STK Platformu Nasıl Kurulur? Mutabakat, Mali Model ve Koordinasyon Rehberi

STK platformu; derneklerin kendi aralarında veya vakıf, sendika ve benzeri sivil toplum kuruluşlarıyla ortak bir amacı gerçekleştirmek üzere oluşturduğu, tüzel kişiliği bulunmayan geçici birlikteliktir. Platform için ayrı dernek kuruluşu veya mülki idare amirliğine kuruluş bildirimi yapılmaz. Katılımcılar yetkili organ kararlarını alır ve amaç, süre, koordinasyon, mali sorumluluk, marka, veri ve kapanış hükümlerini içeren bir mutabakat tutanağı imzalar. Platform kendi adına yardım toplayamaz veya makbuz karşılığı gelir elde edemez.

STK platformu nedir?

5253 sayılı Dernekler Kanunundaki tanıma göre platformlar; derneklerin kendi aralarında veya vakıf, sendika ve benzeri sivil toplum kuruluşlarıyla ortak bir amacı gerçekleştirmek üzere “girişim”, “hareket” veya benzeri adlarla oluşturdukları, tüzel kişiliği bulunmayan geçici birlikteliklerdir.

Tanımın üç unsuru vardır:

1. Katılımcılar: Dernekler ve diğer sivil toplum kuruluşları;
2. ortak amaç: Birlikte gerçekleştirilecek belirli hedef;
3. geçicilik ve tüzel kişiliksizlik: Platform ayrı ve kalıcı bir tüzel kişi değildir.

Platform, esnek iş birliği sağlar; ancak bu esneklik sorumluluğu ortadan kaldırmaz. Her katılımcı, kendi organ kararı, bütçesi, personeli ve hukuki sorumluluğu içinde hareket eder.

Platform ne değildir?

Platform:

• Ayrı bir dernek, federasyon veya şirket değildir;
• kendi adına hak ve borç edinen tüzel kişi değildir;
• ayrı bir genel kurul veya yasal yönetim kurulu sahibi değildir;
• kendi adına banka hesabı, vergi kimliği veya çalışan oluşturacağı varsayılan yapı değildir;
• 2860 sayılı Kanuna göre kendi adına yardım toplayabilen kuruluş değildir;
• makbuz karşılığında gelir elde eden bir mali birim değildir.

“Platform yönetim kurulu” ifadesi kullanılabilir görünse de bunun yasal dernek organı olmadığı açıklanmalıdır. Daha doğru adlar “koordinasyon kurulu”, “yürütme grubu” veya “sekretarya” olabilir.

Hangi durumda platform tercih edilir?

Platform şu amaçlar için uygun olabilir:

• Belirli mevzuat veya politika konusunda ortak savunuculuk;
• afet, çevre veya sosyal sorun için geçici koordinasyon;
• ortak araştırma, rapor veya veri çalışması;
• süreli farkındalık kampanyası;
• bölgesel STK ağının pilot dönemi;
• ortak eğitim ve kapasite geliştirme;
• kamu veya özel sektörle ortak görüş oluşturma;
• uzun vadeli federasyon kurulmadan önce iş birliği testi.

Aşağıdaki ihtiyaçlar varsa başka yapı düşünülmelidir:

• Süresiz ve sürekli kurumsal varlık;
• kendi adına personel, mal varlığı ve sözleşme;
• düzenli aidat veya gelir toplama;
• üyeleri bağlayan organ ve yaptırım;
• kamu hibelerine kendi adına başvuru;
• geniş mal ve hizmet satın alma;
• üst kuruluş niteliğinde sürekli temsil.

Bu durumda federasyon, dernek, ortak iktisadi yapı veya iki taraflı protokol daha uygun olabilir.

Ortak amaç ve geçicilik testi

Mutabakat öncesi her katılımcı şu sorulara cevap vermelidir:

• Amaç, kendi tüzük/vakıf senedi ve faaliyet alanıyla uyumlu mu?
• Platformun somut çıktısı nedir?
• Başlangıç ve bitiş koşulu nedir?
• Hangi aşamada başarıya ulaşmış veya sona ermiş sayılacak?
• Kalıcı yapı ihtiyacı doğarsa hangi karar mekanizması kullanılacak?
• Platform adı, katılımcılardan bağımsız kuruluş izlenimi veriyor mu?

Örnek amaç:

“[Bölge]’de çocukların güvenli dijital erişimine ilişkin ortak öneri geliştirmek, bir saha araştırması yayımlamak ve sonuçları [tarih] tarihine kadar ilgili paydaşlarla paylaşmak.”

