Yabancı STK Türkiye’de Nasıl Faaliyet Gösterir? İzin, Yapılanma ve Uyum Rehberi

Merkezi yurt dışında bulunan bir dernek, vakıf veya diğer kâr amacı gütmeyen kuruluş, Türkiye’de doğrudan faaliyete başlamadan önce planına uygun izin modelini seçmelidir. Başlıca modeller temsilcilik, şube, belirli süreli doğrudan faaliyet, Türkiye’deki bir kuruluşla iş birliği, dernek veya üst kuruluşa üyelik ve dernek ya da üst kuruluş kuruculuğudur. Başvuru, güncel resmî rehberde belirtilen belgelerle İçişleri Bakanlığı Sivil Toplumla İlişkiler Genel Müdürlüğüne yapılır; izin alınmadan ofis açmak, personel ve bütçe örgütlemek veya yerel ortakla fiilî faaliyete geçmek risklidir.

Yabancı STK nedir ve neden izin gerekir?

Bu rehberde “yabancı STK”; merkezi Türkiye dışında bulunan yabancı dernek, vakıf veya kâr amacı gütmeyen diğer tüzel kişiyi ifade eder. Kuruluşun kendi ülkesinde farklı bir hukuki adı bulunabilir. Türkiye’deki değerlendirmede yalnız unvan değil, kuruluşun statüsü, kâr dağıtıp dağıtmadığı, amaçları, yönetim yapısı ve planlanan faaliyeti birlikte incelenir.

5253 sayılı Dernekler Kanununun uluslararası faaliyetlere ilişkin düzenlemesi uyarınca yabancı dernekler, Dışişleri Bakanlığının görüşü alınmak suretiyle İçişleri Bakanlığının izniyle Türkiye’de:

• Doğrudan faaliyette veya iş birliğinde bulunabilir;
• temsilcilik veya şube açabilir;
• dernek veya üst kuruluş kurabilir;
• kurulmuş dernek veya üst kuruluşlara katılabilir.

Yabancı vakıflar ve merkezi yurt dışında bulunan diğer kâr amacı gütmeyen kuruluşlar bakımından da ilgili hükümler uygulanır. Bu nedenle “bir proje sözleşmesi imzalayalım, izin sürecini daha sonra tamamlarız” yaklaşımı güvenli değildir. Planlanan işin hukuki modeli, ofis ve personel kurulmadan, fon aktarılmadan ve kamuya açık faaliyete başlanmadan önce netleştirilmelidir.

Altı faaliyet modelinin karşılaştırılması

Resmî başvuru rehberi altı temel model kullanır:

Bu tablo yalnız başlangıç filtresidir. İzin kararı, onaylı statü ve başvuru dosyası her kuruluş için bağlayıcı operasyon sınırlarını belirler.

Temsilcilik açma

Temsilcilik, yabancı STK’nın Türkiye’de merkez adına faaliyet yürüten; ayrı tüzel kişiliği, genel kurulu, yönetim kurulu, denetim kurulu ve üye kaydı bulunmayan birimidir. Resmî rehbere göre bir kişinin görevlendirilmesi temsilcilik modeli için yeterli olabilir.

Temsilcilik şu ihtiyaçlarda işlevseldir:

• Türkiye programlarının merkezi koordinasyonu;
• kamu ve paydaş ilişkileri;
• araştırma, kapasite geliştirme ve savunuculuk;
• yerel ortakların izlenmesi;
• bölgesel ofis fonksiyonları;
• sınırlı operasyon ekibinin yönetimi.

Ancak temsilcilik “hafif rejim nedeniyle her işi yapabilen ofis” değildir. Üye kaydedemez ve organ oluşturamaz. Faaliyetin coğrafi ve konu kapsamı, izin dosyasıyla uyumlu olmalıdır. Türkiye’nin tamamında faaliyet planlanıyorsa başvuruda bu kapsam açıkça gösterilmelidir; yalnız belirli il/ilçeler için izin alınmışsa genişleme öncesinde değişiklik gereği değerlendirilmelidir.

