otomatik taslağı;
• saklama süresi ve silme uyarıları.

Sistem seçerken “kaç özellik var?” sorusundan önce veri dışa aktarımı, denetim izi, yedekleme, rol yönetimi, veri barındırma yeri, hizmet sürekliliği ve sözleşme sona erdiğinde verinin geri alınması incelenmelidir. Bu rehber, STK360’ın belirli bir ürün özelliğine sahip olduğu iddiasında bulunmaz; dijital dönüşüm ihtiyacını süreç açısından açıklar.

Aylık bağış ve aidat raporu örneği

Rapor dönemi: [Ay / Yıl]
Hazırlayan: [Ad–görev]
Kontrol eden: [Sayman / yönetici]
Yönetim kurulu sunum tarihi: [Tarih]

Karar gerektiren konular: [Aidat yapılandırması / fon aktarımı / iade / sistem yetkisi vb.]
Takip sorumlusu ve hedef tarih: [ ]

Sık Yapılan Hatalar

1. Aidat ile bağışı aynı gelir türü altında toplamak.
2. Dönem başında tahakkuk üretmeyip yalnız ödeyenleri kaydetmek.
3. Banka tahsilatı için ayrıca alındı düzenleyerek mükerrer belge oluşturmak.
4. POS brüt tutarı, komisyonu ve banka net aktarımını ayırmamak.
5. Açıklamasız banka hareketini yanlış üyeye veya projeye yazmak.
6. Şartlı bağışı genel giderlerde kullanmak.
7. Fazla aidat ödemesini üyeye sormadan bağış saymak.
8. Aidat borcu listesini geniş e-posta grubunda veya mesajlaşma grubunda paylaşmak.
9. İadeyi aynı kişinin hazırlayıp onaylamasına izin vermek.
10. Üyelik sona erince geçmiş borcu veya yanlış gelecek tahakkukunu kontrol etmeden silmek.
11. Bağışçı iletişim bilgisini sınırsız kampanya izni kabul etmek.
12. Yazılım raporunu banka ve muhasebe kayıtlarıyla mutabakat yapmadan doğru saymak.

Uygulama Kontrol Listesi

• Aidat, genel bağış, şartlı bağış ve yardım toplama geliri ayrı tanımlandı.
• Tüzükte aidat yükümlülüğü, tutar yetkisi ve dönem kontrol edildi.
• Aktif üye listesi üzerinden dönemsel tahakkuk üretildi.
• Her işlem için benzersiz referans ve kişi/fon eşleştirmesi var.
• Nakit tahsilatta alındı belgesi ve yetki belgesi kullanılıyor.
• Banka tahsilatında dekont/hesap özeti saklanıyor; mükerrer alındı düzenlenmiyor.
• POS için brüt, komisyon, iade ve net aktarım mutabakatı yapılıyor.
• Açıklanamayan işlemler “askıda” listesinde izleniyor.
• Şartlı bağışlar proje/fon koduna bağlandı.
• İade ve manuel değişikliklerde ikili onay uygulanıyor.
• Gecikmiş aidat bildirimleri bireysel ve tüzüğe uygun yürütülüyor.
• Üyelik sona erme tarihi ile tahakkuk dönemi birlikte kontrol ediliyor.
• Aylık banka–operasyon–muhasebe mutabakatı tamamlanıyor.
• Yönetim kuruluna tahsilat, gecikme, fon ve istisna raporu sunuluyor.
• Üye ve bağışçı verilerine rol bazlı erişim uygulanıyor.
• Hizmet sağlayıcı, yurt dışı aktarım, yedekleme ve veri çıkış koşulları incelendi.

11. SIK SORULAN SORULAR

Aidat ile bağış arasındaki temel fark nedir?

Aidat, üyelik ilişkisi ve tüzükten doğan dönemsel bir yükümlülüktür. Bağış ise gönüllüdür ve üyelik hakkı ya da borcu oluşturmaz. Tahakkuk ve raporlamaları ayrı tutulmalıdır.

Banka hesabına gelen aidat veya bağış için alındı belgesi kesilir mi?

Banka dekontu veya hesap özeti alındı belgesi yerine geçer; aynı tahsilat için ayrıca alındı belgesi düzenlenmez. Banka kaydı gelir türü, kişi ve fonla eşleştirilmelidir.

Üye fazla para gönderirse kalan tutar bağış sayılabilir mi?

Otomatik olarak sayılmamalıdır. Fazla tutarın gelecek dönem aidatı mı, yanlış ödeme mi yoksa bağış mı olduğu üyeden teyit edilmeli ve buna göre kaydedilmelidir.

Aidatını ödemeyen üye hemen çıkarılabilir mi?

Hayır. Tüzükte açık çıkarma sebebi ve usul bulunmalı; borç doğrulanmalı, üyeye bildirim ve gerekiyorsa savunma imkânı verilmeli, yetkili organ karar almalıdır.

Çevrim içi bağışlarda hangi tutar esas alınır?

Bağışçının ödediği brüt tutar, ödeme kuruluşu komisyonu, iade/ters ibraz ve bankaya geçen net tutar ayrı izlenir. Muhasebe ve fon raporunda bu bileşenler mutabık olmalıdır.