“Türkiye’de sivil toplumu geliştirmek” gibi sınırsız ve süresiz amaç, platformun geçicilik unsuruyla zayıf uyum gösterir.

Katılımcı kuruluşların organ kararları

Platformun ayrı tüzel kişiliği olmadığı için katılım iradesi, her kuruluşun kendi yetkili organından gelmelidir. Karar organı kuruluşun tüzüğü/senedi ve platformun doğuracağı yükümlülüğe göre belirlenir.

Kararda şu unsurlar bulunmalıdır:

• Platformun adı ve ortak amacı;
• mutabakat tutanağının kabulü;
• katılım süresi;
• kurumu temsil edecek kişi ve yedeği;
• bütçe, ayni katkı veya personel zamanı;
• açıklama ve oy yetkisi;
• mali ev sahibi olunacaksa kapsam;
• veri paylaşımı ve gizlilik;
• ayrılma ve fesih yetkisi.

Temsilciye platformun amacı dışında kuruluş adına taahhüt verme yetkisi tanınmamalıdır. Esaslı değişiklik, bütçe artışı veya ortak kampanya kararı için yeniden organ onayı gerekebilir.

Mutabakat tutanağı neden gereklidir?

Resmî genelge, platformun faaliyete başlaması için giderlerin katılımcı tüzel kişilerce karşılanması gibi hususları içeren mutabakat tutanağı düzenlenmesini uygun görür. Mutabakat, tüzel kişilik yaratmaz; katılımcıların birbirine karşı görev ve sorumluluklarını açıklar.

Mutabakat en az şu başlıkları kapsamalıdır:

1. Tarafların tam unvan ve adresleri;
2. platform adı ve amacı;
3. hukuki nitelik: geçici ve tüzel kişiliksiz yapı;
4. süre, başlangıç ve sona erme;
5. katılım ve ayrılma;
6. temsilciler ve koordinasyon organları;
7. karar ve oy yöntemi;
8. sekretarya ve kayıt sorumluluğu;
9. mali katkı ve giderlerin hangi kuruluşça yapılacağı;
10. sözleşme ve satın alma yöntemi;
11. yardım toplama/gelir elde etme sınırı;
12. marka, logo ve açıklama onayı;
13. fikrî haklar ve yayın sahipliği;
14. veri paylaşımı ve gizlilik;
15. çıkar çatışması ve etik;
16. uyuşmazlık çözümü;
17. arşiv ve kapanış.

Koordinasyon ve karar modeli

Platformda yasal organ bulunmamakla birlikte işleyiş için koordinasyon yapıları kurulabilir.

Örnek model:

Oy sistemi

Kararlar oybirliği, nitelikli çoğunluk veya basit çoğunlukla alınabilir. Ancak çoğunluk kararı, karşı oy kullanan kuruluşu kendi organ yetkisi dışında mali veya hukuki yükümlülüğe sokmamalıdır.

Aşağıdaki konular için oybirliği veya katılımcı organ onayı düşünülebilir:

• Amaç değişikliği;
• bütçe artışı;
• kamuya açık ortak politika;
• yeni üye kabulü;
• marka/lisans devri;
• yardım veya bağış çağrısı;
• platformun kalıcı tüzel kişiye dönüşmesi;
• sona erme.

Toplantı tutanaklarında kararın hangi kuruluşları bağladığı açıkça yazılmalıdır.

Temsil, kamu açıklaması ve marka

Platform adıyla yapılan açıklama, bütün katılımcıların görüşü gibi algılanabilir. Bu nedenle mutabakatta:

• Sözcü kimdir?
• Açıklama metnini kim onaylar?
• Acil açıklama yöntemi nedir?
• Karşı görüş veya çekince nasıl gösterilir?
• Katılımcı logoları hangi sırayla ve boyutta kullanılır?
• Yeni katılan/ayrılan kuruluşun logosu ne zaman eklenir/kaldırılır?
• Sosyal medya hesabı kimin e-postasıyla açılır?

belirlenmelidir.

Platform markası için alan adı veya logo tescil edilecekse hak sahibi tüzel kişi seçilmeli ve platform sona erdiğinde devrin nasıl olacağı yazılmalıdır. Tüzel kişiliği olmayan yapının kendisini hak sahibi gibi kaydetmek uygulama sorunu yaratabilir.

Mali model: platformun kasası olmaz

Resmî genelgeye göre platform etkinliklerinin giderleri katılımcı tüzel kişiliklerce karşılanır. Platformun kendi adına makbuzla gelir elde etmesi mümkün değildir.