Temsilcilik dosyasının çekirdeği

Resmî rehberde temsilcilik için öne çıkan belgeler şunlardır:

• Yabancı STK’nın apostilli veya Türk konsolosluğunca onaylanmış statüsü ve noter onaylı Türkçe tercümesi;
• Türkiye’de temsilcilik açma ve kurucuyu/temsilciyi görevlendirme yönündeki yetkili organ kararının aslı ve noter onaylı tercümesi;
• her sayfası yetkili kişilerce imzalanmış EK-6 başvuru formu;
• EK-9/A örneğine uygun Türkiye Temsilciliği Statüsü;
• yabancı görevliler bakımından resmî rehberde aranan ikamet/çalışma izni belgesi;
• Ön Bilgi Formu.

Belge listesi başvurunun özelliklerine göre genişleyebilir. Eski bir kontrol listesini otomatik uygulamak yerine başvuru tarihindeki güncel form ve rehber kontrol edilmelidir.

Şube açma

Şube de yabancı merkezin Türkiye’deki yapılanmasıdır; ancak temsilcilikten farklı olarak üye ve organ yapısına sahiptir. Resmî izin rehberine göre şube açılışı için en az üç kişi gerekir. İzin verilen şube ilk altı ay içinde üye kaydı yaparak genel kurul, yönetim kurulu ve denetim kurulu gibi organlarını oluşturmalıdır.

Şube modeli şu durumlarda daha anlamlıdır:

• Yerel üyelik veya katılımcı yönetişim isteniyorsa;
• Türkiye’de uzun süreli ve geniş hacimli program yürütülecekse;
• organlı karar ve iç denetim yapısı gerekiyorsa;
• birden çok bölge ve ekip düzenli yönetilecekse;
• yabancı merkez, Türkiye yapılanmasını kendi kurumsal çatısı altında tutmak istiyorsa.

Şube kurulurken yalnız üç kurucu bulmak yeterli değildir. İlk altı aylık organlaşma, üye kabul ölçütleri, genel kurul takvimi, defter ve mali kayıt sistemi daha başvuru dosyasında tasarlanmalıdır. Merkezin küresel tüzüğü ile EK-9/A statüsü arasında görev, imza, bütçe ve temsil çelişkisi bulunmamalıdır.

Doğrudan faaliyette bulunma

Doğrudan faaliyet izni, yabancı STK’nın Türkiye’de belirli bir işi kendi adına, belirli süre ve kapsam içinde yürütmesi için kullanılan modeldir. Resmî rehber; yardım kampanyası, yarışma, etkinlik, konferans veya toplantı gibi örnekler verir ve bu izinlerin en fazla beş yıl süreli verilebildiğini belirtir.

Bu model seçilirken faaliyet şu ölçüde somutlaştırılmalıdır:

• Amaç ve beklenen sonuç;
• başlangıç ve bitiş tarihi;
• uygulanacak il/ilçeler;
• hedef grup;
• bütçe ve fon kaynağı;
• Türkiye’de görevlendirilecek kişi;
• satın alma ve ödeme düzeni;
• kişisel veri ve görüntü işleme;
• yerel hizmet sağlayıcılar;
• raporlama ve kapanış.

Süreli bir proje için gereksiz yere kalıcı ofis modeli kurmak da, fiilen sürekli program yürütürken tek etkinlik izni varsaymak da yapısal uyumsuzluk yaratır.

Türkiye’de bir kuruluşla iş birliği yapma

İş birliği izni, yabancı STK’nın Türkiye’de faaliyet gösteren bir tüzel kişiyle ortak program yürütmesini kapsar. Resmî rehbere göre bu izin de en fazla beş yıl süreli olabilir. Yabancı STK adına faaliyeti sürdürecek kişi veya kişiler görevlendirilir.