Şartlı bağış başka projeye aktarılabilir mi?

Bağış şartı, kampanya izni ve sözleşme buna izin vermiyorsa tek taraflı aktarılamaz. Gerektiğinde bağışçı onayı ve yetkili organ kararı alınmalı; hukuki durum ayrıca değerlendirilmelidir.

Bağışçı bilgileri gelecekteki kampanyalarda kullanılabilir mi?

Bir bağış işlemi için alınan iletişim bilgisi sınırsız tanıtım izni değildir. İşlem bildirimi ile yeni kampanya iletişimi ayrılmalı; KVKK ve ilgili iletişim kuralları uygulanmalıdır.

Aylık bağış ve aidat raporu kim tarafından onaylanmalıdır?

Operasyonel raporu mali işler hazırlayabilir; sayman veya belirlenen kontrol sorumlusu banka ve belge mutabakatını yapmalı, önemli istisnalar yönetim kuruluna sunulmalıdır.

12. İÇ BAĞLANTI ÖNERİLERİ

• “bağış çağrısının izin gerektirip gerektirmediği” → Yardım Toplama Mevzuatı
• “gelir tahsilatı için yönetim kurulu yetkilendirmesi” → Yönetim Kurulu Karar Örnekleri
• “alındı belgesi ve mali defter düzeni” → Dernek Defterleri ve Tasdik Süreleri
• “üyelik sona ermesi ve aidat borcu” → Dernek Üyeliğinden Çıkarma Süreçleri
• “üye ve bağışçı verilerinin korunması” → Derneklerde KVKK Yükümlülükleri
• “yurt dışına gönderilen fonların izlenmesi” → Yurt Dışı Yardım Operasyonlarında Raporlama
• “bağış ve aidat süreçlerinin dijital iş akışına dönüştürülmesi” → STK360 Yazılım ve Dijital Dönüşüm
• “mali kayıt ve yetki yapısının birlikte değerlendirilmesi” → STK360 Kurumsal Yönetişim

13. CTA

Bağış, aidat, banka ve proje fonu kayıtlarınız arasında tekil işlem izi oluşturmak için mevcut tahsilat akışınızı STK360’ın dijital dönüşüm ve yönetişim yaklaşımıyla değerlendirebilirsiniz.

14. ÖNEMLİ NOT

Bu içerik genel bilgilendirme amacıyla hazırlanmıştır. Derneğinizin tüzüğü, yardım toplama faaliyeti, bağış şartları, vergi durumu, kullandığı ödeme kuruluşu ve muhasebe esası farklı yükümlülükler doğurabilir. Özellikle yüksek tutarlı, şartlı, yurt dışı kaynaklı veya iade ihtilafı bulunan işlemler somut belgeler üzerinden değerlendirilmelidir.

15. SON GÜNCELLEME TARİHİ

24 Haziran 2026

16. BAŞLICA RESMÎ KAYNAKLAR

1. Mevzuat Bilgi Sistemi — 5253 sayılı Dernekler Kanunu
   Belge: Dernekler Kanunu (özellikle m. 11 ve m. 21)
   Bağlantı: https://www.mevzuat.gov.tr/mevzuatmetin/1.5.5253.pdf
   Erişim: 24.06.2026

2. Mevzuat Bilgi Sistemi — 4721 sayılı Türk Medeni Kanunu
   Belge: Türk Medeni Kanunu (üyelerin ödenti borcu ve dernek hükümleri)
   Bağlantı: https://www.mevzuat.gov.tr/mevzuatmetin/1.5.4721.pdf
   Erişim: 24.06.2026

3. Mevzuat Bilgi Sistemi — Dernekler Yönetmeliği
   Belge: Dernekler Yönetmeliği (gelir-gider usulleri, alındı belgeleri ve yetki belgeleri)
   Bağlantı: https://www.mevzuat.gov.tr/MevzuatMetin/yonetmelik/7.5.8038.pdf
   Erişim: 24.06.2026

4. Sivil Toplumla İlişkiler Genel Müdürlüğü
   Sayfa: Derneklerin Defter Tutma İşlemleri (banka dekontunun alındı yerine geçmesi ve gider belgeleri)
   Bağlantı: https://www.siviltoplum.gov.tr/derneklerin-defter-tutma-islemleri
   Erişim: 24.06.2026

5. Sivil Toplumla İlişkiler Genel Müdürlüğü — Trabzon İl Müdürlüğü
   Sayfa: Makbuz İşlemleri
   Bağlantı: https://www.siviltoplum.gov.tr/trabzon/makbuz-islemleri
   Erişim: 24.06.2026

6. Gelir İdaresi Başkanlığı
   Rehber: Dernek ve Vakıfların Vergilendirilmesi Rehberi (2025)
   Bağlantı: https://cdn.gib.gov.tr/api/gibportal-file/file/getFileResources?objectKey=arsiv%2Fonceki-dokumanlar%2F2025DernekveVakiflarinVergilendirilmesiRehberi.pdf
   Erişim: 24.06.2026