Mali uygulama için üç model kullanılabilir:

1. Her kuruluş kendi giderini karşılar

Her katılımcı kendi personel, seyahat ve faaliyet giderini kendi bütçe/defterinde kaydeder. Ortak mali hareket azsa en şeffaf modeldir.

2. Mali ev sahibi kuruluş

Bir katılımcı, onaylanmış bütçe kapsamında mal/hizmet satın alır ve kayıtları kendi tüzel kişiliğinde tutar. Diğer katılımcıların katkıları bağış, hibe, masraf paylaşımı veya sözleşme niteliğine göre mali/hukuki açıdan doğru belgelenmelidir.

3. Faaliyet bazlı görev paylaşımı

Örneğin bir kuruluş salonu, biri iletişimi, biri araştırmayı karşılar. Katkılar ayni ve nakdi olarak katkı çizelgesinde izlenir.

Mali ev sahibi modeli şu kontrolleri gerektirir:

• Yetkili organ kararı;
• ayrı proje/fon kodu;
• onaylı bütçe;
• satın alma ve ödeme yetkisi;
• katılımcılara periyodik rapor;
• kullanılmayan bakiye yöntemi;
• varlık ve demirbaş sahipliği;
• vergi ve belge değerlendirmesi;
• platform adına değil ev sahibi adına sözleşme.

Yardım toplama ve gelir yasağı

Resmî platform genelgesinde, tüzel kişiliği olmayan platformların 2860 sayılı Yardım Toplama Kanununa göre yardım toplama faaliyetinde bulunamayacağı ve makbuz karşılığında gelir elde edemeyeceği açıkça belirtilir.

Bu nedenle şu uygulamalardan kaçınılmalıdır:

• “Platform hesabı” adıyla kişisel veya belirsiz banka hesabı;
• platform logolu alındı belgesi;
• platform adına SMS, internet veya sokak bağış çağrısı;
• platform adına bilet, ürün veya hizmet satışı;
• katılımcılardan “aidat” tahsil edilmesi;
• bağışçının hangi tüzel kişiye ödeme yaptığının gizlenmesi.

Bir katılımcı kuruluş kendi adına bağış veya izinli yardım toplama faaliyeti yürütecekse çağrı metninde hukuki sorumlu, hesap sahibi, kullanım amacı ve raporlama açıkça gösterilmelidir. Diğer kuruluşların logoları, paranın platforma gittiği izlenimini yaratmamalıdır.

Sözleşme ve satın alma

Platform kendi adına sözleşme imzalayamaz. Salon, araştırma, reklam, danışmanlık veya yazılım sözleşmesinde taraf katılımcı tüzel kişilerden biri olmalıdır.

Sözleşme öncesinde:

• Hangi kuruluşun taraf olacağı;
• ödeme kaynağı;
• fikrî hakların kime ait olacağı;
• diğer katılımcıların kullanım hakkı;
• sorumluluk ve tazminat;
• veri işleme rolü;
• platform sona ererse sözleşmenin durumu

belirlenmelidir.

Ortak satın alma komitesi kurulsa bile nihai sipariş ve ödeme ev sahibi kuruluşun yetki prosedürüne göre yapılır.

Personel ve gönüllüler

Platformun ayrı işveren sıfatına sahip olduğu varsayılmamalıdır. Sekretarya personeli bir katılımcı kuruluş tarafından istihdam edilir veya hizmet sözleşmesi ilgili kuruluş adına yapılır.

Görevlendirme protokolünde:

• İşveren/görevlendiren kuruluş;
• çalışma süresi ve maliyet paylaşımı;
• yönetici ve performans sorumluluğu;
• iş sağlığı ve güvenliği;
• gizlilik ve veri;
• fikrî hak;
• görevin sona ermesi

yazılmalıdır.

Gönüllünün hangi kuruluş adına görev yaptığı, sigorta/masraf/olay yönetimi ve saha güvenliği bakımından açık olmalıdır.

Kişisel veri ve ortak veri tabanı

Platformlar ortak imza listesi, araştırma, etkinlik veya yararlanıcı verisi toplayabilir. Tüzel kişilik yokluğu KVKK sorumluluğunu ortadan kaldırmaz; katılımcıların rolü somut sürece göre belirlenir.