Yerel ortakla sözleşme imzalamak, izin yükümlülüğünü kendiliğinden ortadan kaldırmaz. İş birliği modelinde en az şu belgeler birbiriyle uyumlu olmalıdır:

• Yabancı STK yetkili organ kararı;
• Türkiye’deki ortağın yetkili organ kararı;
• EK-6 başvurusu ve EK-9/B statüsü;
• proje veya iş birliği sözleşmesi;
• bütçe ve ödeme planı;
• görev ve sorumluluk matrisi;
• yararlanıcı seçimi ve veri rolleri;
• fikrî hak, görünürlük ve denetim hükümleri;
• sona erme ve bakiye yönetimi.

İş birliğinde en kritik soru “faaliyeti kim yapıyor?” sorusudur. Yerel ortak yalnız görünür taraf, yabancı kuruluş ise bütçe, personel ve günlük operasyonun fiilî yöneticisi ise sözleşme ile uygulama arasında fark oluşabilir. İzin dosyası fiilî işleyişi dürüst biçimde yansıtmalıdır.

Dernek veya üst kuruluşa üye olma

Yabancı STK, Türkiye’de amaçlarıyla uyumlu bir derneğe, federasyona veya konfederasyona üyelik için izin başvurusu yapabilir. Resmî rehber üyelik izinlerini süresiz model olarak açıklar. Üye olunan kuruluşun genel kurulunda temsil için görevli belirlenir; federasyon üyeliklerinde temsilci sayısı ve görev düzeni bakımından güncel rehber ayrıca kontrol edilmelidir.

Üyelikten önce şu kontroller yapılmalıdır:

• Türk kuruluşunun tüzüğü tüzel kişi ve yabancı tüzel kişi üyeliğine izin veriyor mu?
• Üyelik kararı hangi organa ait?
• Aidat, oy, delegelik ve organ görevi nasıl düzenlenmiş?
• Yabancı temsilcinin ikamet/çalışma izni şartı doğuyor mu?
• Üyelik, yabancı STK’ya Türkiye’de ayrı faaliyet yetkisi verdiği şeklinde yanlış yorumlanıyor mu?

Üyelik izni, üye kuruluşun tüzüğü ve Türkiye mevzuatı dışında bağımsız proje yürütme yetkisi değildir.

Dernek veya üst kuruluş kurma

Yabancı STK, Türkiye’de bir dernek veya üst kuruluşun kurucusu olmak için izin alabilir. Bu izin, yeni kuruluşun kendi kuruluş şartlarını ortadan kaldırmaz. Örneğin dernek için kurucu sayısı ve tüzük; federasyon için aynı amaçlı kurucu dernekler ve onların genel kurul kararları ayrıca sağlanmalıdır.

Bu modelde iki katmanlı dosya vardır:

1. Yabancı STK’nın kurucu olmasına ilişkin izin dosyası;
2. Türk hukukuna göre yeni dernek/federasyon/konfederasyon kuruluş dosyası.

Yabancı STK adına temsilci belirlenirken, yeni kuruluşta organ görevi üstlenecek yabancı kişi bakımından ikamet veya çalışma izni gereği güncel resmî rehber ve göç/çalışma mevzuatıyla birlikte değerlendirilmelidir.

Doğru model nasıl seçilir?

Aşağıdaki karar soruları pratik bir ön eleme sağlar:

Karar verirken yalnız izin kolaylığına bakılmamalıdır. Personel sayısı, karar yetkisi, fon akışı, yerel sahiplik, vergi, kişisel veri, marka, donör şartları ve kapanış senaryosu birlikte modellenmelidir.

Başvuru öncesi merkez kararı ve yetki zinciri

Başvurunun en sık zayıfladığı alan, yabancı merkezin yetki belgeleridir. Karar şu unsurları içermelidir:

• Türkiye’de seçilen faaliyet modeli;
• amaç ve faaliyet kapsamı;
• coğrafi alan;
• süre;
• görevlendirilen kişi veya kişiler;
• başvuru ve tebligat yetkisi;
• imza ve banka yetkisi;
• bütçe tahsisi;
• statü/EK-9 metninin onayı;
• gerektiğinde değişiklik ve kapanış yetkisi.

Kararı alan organın gerçekten yetkili olduğu, yabancı statüdeki maddelerle gösterilmelidir. Başkanın tek başına karar verdiği durumda, bu yetkiyi kanıtlayan belgenin de dosyaya eklenmesi gerekebilir.

Ortak başvuru belgeleri

Faaliyet türüne göre değişmekle birlikte, iyi hazırlanmış dosyanın ana bölümleri şöyledir:

1. Kuruluş kimliği: Tescil belgesi, statü, adres, yönetim listesi;
2. hukuki tasdik: Apostil/konsolosluk onayı ve noter onaylı Türkçe tercüme;
3. merkez kararı: Model, yetkili ve kapsam;
4. EK-6: Güncel başvuru formu;
5. EK-9/A veya EK-9/B: Şube/temsilcilik ya da faaliyet/iş birliği statüsü;
6. Ön Bilgi Formu: Kuruluş geçmişi, projeleri ve diğer bilgiler;
7. kişiler: Kimlik, iletişim, ikamet/çalışma belgeleri;
8. program: Faaliyet planı, takvim, bütçe ve hedef grup;
9. yerel taraf belgeleri: İş birliği/üyelik/kuruculuk kararları;
10. tebligat: Türkiye’de açık ve sürdürülebilir iletişim kanalı.

Her belgenin bir “dosya sahibi” ve son geçerlilik kontrol tarihi olmalıdır.

Apostil, tasdik ve Türkçe tercüme

Yurt dışında düzenlenen statü ve kararların Türkiye’de kullanılabilmesi için tasdik zinciri doğru kurulmalıdır. Resmî rehber, statünün apostilli olmasını veya ilgili ülkedeki Türk konsolosluğunca onaylanmasını ve tamamının noter onaylı Türkçe tercümesini arar.

Dikkat edilmesi gerekenler:

• Apostil anlaşmasının ilgili ülke ve belge türünde uygulanabilirliği;
• belgenin aslının mı, onaylı örneğinin mi kabul edildiği;
• apostilin belgeye fiziksel/elektronik bağlantısı;
• tüm sayfaların ve eklerin tercümesi;
• isim, tarih ve karar numarası tutarlılığı;
• çeviride hukuki yapı adının açıklanması;
• imza yetkisinin statüden izlenebilmesi.

Özet çeviri, yalnız amaç maddesinin tercümesi veya yönetim kararındaki eklerin atlanması dosyayı zayıflatır.

Başvuru, inceleme ve eksiklik yönetimi

Güncel resmî rehber, başvurunun İçişleri Bakanlığı Sivil Toplumla İlişkiler Genel Müdürlüğüne doğrudan veya posta yoluyla yapılmasını öngörür. Başvuru öncesinde resmî sayfadaki güncel teslim kanalı teyit edilmelidir.

İnceleme süreci için tek ve her dosyaya uygulanacak sonuç süresi varsayılmamalıdır. Dışişleri Bakanlığı ve ilgili kamu kurumlarının görüşleri, faaliyet konusu ve güvenlik/uyum incelemeleri dosyanın süresini etkileyebilir.

Resmî rehberde, bildirilen eksiklikler altı ay içinde tamamlanmazsa başvurunun işlemden kaldırılacağı belirtilir. Bu nedenle:

• Tebligat adresi ve e-posta düzenli izlenmeli;
• eksiklik yazısı madde madde cevaplanmalı;
• güncellenen belgeler için sürüm listesi tutulmalı;
• tercüme ve asıl belge eşleştirilmelidir;
• kapsam değiştiyse yalnız ek belge değil, yeni merkez kararı da düşünülmelidir.

İzin alınmadan faaliyete başlanmamalıdır. Başvurunun alınmış olması izin verilmiş olduğu anlamına gelmez.