Mutabakatta:

• Veriyi hangi kuruluşun topladığı;
• veri sorumlusu/veri işleyen rollerinin değerlendirilmesi;
• ortak amaç ve hukuki işleme şartı;
• aydınlatma metninde hangi kuruluşların gösterileceği;
• verinin nerede tutulacağı;
• erişim ve indirme yetkileri;
• üçüncü taraf yazılım;
• ihlal bildirimi;
• platform sona erince silme, anonimleştirme veya devir

düzenlenmelidir.

“Bütün katılımcılar Excel dosyasını indirir” yaklaşımı veri minimizasyonu ve güvenlik açısından risklidir. Toplulaştırılmış veri tercih edilmelidir.

Ortak kampanya ve dijital iletişim

Platformun sosyal medya hesabı ve web sitesi için bir sahiplik matrisi gerekir:

• Alan adı hangi kuruluş adına kayıtlı?
• Barındırma ve çerez sorumlusu kim?
• İletişim formu verileri kime gider?
• Parola yöneticisi kim?
• İçerik onayı kaç kişiden geçer?
• Reklam hesabının ödemesini kim yapar?
• Ayrılan kuruluşların logoları/verileri ne zaman kaldırılır?
• Arşiv ve hesabın kapanış şekli nedir?

Ortak kampanya, yardım toplama içermese bile telif, marka, kişisel veri, reklam ve siyasi tarafsızlık riskleri yönünden incelenmelidir.

Etik, çıkar çatışması ve itibar riski

Katılımcılar farklı bağışçı, siyasi ilişki, ticari ortak veya savunuculuk yaklaşımına sahip olabilir. Mutabakat öncesi asgari durum tespiti yapılmalıdır:

• Kuruluşun faal ve yetkili temsilcisi;
• amaç uyumu;
• kamuya açık yaptırım/uyum riski;
• ortak amaca aykırı faaliyet;
• çıkar çatışması;
• logo ve itibar kullanımı;
• veri ve mali yönetim kapasitesi.

Bir katılımcının ihlali bütün platformu etkileyebileceğinden askıya alma ve acil ayrılma mekanizması yazılmalıdır. İddianın araştırılması, savunma, geçici tedbir ve kamu açıklaması süreçleri önceden belirlenmelidir.

İzleme, raporlama ve kapanış

Platformun geçici niteliği, başlangıçta kapanış kriteri yazılmasını gerektirir. İzleme tablosu şu alanları içerebilir:

Kapanışta:

• Son faaliyet ve mali rapor;
• açık sözleşmeler;
• kullanılmayan bütçe/katkılar;
• demirbaş ve fikrî haklar;
• veri ve arşiv;
• web/sosyal medya;
• kamu açıklaması;
• tarafların ibra veya kapanış teyidi

tamamlanmalıdır.

Örnek Mutabakat Tutanağı İskeleti

Madde 1 — Taraflar

Katılımcı kuruluşların tam unvanı, adresi, temsilcisi ve karar dayanağı.

Madde 2 — Amaç ve kapsam

Belirli ortak amaç, çıktı ve coğrafya.

Madde 3 — Hukuki nitelik

Platformun tüzel kişiliği bulunmayan geçici birliktelik olduğu; taraflar adına ayrı hak/borç yaratmadığı.

Madde 4 — Süre

Başlangıç, bitiş, uzatma ve başarı/kapanış kriteri.

Madde 5 — Koordinasyon

Temsilciler, sekretarya, toplantı, tutanak, oy ve karar yöntemi.

Madde 6 — Mali hükümler

Platformun kendi adına gelir elde etmeyeceği; giderlerin hangi katılımcılarca, hangi bütçe ve belgelerle karşılanacağı.

Madde 7 — Temsil ve iletişim

Sözcü, açıklama onayı, logo, alan adı ve hesap sahipliği.

Madde 8 — Veri ve gizlilik

Roller, amaç, erişim, saklama, ihlal ve kapanış.

Madde 9 — Katılım, ayrılma ve ihlal

Yeni katılımcı, gönüllü ayrılma, askıya alma ve fesih.

Madde 10 — Kapanış ve uyuşmazlık

Arşiv, varlık, fikrî hak, son rapor ve uyuşmazlık yöntemi.

Sık Yapılan Hatalar

1. Platformu ayrı tüzel kişi gibi tanıtmak.
2. Kendi adına banka hesabı veya makbuz düzeni kurmak.
3. Katılımcıların yetkili organ kararlarını almamak.
4. Ortak amacı süresiz ve sınırsız yazmak.
5. Koordinasyon kurulunu yasal yönetim kurulu gibi göstermek.
6. Mali ev sahibini ve sözleşme tarafını belirsiz bırakmak.
7. Platform adına yardım toplama çağrısı yapmak.
8. Ortak açıklama ve logo onayı kurmamak.
9. Kişisel veriyi bütün katılımcılara kontrolsüz dağıtmak.
10. Kapanış, veri ve fikrî hak devrini düzenlememek.

Uygulama Kontrol Listesi

Yapı ve amaç

• Amaç belirli, ortak ve geçici nitelikte.
• Platform yerine federasyon, dernek veya protokol seçeneği değerlendirildi.
• Her katılımcının tüzük/senet amaç uyumu kontrol edildi.
• Başlangıç, bitiş ve başarı ölçütü yazıldı.

Yetki ve mutabakat

• Her kuruluş yetkili organ kararı aldı.
• Temsilci ve yedekleri belirlendi.
• Mutabakat tarafların tam unvan ve kararlarına dayanıyor.
• Platformun tüzel kişiliksiz olduğu açıkça yazıldı.
• Oy, çekince, yeni katılım ve ayrılma kuralları var.
• Sözcü, açıklama ve marka onayı belirlendi.

Mali ve sözleşmesel yapı

• Platform adına gelir/aidat/makbuz düzeni kurulmadı.
• Yardım toplama yasağı ve sorumlu tüzel kişi ayrımı açık.
• Mali ev sahibi veya gider paylaşımı belirlendi.
• Her sözleşmenin tüzel kişi tarafı açık.
• Bütçe, satın alma, rapor ve bakiye yöntemi var.
• Personel/gönüllünün bağlı olduğu kuruluş belirlendi.

Veri, risk ve kapanış

• Veri rolleri ve aydınlatma yöntemi belirlendi.
• Ortak veri tabanı için erişim ve silme kuralları var.
• Çıkar çatışması ve katılımcı durum tespiti yapıldı.
• İhlal, askıya alma ve kriz iletişimi düzenlendi.
• Alan adı, sosyal medya ve fikrî hak sahibi belirlendi.
• Son rapor, arşiv, veri ve varlık kapanışı planlandı.

Sık Sorulan Sorular

STK platformu için en az kaç kuruluş gerekir?

Kanundaki platform tanımı ortak amaçla bir araya gelen kuruluşları ifade eder; uygulamada iş birliğinin niteliği ve taraf sayısı mutabakatta gösterilir. İki kuruluşlu iş birliğinde protokol, daha geniş ağda platform adı tercih edilebilir.

Platformun tüzel kişiliği var mı?

Hayır. Platform geçici ve tüzel kişiliği olmayan birlikteliktir. Hak, borç, sözleşme ve mali işlemler katılımcı tüzel kişiler üzerinden yürütülür.

Platform kuruluşu valiliğe bildirilir mi?

Resmî 2005/102 Genelgesine göre platformların mülki amirliğe bildirilme zorunluluğu bulunmamaktadır. Katılımcı dernekler yıllık beyanlarında ilgili bilgileri güncel form ve açıklamalara göre ele almalıdır.

Platform banka hesabı açabilir mi?

Tüzel kişiliği olmadığı için platform kendi adına hesap sahibi olmamalıdır. Gerekirse bir katılımcı mali ev sahibi olur ve işlemleri kendi tüzel kişiliği, kararı ve kayıtlarıyla yürütür.

Platform bağış veya yardım toplayabilir mi?

Hayır. Resmî genelge, platformların 2860 sayılı Kanuna göre yardım toplayamayacağını ve makbuz karşılığı gelir elde edemeyeceğini belirtir. Bir katılımcı kendi adına faaliyet yürütecekse sorumluluk açıkça gösterilmelidir.

Platform personel çalıştırabilir mi?

Platform ayrı işveren gibi işlem yapamaz. Personel bir katılımcı tarafından istihdam edilir veya hizmet sözleşmesi o kuruluş adına yapılır; maliyet ve yönetim mutabakatta düzenlenir.

Platform kararları bütün katılımcıları bağlar mı?

Yalnız mutabakat ve kuruluşların yetkili organ kararları kapsamındaki taahhütler bağlayıcı olabilir. Koordinasyon çoğunluğu, bir kuruluşu kendi yetkisi dışında mali veya hukuki yükümlülüğe sokmamalıdır.

Platform nasıl sona erdirilir?

Mutabakattaki süre veya sona erme kararı uygulanır; son faaliyet/mali rapor, sözleşme, veri, alan adı, sosyal medya, fikrî hak ve arşiv kapanışı taraflarca tutanakla tamamlanır.