İzin sonrası ilk kurumsal işlemler

İzin kararı alındığında “operasyon açılış dosyası” oluşturulmalıdır. İlk adımlar kuruluş modeline göre değişse de şu iş akışı yararlıdır:

• İzin kararının kapsam, süre, il ve faaliyet bakımından okunması;
• onaylı statü ile merkez politikasının karşılaştırılması;
• temsil ve imza yetkisinin karara bağlanması;
• adres ve kira/kullanım sözleşmesi;
• vergi dairesi ve gerekiyorsa ticari/vergisel kayıt değerlendirmesi;
• banka hesabı ve çift onay sistemi;
• defterlerin tasdiki ve mali kayıt planı;
• personel sözleşmeleri, çalışma izni ve SGK süreçleri;
• KVKK aydınlatma, saklama ve veri aktarım düzeni;
• satın alma, nakit, bağış ve proje prosedürleri;
• ihbar, etik ve yararlanıcı güvenliği mekanizması;
• yıllık bildirim takvimi.

İzin belgesindeki unvan, banka, sözleşme, fatura, bordro ve görünürlük materyallerinde tutarlı kullanılmalıdır.

Yıllık beyan, değişiklik ve saha ofisi bildirimleri

Resmî EK-9/A statüsünde şube veya temsilciliğin yıllık faaliyetlerine ilişkin beyannamenin izleyen yılın Nisan ayı sonuna kadar yerleşim yerinin bulunduğu valiliğe verilmesi öngörülür. Kullanılan form EK-8’dir. Güncel elektronik/fiziksel bildirim yöntemi işlem tarihinde resmî kaynaktan kontrol edilmelidir.

Aynı örnek statüde:

• Yerleşim yeri adresi değişikliklerinin otuz gün içinde;
• yönetici değişikliklerinin otuz gün içinde;
• izin verilen başka bir ilde saha ofisi açılmasının on gün içinde

ilgili makamlara bildirilmesine ilişkin hükümler bulunur. Kuruluş, kendi onaylı statüsünü ve izin kararını esas almalıdır; örnek formdaki süreleri takip sistemiyle izlemek güvenli yaklaşımdır.

Yıllık dosya yalnız formdan ibaret olmamalıdır. Faaliyet raporu, mali tablolar, banka mutabakatı, sözleşmeler, personel, yararlanıcı kayıtları, fon akışları ve önceki bildirimlerle tutarlılık birlikte kontrol edilmelidir.

Finans, vergi, çalışma ve sosyal güvenlik

Kâr amacı gütmeme, bütün işlemlerin vergi dışı olduğu anlamına gelmez. Yabancı STK yapılanması şu başlıklarda uzman değerlendirmesi yapmalıdır:

• Türkiye’de vergi kimlik numarası ve mükellefiyet türleri;
• ücret, kira ve hizmet ödemelerinde stopaj;
• mal veya hizmet sunumunun iktisadi işletme doğurup doğurmadığı;
• KDV ve belge düzeni;
• yabancı merkezden gelen fonların muhasebe kaydı;
• çalışanların bordro, SGK ve iş hukuku;
• yabancı çalışanların çalışma izni;
• kısa süreli uzman görevlendirmelerinin statüsü;
• merkez ve Türkiye birimi arasındaki masraf paylaşımı.

“Bağış”, “hibe”, “masraf iadesi”, “hizmet bedeli” ve “merkez fonu” aynı mali nitelikte değildir. Sözleşme dili ile banka açıklaması ve muhasebe kaydı uyumlu olmalıdır.

Yardım, fon ve banka hareketleri

Yabancı STK’nın izin almış olması, yardım toplama veya her tür fon transferi için sınırsız yetki sağlamaz. Faaliyetin niteliğine göre:

• 2860 sayılı Yardım Toplama Kanunu;
• yurt dışından yardım alma veya yurt dışına yardım yapma bildirimleri;
• banka aracılığı zorunlulukları;
• donör ve fon kısıtları;
• mali suçlar ve yaptırım riskleri;
• bağışçı/yararlanıcı durum tespiti

ayrıca ele alınmalıdır.

Banka hesaplarında en az şu kontroller bulunmalıdır:

• Hesabın izinli yapının doğru unvanıyla açılması;
• imza ve elektronik bankacılık yetkisinin belgelendirilmesi;
• proje/fon bazlı kodlama;
• nakit kullanım limiti;
• yararlanıcı ödemelerinde kanıt ve onay;
• olağandışı işlem incelemesi;
• merkezle aylık mutabakat;
• kur ve banka masrafı kaydı.

Kişisel veriler, güvenlik ve yararlanıcı koruma

Türkiye’de çalışan yabancı STK, üyelik/yararlanıcı verileri, sağlık bilgileri, çocuk kayıtları, konum ve görüntüler gibi kişisel veriler bakımından 6698 sayılı Kanun ve ilgili düzenlemeleri değerlendirmelidir.

Özellikle şu konular planlanmalıdır:

• Türkiye birimi ile yabancı merkezin veri sorumlusu/veri işleyen rolleri;
• yurt dışına veri aktarım şartları;
• aydınlatma metinleri ve gerektiğinde açık rıza;
• çocuk ve hassas gruplar için ek güvenlik;
• saha cihazları ve bulut erişimleri;
• saklama ve imha süreleri;
• olay/ihlal bildirimi;
• fotoğraf ve başarı hikâyesi kullanımında insan onuru;
• yerel ortağın veriye erişimi.

Donör raporu için veri talep edilmesi, her kişisel verinin merkeze aktarılmasını otomatik olarak hukuka uygun hâle getirmez. Asgari veri ilkesi uygulanmalıdır.

Yerel ortak durum tespiti ve sözleşme

İş birliği izninde yerel ortak seçimi yalnız proje kapasitesi üzerinden yapılmamalıdır. Durum tespiti dosyası şu konuları kapsayabilir:

• Tüzel kişilik ve güncel organ bilgileri;
• tüzük/senet amacı;
• temsil ve imza yetkisi;
• faaliyet, denetim ve mali raporlar;
• banka hesabı;
• çıkar çatışması ve ilişkili taraflar;
• yaptırım, dolandırıcılık ve itibar kontrolleri;
• çocuk/hassas grup koruma kapasitesi;
• veri güvenliği;
• alt ortak ve tedarikçiler.

Sözleşmede ise iş planı, bütçe, raporlama, satın alma, kayıt erişimi, denetim, veri rolleri, fikrî haklar, görünürlük, ihlal bildirimi, fon iadesi ve fesih açıkça düzenlenmelidir. Denetim hakkı, yerel ortağın bağımsız organ yetkisini ortadan kaldıracak fiilî yönetime dönüşmemelidir.

İzin yenileme, kapsam değişikliği ve kapanış

Süreli izinlerde bitiş tarihinden önce yenileme veya yeni başvuru gereği değerlendirilmelidir. Son aya bırakılan başvuru, faaliyet ve personel sürekliliğini riske atabilir.

Aşağıdaki değişiklikler için güncel makam görüşü alınmalıdır:

• Faaliyet konusu veya hedef grubunun genişlemesi;
• yeni il veya saha ofisi;
• temsilci/yönetici değişikliği;
• adres değişikliği;
• doğrudan faaliyetten temsilciliğe geçiş;
• yeni yerel ortak;
• süre veya bütçe bakımından esaslı değişiklik;
• merkezin unvanı, birleşmesi veya statü değişikliği.

Kapanış planı şunları içermelidir:

• İznin sona erdirilmesine ilişkin merkez kararı;
• kamu makamlarına bildirim;
• personel ve sözleşmeler;
• banka ve vergi kapanışı;
• varlıkların hukuka uygun tasfiyesi;
• donör bakiyesi;
• kişisel veri ve arşiv;
• alan adı, sosyal medya ve marka;
• son faaliyet ve mali rapor.

Örnek yabancı STK kuruluş dosyası dizini

00_Dosya_Kontrol_Listesi
01_Merkez_Tescil_ve_Statü
02_Apostil_ve_Tasdik
03_Türkçe_Tercümeler
04_Yetkili_Organ_Kararı
05_EK6_Başvuru_Formu
06_EK9A_veya_EK9B_Statü
07_Ön_Bilgi_Formu
08_Görevlendirilen_Kişiler
09_Faaliyet_Planı_ve_Takvim
10_Bütçe_ve_Fon_Kaynağı
11_Yerel_Ortak_Belgeleri
12_İzin_Yazısı_ve_Onaylı_Statü
13_Vergi_Banka_Defter
14_Personel_ve_Çalışma_İzinleri
15_KVKK_ve_Güvenlik
16_Yıllık_Beyan_ve_Değişiklikler
17_Denetim_ve_Kapanış

Her dosyada belge tarihi, geçerlilik süresi, tercüme durumu ve sorumlu kişi gösterilmelidir.

Sık Yapılan Hatalar

Faaliyet modelini yalnız “ofis açma” açısından seçmek

Yönetişim, üyelik, süre, yerel ortak, fon ve personel modeli dikkate alınmadığında sonradan kapsam değişikliği gerekir.

Başvuruyu izin sanmak

Dosyanın teslimi, faaliyet izni değildir. İzin kararı alınmadan fiilî faaliyete, kira/personel/bütçe örgütlenmesine geçilmesi risk doğurur.

Statünün yalnız amaç bölümünü tercüme ettirmek

Resmî rehber, statünün tamamının noter onaylı Türkçe tercümesini arar. Yetki zinciri eksik kalırsa merkez kararı doğrulanamaz.

EK-9 metni ile fiilî operasyonu ayırmak

İzin belgesinde koordinasyon yazarken fiilen yardım dağıtımı veya çok illi saha operasyonu yapılması kapsam sorunu yaratabilir.

Yerel ortağın izni gereksiz kıldığını düşünmek

Yabancı STK’nın Türkiye’de iş birliği faaliyeti de izin modelidir. Sözleşmenin adı, fiilî faaliyeti değiştirmez.

Yıllık beyanı yalnız mali tablo gibi görmek

Faaliyet, organ/yönetici, adres, personel, fon ve önceki bildirimlerin tutarlılığı birlikte kontrol edilmelidir.

Türkiye ve merkez kayıtlarını karıştırmak

Banka, bordro, sözleşme, satın alma ve arşivin hangi tüzel yapı adına tutulduğu açık değilse denetim izi zayıflar.

Veri aktarımını donör şartıyla otomatik meşrulaştırmak

Kişisel verilerin merkeze veya yabancı buluta aktarımı ayrıca hukuki dayanak, güvenlik ve asgari veri değerlendirmesi gerektirir.

Uygulama Kontrol Listesi

Model ve yetki

• Planlanan faaliyet altı izin modelinden biriyle eşleştirildi.
• Üyelik, organ, süre, yerel ortak ve coğrafi kapsam ihtiyaçları yazıldı.
• Yabancı merkez statüsünde karar yetkisi doğrulandı.
• Yetkili organ kararı model, süre, kişi, bütçe ve imza yetkisini içeriyor.
• Başvuru ile fiilî operasyonun aynı olacağı kontrol edildi.

Belge ve başvuru

• Statü güncel ve tam nüshadır.
• Apostil/konsolosluk tasdiki doğrulandı.
• Statü ve kararların tamamı noter onaylı Türkçeye çevrildi.
• Güncel EK-6 kullanıldı ve her sayfa usulüne uygun imzalandı.
• Faaliyet türüne göre EK-9/A veya EK-9/B hazırlandı.
• Ön Bilgi Formu ve kişi belgeleri eklendi.
• Yerel ortak/üyelik/kuruculuk kararları dosyada.
• Tebligat ve eksiklik takibi için sorumlu belirlendi.

İzin sonrası kuruluş

• İzin yazısı kapsam, süre ve il bakımından okundu.
• Adres, vergi, banka ve defter süreçleri planlandı.
• İmza ve ödeme yetki matrisi karara bağlandı.
• Personel, SGK ve yabancı çalışma izinleri kontrol edildi.
• Mali ve vergisel mükellefiyet değerlendirmesi yapıldı.
• Yardım/fon/bildirim süreçleri ayrıca analiz edildi.
• KVKK, yurt dışı veri aktarımı ve yararlanıcı güvenliği düzenlendi.

Süreklilik ve kapanış

• EK-8 yıllık beyan takvime işlendi.
• Adres, yönetici ve saha ofisi değişiklik bildirimleri izleniyor.
• İzin bitişinden önce yenileme kontrol tarihi belirlendi.
• Yerel ortaklar yıllık durum tespitine tabi tutuluyor.
• Kapanışta personel, banka, vergi, veri, varlık ve rapor planı hazır.

Sık Sorulan Sorular

Yabancı STK Türkiye’de izin almadan faaliyet gösterebilir mi?

Merkezi yurt dışındaki yabancı dernek, vakıf ve kâr amacı gütmeyen kuruluşların Kanunda sayılan doğrudan faaliyet, iş birliği, şube, temsilcilik, üyelik veya kuruculuk işlemleri İçişleri Bakanlığının iznine tabidir. Somut faaliyetin kapsamı için güncel resmî görüş alınmalıdır.

Yabancı STK temsilciliği ile şube arasındaki fark nedir?

Temsilcilik üye kaydı ve yasal organları olmayan birimdir. Şube için en az üç kişi öngörülür ve izin sonrası ilk altı ay içinde üye kaydıyla organların oluşturulması gerekir.

Yabancı STK başvurusu nereye yapılır?

Güncel resmî rehber, başvuruların İçişleri Bakanlığı Sivil Toplumla İlişkiler Genel Müdürlüğüne doğrudan veya posta yoluyla yapılmasını belirtir. Teslim kanalı başvuru tarihinde resmî sayfadan yeniden doğrulanmalıdır.

Yabancı belgeler için apostil ve tercüme gerekir mi?

Resmî rehberde statünün apostilli veya Türk konsolosluğunca onaylı olması ve tamamının noter onaylı Türkçe tercümesinin sunulması istenir. Karar ve diğer yabancı belgeler için de dosyaya uygun tasdik-tercüme zinciri kurulmalıdır.

Doğrudan faaliyet ve iş birliği izinleri kaç yıl verilir?

Resmî başvuru rehberinde doğrudan faaliyet ve iş birliği izinlerinin en fazla beş yıl süreli verilebildiği belirtilir. Verilen iznin gerçek süresi ve kapsamı Bakanlık kararında gösterilir.

Yabancı STK yıllık beyanname verir mi?

İzinli yabancı STK şube ve temsilcilikleri için EK-8 yıllık beyan yükümlülüğü bulunur. Onaylı EK-9/A statüsü, beyannamenin izleyen yılın Nisan ayı sonuna kadar verilmesini öngörür; yöntem ve ekler güncel resmî kanaldan kontrol edilmelidir.

Yerel dernekle sözleşme yapmak izin yerine geçer mi?

Hayır. Yabancı STK’nın Türkiye’de bir kuruluşla iş birliği yapması ayrıca izin modeli olarak düzenlenmiştir. Tarafların kararları, izin dosyası ve iş birliği sözleşmesi birbiriyle uyumlu olmalıdır.

Başvurudaki eksiklikler ne kadar sürede tamamlanmalıdır?

Resmî rehber, eksikliklerin yazıyla bildirilmesinden sonra altı ay içinde tamamlanmaması hâlinde başvurunun işlemden kaldırılacağını belirtir. Kuruluş daha kısa idari süre verilmişse o süreyi esas almalıdır.